Hur man skriver ett affärsbrev

Skriva ditt eget företag brev

1. 1
   Vet format. Oavsett innehållet i ditt brev, visuellt det ska likna bilden nedan. Observera att affärsbrev består i vanliga typsnitt som Arial eller Times New Roman, och att de är motiverade till vänster. De flesta använder blocket styckeindelning - dvs, för att starta ett nytt stycke, hit "återvändande" två gånger och använd inte ett indrag.
   
   • Brevhuvud. Inkludera avsändarens bolaget och adress, om du är egenföretagare eller en oberoende leverantör, tillfoga ditt namn antingen istället för företagets namn eller ovanpå det. Om ditt företag har redan utformat brevpapper, använd detta, annars kommer helt enkelt skriva informationen på toppen av ett tomt ark räcker.
   • Date. Skriva ut hela dagen är det mer professionella valet - antingen "April 1, 2012" eller "1 april 2012."
   • Mottagare. Skriv ut mottagarens fullständiga namn, titel (om tillämpligt), företagets namn och adress i den ordningen. Om det behövs, innehålla ett referensnummer.
   • Hälsning. Den hälsningen är en viktig indikator på respekt, och vilken du använder beror på om du vet vem du skriver till, hur väl du känner dem och graden av formalitet i er relation. Anställ "Till den det berör" endast om du inte vet vem, specifikt, du adressering. Om du skriver till en enda könsgrupp, använd "Kära herrar / Madams", om gruppen är blandad kön, använd "Dear Sir (s) och fru (s), att" hålla eller slänger "s" baserad på antalet herrner eller madams. Om du inte känner mottagaren väl, "Dear Sir / Madam" är ett säkert val, du kan också använda mottagarens namn och efternamn, t.ex. "Dear Dr Smith." Om du känner mottagaren väl och njut av en informell relation med honom eller henne, kan du överväga ett första-namn-adress, t.ex. "Kära Susan." Om du är osäker på mottagarens kön, helt enkelt skriva hela namnet, t.ex. "Kära Kris Smith." Glöm inte ett kommatecken efter en hälsningsfras eller ett kolon efter "Till den det berör."
   • Body stycken. Dessa kommer att diskuteras ytterligare i senare steg.
   • Utgående. Tidsfristen, som hälsningsfras, är en indikator på respekt och formalitet. "Yours sincerely" eller "Sincerely" är vanligtvis en säker satsning, också överväga "Hjärtligt," "respektfullt", "Hälsningar" och "Yours Truly." Något mindre formella men ändå professionell avslutningar inkluderar "Alla de bästa", "Hälsningar", "Varma hälsningar," och "tack." Använd ett kommatecken efter stängning.
   • Signatur. Lämna ungefär fyra rader tomma för din signatur. Underteckna skrivelsen efter att du har tryckt det eller, om du skickar den via e-post, skanna en bild av din signatur och anbringa den till denna del av brevet. Blå eller svart bläck föredras.
   • Namn och kontaktinformation. Under din signatur, ange ditt namn, telefonnummer, e-postadress och andra tillämpliga medel för kontakt. Ge varje bit av information en egen linje.
   • Kapslingar. Om du har bifogas ytterligare dokument för mottagare översyn, notera detta några rader nedanför din kontaktinformation genom att notera antalet och typen av handlingar, t.ex. "Chassi (2):. CV, broschyr"
2. 2
   Finna den rätta tonen. Tid är pengar, som ordspråket säger, och de flesta företagare hatar att slösa tid. Tonen i ditt brev, därför bör vara kort och professionell. Gör ditt brev en snabb läsning genom att dyka rakt in i ärendet och hålla dina kommentarer kort i första stycket. Till exempel, kan du alltid börja med "Jag skriver till dig angående..." och gå därifrån. Oroa dig inte med blommiga övergångar, stora ord eller långa, vindlande meningar - din avsikt bör vara att kommunicera vad som behöver sägas så snabbt och snyggt som möjligt. Att strama åt din kopia, undvik passiva verb och försöka att inte editorialize. När du skriver kroppen av ditt brev, överväga "7 C: s":
   
   • Var tydlig: Låt dina läsare vet exakt vad du försöker säga. Din läsare kommer bara reagera snabbt om din mening är kristallklart. I synnerhet om det finns några resultat eller åtgärd du vill göra på grund av ditt brev, ange vad det är.
   • Be konversera: Brev är skrivna av människor för människor. Undvik standardbrev om möjligt - du kan inte bygga upp en relation med konserverad opersonliga bokstäver. Men håll dig borta från talspråk eller slang som "du vet", "menar jag" eller "wanna". Håll tonen affärsmässighet, men var vänliga och hjälpsamma.
   • Var artig: Även om du skriver med ett klagomål eller oro, kan du vara artig. Tänk mottagarens position och erbjudande om att göra vad du kan, inom rimliga gränser, vara till tillmötesgående och hjälpsamma.
   • Var kortfattad och rakt på sak: När du skriver ett affärsbrev, förklara din ståndpunkt i så få ord som möjligt.
   • Vara korrekt. Ta dig tid att se till att du har fakta rakt innan du lägger dem i skrift. Kontrollera din stavning och grammatik också, eller har någon kolla dem för dig.
   • Vara övertygande Troligtvis syftet med brevet är att övertyga läsaren att göra något:. Ändra sig, korrigerar ett problem, skicka pengar eller vidta åtgärder. Gör ditt fall.
   • Vara fullständig. Inte utelämna nödvändig information.
3. 3
   Wrap it up. I det sista stycket, sammanfatta dina poäng och tydligt beskriva antingen din planerade agerande eller vad du förväntar dig från mottagaren. Observera att mottagaren kan kontakta dig med frågor eller funderingar, och säga tack för hans eller hennes uppmärksamhet på bokstaven / materia till hands.
   
4. 4
   Kontrollera stavning och grammatik. Presentation är en viktig del av att vara professionell. Kontrollera att mottagaren lätt kommer att kunna se dig som kapabel och ansvarig genom att redigera ditt brev för fel. Kör stavningskontroll på din ordbehandlare, men också ge brevet en grundlig läsning innan du skickar det.
   
5. 5
   Skicka brevet. Skicka e-post eller, om du skickar brevet via posten, hitta en ren kuvert. (Om tillgängligt, använd en med företagets logotyp tryckt på det.) Prydligt skriva din returadress och mottagarens adress. Om du känner för din handstil är rörigt och inte matchar din professionella personlighet, skriva adresserna i din ordbehandlare nx. Vik brevet i tredjedelar, så att du fäller upp luckan, då den nedre luckan. Se till att du anbringa tillräckligt porto, och skicka det.