När du har ett företag, oundvikligen måste du skriva brev till dina kunder. Det finns många skäl för att skriva ett affärsbrev till dina kunder. Du kan skriva att berätta för dem om nya händelser eller specialerbjudanden på din verksamhet. Du kan också behöva skriva ett affärsbrev för mer personliga skäl, såsom en enastående faktura som inte har betalats eller att be om ursäkt för affärsmetoder som gick vilse. Oavsett orsaken till brevet, måste du hålla en professionell ton i själva brevet. Följ dessa steg för att skriva ett affärsbrev till kunderna.
Steg
Skriva ett affärsbrev
- 1Formatera brevet. Ett företag brev ska ha ditt företags information följt av aktuellt datum och mottagarens uppgifter överst på brevet. Dessutom omfattar ämnet, hälsningsfras, kropp av brevet och stängning.
- 2Använd ett format kvarter dator och en teckenstorlek som är lämplig för ett affärsbrev. Texten ska vara "New Times Roman" eller annat liknande typsnitt. Storleken på typsnittet ska vara 12 punkter, men inte mer än 14 poäng.
- 3Lista ditt företags information längst upp till vänster i brevet om du inte använder brevpapper. Informationen bör inte vara mer än 2 single åtskilda linjer med din adress bara.
- Ett brev med ditt brevhuvud överst bör ha din adress förtryckt på det. Om du använder förtryckta brevpapper, det finns ingen anledning att skriva din information igen.
- 4Datum brevet med en dubbel utrymme mellan din information och aktuellt datum. Precisera datumet, snarare än att förkorta den. Till exempel, istället för att använda 6/6/11 för dagen, typ ut 6 juni, 2011.
- 5Ange mottagarens information om de kommande 3 eller 4 enkla radavstånd. Dubbel utrymmet mellan dagen och början av mottagarens uppgifter. Mottagarens Informationen innefattar namnet på den person som du skriver, företagets namn och adress. Om det inte finns någon företagsnamn, sätta mottagarens namn på första raden, följt av adressen.
- 6Space ner två gånger för att starta hälsningen. Adress personen du skriver till med rätt titel. Exempel på en persons ordentlig titel är Ms, Mrs eller Mr Om du är osäker på om din kvinnliga kunden föredrar Mrs eller Ms, användning Ms
- 7Utkast kroppen av brevet i koncisa termer. Ett företag brev bör vara så kort som möjligt och samtidigt ange exakt vad du behöver för kunden att veta.
- 8Skapa en samling brev om din kund är skyldig dig pengar. Kroppen av brevet ska ge kunden några alternativ för att betala din faktura med en artig ton.
- Erbjud en rabatt om betalningen görs inom en definierad tidsperiod. Ange deadline och den särskilda rabatten.
- Definiera konsekvenserna för underlåtenhet att betala det begärda beloppet. Ladda en angiven ränta eller förseningsavgift om betalningen görs efter din deadline. Alternativt, kan språket ange kontot kommer att överlämnas till en inkassobyrå efter ett visst datum.
- 9Skriv en ursäkt brev omedelbart efter att du inser ett misstag har gjorts. Stat med tydlighet vad du ska göra för att lösa problemet och undvika ytterligare fel.
- Ange din position i företaget och din förmåga att rätta till de misstag som gjordes. Om du inte har befogenhet att rätta till problemet, skriv inte brevet. Har den person med förmågan att rätta till misstaget skriva brevet.
- Använd ordet "vi" istället för ordet "jag" när du skriver brevet på uppdrag av ett företag. Genom att använda korrekt terminologi, kommer det att göra din kund känner sig som hela företaget är villigt att lösa frågan.
- 10Avslutar ditt brev med ett slutanförande som "uppriktigt" eller "undertecknad." Denna avslutande anmärkning bör dubbla fördelade efter kroppen av ditt brev.
- 11Underteckna skrivelsen med din signatur, följt av ditt tryckta namn. Använd antingen en blå eller svart penna för din signatur.
- 12Bifoga dokumentation för din kund. Skriv ordet "Bilagor" efter ditt tryckta namn. Alternativt, kan du lista namnen på de bifogade dokumenten i stället för att använda ordet "Bilagor".