En affärsprocess fungerar bara om alla är överens om och förstår hur en process är tänkt att köras. En affärsprocess dokument fungerar som en guide som alla anställda och chefer kan referera till att avtal och förståelse. Det kan också tjäna som utgångspunkt för utbildning dokument för att förbereda nya arbetstagare för den processen. Oavsett om du skriver för din egen organisation, eller förbereda ett dokument affärsprocess som en professionell författare, är processen densamma.
Steg
- 1Förstå omfattningen av det dokument du ska skriva. Kommer dokumentet täcker en enda uppgift i en kedja av verksamheter eller hela proceduren för en fabrik? För många uppdrag, kommer du att skriva flera enskilda processer dokument - ett för var och en av processerna i en komplicerad operation.
- Som en allmän regel, är det bättre att göra varje dokumentlocket så liten processen som möjligt. Detta gör processen, och listan över personer som ska förstå det, så klart som kan vara.
- 2Sketch anteckningar om de viktigaste komponenterna i processen du kommer att dokumentera. Detta kommer att innefatta ett diagram processflöde, en översikt av de ståndpunkter som ansvarar för varje uppgift, och en beskrivning av hur processen ser ut när slutförts.
- 3Skriv en introduktion till dokumentet förklarar varför processen är viktigt för den totala driften av företaget. Om det är relevant, kan du inkludera även ett särskilt uttalande av belöningar och incitament för arbetstagare som utför processen väl. Detta kan även innefatta en redogörelse för vad som händer om denna process inte är slutförd, eller avslutade dåligt.
- 4Identifiera de personer som kommer att delta i processen. Definiera varje arbetstagares individuella roll. Det är bättre att identifiera titlar för detta, snarare än specifika namngivna individer. På så sätt dokumentet fortfarande relevant när en anställd går vidare från bolaget.
- 5Beskriv de tekniska verktygen för processen. Detta kan inkludera datorer, mjukvara, teknik, fordon och även enkla redskap som en kvast och sopskyffel. Om det är lämpligt, kan du även då att utrustningen är belägen eller där för att lämna tillbaka den när processen är klar.
- 6Använd dina anteckningar och utkast för att skriva en steg-för-steg-guide till hur processen är klar. Detta är köttet av affärsprocessen dokumentet.
- 7Lägg ett avsnitt för undantag och nödsituationer: grundläggande riktlinjer för hur man ska slutföra processen när oförutsedda faktorer spelar in.
- 8Redigera och korrekturläsa dokumentet noga för att säkerställa en professionell och lätt att förstå slutprodukten.
Tips
- I vissa fall, särskilt om sammanställa en anställd handbok, kan du också formatera dokumentet affärsprocesser för att göra det mer attraktivt och lätt att läsa. En bra anställd handbok läser som en lärobok, komplett med diagram och illustrationer, medan ett dokument för internrevisorer behöver bara enkel text.