Ett jobb motivering (kallas ibland en position motivering) används ofta i den akademiska världen och i den offentliga sektorn jobb. Denna dokumentation hjälper konkretisera varför en nyinrättad eller föregående position är nödvändig. Den innehåller också vägledning och formaliserar en process som garanterar att arbetstillfällen skapas och fylls utifrån organisatoriska behov. Här är några tips för hur man skriver ett jobb motivering.
Steg
- 1Bestäm lämpligt format att använda. De flesta organisationer har en form som krävs att anställda måste lämna för att motivera en ny eller tidigare ståndpunkt. Om din organisation inte, fråga mottagaren av jobbet motivering vilket format är att föredra. Företag utan formulär hanterar oftast jobb motiveringar verbalt, i vilket fall du bara behöva förbereda dina egna anteckningar som samtalsämnen.
- Presentera din motivering i ett PM med punktlistor om du inte har någon vägledning om formatet. Håll det kort och fokuserad på verksamheten konsekvenserna av fyllning (eller inte fylla) positionen.
- 2Forskning historien bakom begäran. Om detta är en ny position, införa en punkt om de omständigheter som ledde till behovet av ett nyskapat jobb. Om det är en befintlig vakans, upp varför det är öppet, hur länge det har varit vakant, och hur det är arbete som pågår.
- 3Beräkna kostnaden för positionen. Dokumentera faktiska dollarn belopp i en separat punkten. Bestäm en lön eller timlön uppskattning, samt kostnaden för förmåner som sjukförsäkring, utbildning och sjuklön. Vissa former ber också om mängden utbildning och annat stöd en ny position kommer att kräva, så att andra avdelningar kan utvärdera effekterna av det nya tillskottet.
- 4Beräkna kostnadsbesparingar eller inkomster potential positionen. Notera den projicerade dollarn belopp som en separat punkten. Om detta är ett intäktsgenererande roll (som försäljning eller produktion), ta av de intäkter du förväntar dig att personen i denna roll att generera. Om det är en stödjande roll, dokument om det kommer att frigöra andra anställda att engagera sig i verksamhet som ger intäkter, spara pengar på andra sätt, eller öka kundtillfredsställelsen.
- 5Förklara hur du kommer att finansiera positionen. Skriv den här informationen i ett separat punkten. Var noga med att ta itu med om du kommer att göra nedskärningar inom andra områden, eller ansöker om bidrag för att täcka hela eller delar av kostnaden. Inkludera information om huruvida din förväntade kostnadsbesparingar eller intäktsökningen täcker hela eller delar av kostnaden för positionen.
- 6Dokumentera negativa konsekvenserna av att inte skapa eller fylla positionen. Skriv ett stycke eller punkten om vad som kommer att hända om positionen inte är godkänd. Var noga med att förklara vem som ska göra arbetet, och vad arbetet kommer inte få gjort. Inkludera information om den sannolika kostnaden för organisationen.
Varningar
- Förutse invändningar. Under vissa omständigheter är det jobb motiveringen processen ganska rutinmässig, och begäran om positionsinformation sällan förnekas. I andra fall kan det finnas politiska eller ekonomiska påtryckningar som skapar trycka tillbaka. Att ta reda på framsidan vilka invändningar kan höjas kan hjälpa dig att förbereda en intelligent, tankeväckande svar som säkerställer att organisationens behov uppfylls.