Varje kontor som presenterar sig för allmänheten på något sätt kräver ett ansikte för att möta allmänheten. Även utmärkt kommunikation via telefon och via e-post är viktigt att personalen i receptionen, är det ansikte mot ansikte kommunikation som skiljer en receptionist från en kundtjänst representant. Ofta, när en person (leverantör, sökande, gemenskap medlem) träder din arbetsplats, är det första de kommer att se receptionist-och första intrycket är alltid viktigt.
Steg
- 1Klä sig korrekt. Tenderar att den konservativa, om du inte arbetar någonstans där mode, trendighet, eller andra faktorer skjuts i förgrunden. Ser snyggt, professionell och övergripande presentabel. Se till att alltid god personlig.
- 2Ha telefonnummer hands. (Massor), dvs medarbetare, arbetsgivare, entreprenörer, leverantörer, kontakt Nödnummer etc. Du kommer att behöva dem alla på ett eller annat. Behåll de telefonnummer som anordnas på en Rolodex eller lämpligt datorprogram.
- 3Be. Var respektfull. Behandla alla som de är den viktigaste personen som har gått in på kontoret den dagen. Det är ditt jobb-ingen bryr sig om hur du fastnade i trafiken i morse, hur du förstört din nya handväska, eller ens hur du förlorat din favorit-CD. Lämna personliga frågor hemma. (Även om du inte respekterar deras budskap eller hur de förmedlar det-fejka)
- 4Ha en attityd.. Det är ditt jobb att synas glad och snäll. Folk kommer att bli mer bekväm med att prata med dig om du visar dem att du är helt nöjd att tala med dem. Småpratade med besökarna är okej så länge det inte stör telefonsamtal eller andra avgifter.
- 5Om någon fortfarande är orimligt, hitta ett sätt att lugna ner situationen. Om du har verkligen lyssnat på dem, och visat dem respekt, kommer de inte arga på dig-bara situationen. Du kommer då att kunna hänvisa dem till en part som kan hjälpa dem eller lindra deras oro. Aldrig höja rösten eller bli arg, men också komma ihåg att du inte är där för att missbrukas.
- 6Ge bra riktningar. Känn ditt närområde och placeringen av närliggande badrum, restauranger, sevärdheter, parkeringsplatser, motorväg på ramper och liknande.
- 7Håll upptagen. En receptionist är alltid på uppgiften, och ser till att hon / han har god organisationsförmåga. Om du har något att göra-få något att göra! Se om din andra medarbetare behöver hjälp, etc.
- 8Så fort någon kommer in på kontoret, rikta er uppmärksamhet på dem, omedelbart, och ge dem en trevlig hälsning. Något att effekten av "God morgon herrn / frun, välkommen till _______," och sedan-"Är du här för att se ____?" fungerar bra. Det är ditt jobb att veta vem som kommer in och som lämnar.
- 9Svara i telefonen artigt med en vanlig hälsning som "god morgon, tack för att ringa vårt företag, mitt namn är ___, hur kan jag koppla ditt samtal? Kontrollera att telefonen besvaras på första eller andra ring. Förvara inte människor på is i mer än en minut. (Det är längre än du kanske tror.)
- Lyssna noga på namnet på den person som ringer frågar efter. Upprepa tillbaka till uppringaren om det behövs. Mobiltelefoner snedvrider ofta ljud. Skriv personens namn som samtalet är riktat om uttalet är svårt.
- Rikta samtalet artigt med en vanlig fras som "ett ögonblick för mr Smith." Eller om personen är på telefonen, "jag är ledsen, är Mr Smith på telefonen just nu. Vill du vänta i kö eller vill du lämna honom ett röstmeddelande?" Politely tacka dem och styra samtalet i enlighet därmed.
- 10För besökare som kommer till receptionen, hälsar dem med ett leende och en vanlig hälsning som "Hej. Hur kan jag hjälpa dig?" Säg inte hur kan jag hjälpa dig? Detta är felaktig grammatik användning. Kunder och klienter märker verkligen dålig grammatik.
- Efter besökarna identifiera vem de är och vem de letar efter, kontakta den personen och låta henne / honom veta vem som är där. En standard lämplig fras är "Mr Smith, mr Jones från XYZ Corporation är här för att träffa dig för hans 2:00 utnämningen." Alltid få en första och sista namn och namnet på den organisation som de är från. Det är bra att fråga om de har ett möte med Mr Smith. Mr Smith ger dig instruktioner om var att få besökaren vänta och hur länge. Du kan sedan berätta besökaren "Mr Smith kommer att vara med dig en stund." eller "Mr Smith sade att han slutar upp ett möte och kommer att vara med dig i 5 minuter. Du kan få en plats. Tack."
- 11Greet leverans personal med samma professionalism och artighet som alla andra besökare. Du kan behöva att registrera för leveranser. Se till att din signatur är läsbar. Leverans personal kan behöva riktningar där att lämna paket. Se till att du kontaktar berörd personal för sådana frågor.
- 12Som anställd, om chefen ber dig att göra något extraordinärt, artigt överens och följa upp. Utestående receptionister göra sina chefer ser enastående.
Tips
- Minns som registrerar din lön och respektera dem hela tiden.
- Fråga medarbetarna om de behöver hjälp med något. Bättre att få vänner genom att hjälpa än fiender genom att klaga.
- Kom ihåg att alltid ha ett tilltalande attityd och att le.
- Håll personliga affärer bort från ditt område - detta inkluderar cell telefonsamtal och e-post. IT-avdelningar kan och kommer att sålla dator aktiviteter.
- Alltid vara villig att lära sig en ny uppgift eller göra en världslig uppgift. Mångsidighet räcker långt.
- Kom ihåg vad din roll är i alla lägen. Du kan vara den första kontakten från personer utanför ditt företag eller organisation.
- Att ha organisationsförmåga är mycket viktig. Att vara organiserad hjälper dig att driva kontoret effektivt och det tillåter dig att effektivt få alla dina "att göra uppgiften" gjort i tid manner.Having en att göra-lista för dagen, veckan, kommer etc hjälpa.
- Var inte avvisande, se till att du lyssnar noga på allt.
- Du kan bli ombedd att utföra andra arbetsuppgifter samt t.ex. ange specifika uppgifter, dispergeringsmedel fax eller fyllning kuvert eller en mängd andra arbetsuppgifter beroende på storleken på din organisation och typ av verksamhet.
- Var inte en know-it-all.
- Se till att du skriver ut meddelanden i detalj och läsa över vad du har skrivit och viktigast när du tar ett meddelande, upprepa tillbaka meddelandet och kontakta info som du fick så att du kan vara säker innan du lägger på att du har rätt information till reläet.
- Hantering post är oftast en del av en reception jobb, ta reda på var det går, som kommer få det, och då, på din första dag.
- Lyssna noga på alla gånger.
- Hitta någon att ta skrivbordet för badrum raster, möten, semestrar, luncher, etc. Detta gör att du slipper arga människor väntar på dig när du kommer tillbaka.
- Var trevligt att chefer, se om du kan hjälpa dem med ytterligare uppgifter under din lediga tid.
- Skriv messsages i en dubblett bok och ge en kopia till den person meddelandet är för. Eller använd en dagbok, som är lättare att hänvisa till, särskilt för att återkalla ett namn eller nummer.
Varningar
- Bär inte högdragna cologne eller parfym eller smink.
- Aldrig äta mat vid skrivbordet. Det är omöjligt att svara i telefonen med en munsbit.
- Aldrig komma i dispyt med en samtalsgrupp eller besökare. Dra dem till en handledare.
- Säg aldrig "jag inte gör XYZ." Du kommer att vara utan jobb snabbare än du kommer till Z.
- Inte "falska" att vara trevlig. Folk kan se rätt igenom den. Istället, vara genuint intresserad, artig, respektfull. Om du inte kan göra det här-fungerar inte i en reception. Du kommer att få ner anseendet för ditt företag. Hitta ett skrivbord jobb där man kan hålla sig borta från allmänhetens ögon.
- Aldrig klaga eller låta medarbetarna vet att du är uttråkad.
- Gör inte det första intrycket det sista intryck.
- Bär inte fritidskläder, badkläder eller suggestiv kläder.