Wko

Hur att omorganisera ett arkivskåp


Om du är som en vanlig människa, har du minst ett arkivskåp i ditt hem eller kontor, och det är nog inte så organiserade som du vill. Även om din fil lådor består av stökiga högar av papper, kan den här artikeln hjälpa dig att möta röran, rensa ut onödiga röran, och gör alla dina papper lättare att hitta.

Steg

Hur att omorganisera ett arkivskåp. Tänk på hur du vill att din fil lådor som ska organiseras.
Hur att omorganisera ett arkivskåp. Tänk på hur du vill att din fil lådor som ska organiseras.
  1. 1
    Tänk på hur du vill att din fil lådor som ska organiseras. Om ett system kommer att tänka på statsskuldväxlar i en låda, få information på ett annat, et cetera-göra anteckningar på ett block med papper.
  2. 2
    Gå igenom varje låda i taget, gör en kort lista över innehållet. Om du redan har filer inrättat, skriva ner namnen på filerna och deras innehåll.
  3. 3
    Hitta en ren arbetsyta, t.ex. ett skrivbord eller bord och ta en preliminär titt genom allt löst papper. Börja sortera papper i högar beroende på hur du vill ha dem organiserade: kreditkort räkningar i en hög, reseräkningar i en annan, och så vidare. Detta är en bra tid att avsätta out-of-date objekt för förvaring eller fragmentering.
  4. 4
    När alla osorterade objekt har separerats, lägga till några nya kategorier i listan.
  5. 5
    Titta noga på din lista och besluta om den lämpligaste metoden för organisation för dig, ditt kontor eller ditt hushåll. För arbete filer, kanske du vill ha en fil för varje projekt eller avdelning, för personliga filer, kan du separera dem beroende på typ av notan. Tänk på att du kanske vill sub-ordna objekt efter månad eller år.
  6. 6
    Gör en ny, ren lista med filer du behöver till etiketten. Placera varje låda på en separat sida. På den vänstra sidan av sidan, listan "Kategori"-filer, dessa är oftast hängmappar. På den högra sidan av sidan, lista de enskilda filerna i varje kategori, och dessa är oftast manila mappar. Till exempel, en hängande fil märkt "kreditkort räkningar" kan innehålla mappar märkta "MasterCard", "Visa" och "Gas Card," eller kanske du har filer märkta "Bills 2005," "Bills 2004," och så vidare.
  7. 7
    Var säker på att du har alla tillbehör du behöver. En serie hängmappar kombination med Manila-filer, alla tydligt märkta, är ett bra sätt att organisera något filsystem. Gå till ett kontor leverans butik och plocka upp rätt storlek filer tillsammans med ditt val av etiketter hängmappsetiketter.
  8. 8
    Skriv upp och / eller skriva ut din fil etiketter. Applicera etiketterna till de hängande mappar och Manila mappar fil.
  9. 9
    Gå igenom din fil lådor, en i taget, och sätta i den nya tomma filer i bokstavsordning. Nu tömma alla dina gamla filer och sätta pappersarbete på lämpliga platser. Gör samma sak för alla lösa papper.
  10. 10
    Sätt en lämplig etikett på utsidan av varje fil låda och kasta bort alla otäcka gamla mappar. Nu är du klar!

Tips

  • Ha tålamod om du har problem med att hitta saker på först. Du kan alltid skriva ut en lista över filer och tejpa fast den på sidan av skåpet.
  • Om du är orolig för att veta var att åter lämna dina mappar, kan du sätta en andra linje på din mapp i en mindre teckenstorlek notering som hänger fil det är i. Vissa färdigförpackade märkningssystem ger denna möjlighet i sin programvara.
  • Du behöver inte lämna in allt direkt för att vara organiserad. Håll en inkorg på skrivbordet eller i närheten av din fil skåp för objekt som ska arkiveras, och rensa ut det en gång i veckan eller när det blir fullt.
  • Dessa steg fungerar bra för arkivering dokument på din dator, för!
  • Var inte rädd för att ställa in olika register på olika sätt. Ditt hemmakontor filer behöver inte ha samma inställning som ditt arbete filer.
  • När du utvecklar ditt system för organisation, räkna ut hur ofta du behöver använda objekten i arkivskåp. Placera de filer du använder oftast på framsidan av lådan eller i en lätt-till-åtkomst plats. Du kanske vill att en del av din arkivlådan särskilt ägnas pågående arbete.

Varningar

  • När lösa papper börja samla, inte bara slumpmässigt börja göra nya filer, det är vägen till kaos och oordning. Kontrollera först att se till att filen inte redan finns.
  • Om du behöver en ny fil, sluta att tänka på det mest logiska stället att uttrycka det, istället för att bara stoppa det i den första lådan öppnas.