Mötesprotokoll är anteckningar under ett möte. Dessa anteckningar inkluderar all relevant information som spreds under mötet, samt att identifiera egenskaper hos mötet, och kan senare användas som en referens. Om du är ansvarig för att ta mötesprotokoll, då är det viktigt att du vet vad du ska spela in för att ge en tydlig och korrekt redogörelse för mötet. Följ dessa steg för hur man tar mötesprotokoll.
Steg
- 1Förbereda sig inför mötet. Före det planerade mötet ska äga rum, måste du samla in viss information och anpassa dig med lämpliga verktyg.
- Samla en lista på alla som kommer att delta i mötet, däribland mötet ledare eller värd.
- Få så mycket information som möjligt från mötet ledare om syftet med och omfattningen av mötet. Mötet ledare bör kunna ge dig en grundläggande agenda.
- Utveckla en mall. Den bör innehålla en rubrik med mötet datum, tid, plats, syfte, deltagare och ledare / värd. Organet bör omfatta beteckningar för varje ämne som kommer att täckas i mötet. Var noga med att lämna utrymme för information om hur varje fråga diskuterades och beslutades.
- Välj en metod för att ta mötesprotokoll. Du kan välja att skriva minuter för hand, skriva in dem med hjälp av en bärbar dator eller spela in dem med en ljudinspelning enhet.
- 2Håll en sittplats diagram. När du tar mötesprotokoll, kommer du ibland behöva hänvisa till deltagare som presenterade ett objekt, svarade på ett objekt eller var en del av lösningen av ett objekt. Fråga namnet på varje deltagare som går in i mötet och markera att deltagarens plats på en sittplats diagram så att du kan använda tabellen när du behöver referera ett namn.
- 3Spela viktig information under mötet. Försök inte illustrera konversationer ordagrant. Istället, beskriva de viktigaste mötesplatser, ge korta och koncisa uppgifter om hur varje punkt togs upp och lista alla åtgärder som är efterlyst av resolutioner. Var noga med att inkludera uppgifter om ansvar assignations.
- 4Be om förtydligande. Medan du tar mötesprotokoll, kanske du upptäcker att vissa punkter i diskussionen är oklart. Om så är fallet, bör du avbryta mötet för att be om klargöranden. Kom ihåg att du är ansvarig för att mötet noggrant och korrekt, och att ett avbrott är att föredra framför en felaktig möte huvudbok.
- 5Bevis mötesprotokollet. När mötet ajourneras, lägg till eventuella kommentarer som du tycker är nödvändiga, sedan ha mötet ledare läsa över de inspelade minuter för att kontrollera att de är fullständiga och korrekta.
Tips
- Om externa dokument refereras under mötet, bifoga kopior av de dokument snarare än försök att sammanfatta dem i mötesprotokollet.
- Prova minuters inspelning möte på en overheadprojektor så att mötesdeltagarna kan göra nödvändiga korrigeringar i realtid. Detta hjälper till att förhindra post-mötet missförstånd.
- Numrering sidor som du går kan hjälpa dig att hålla koll på flödet av mötet.
- Om du är ansvarig för att ta mötesprotokoll, är det lämpligt att du inte är en viktig presentatör i mötet, eftersom det kommer att bli svårt att göra båda uppgifterna samtidigt.
Varningar
- Undvik blommiga skrivande och personliga iakttagelser när du tar mötesprotokoll.