Hur fil alfabetiskt

Filing alfabetiskt

1. 1
   Beställ filer enligt alfabetiskt deras indexerade namn. Indexering, som förklaras nedan, är processen att placera varje del av en titel i rätt enhet.
2. 2
   Placera filer i skåpet i bokstavsordning från A-Ö baserad först på den första bokstaven i enheten 1. Om den första bokstaven i enheten 1 är samma användning den andra skrivelsen, tredje bokstav och så vidare. Om enheten 1 är identisk, använd den första bokstaven i enhet 2, sedan den andra, tredje, etc. Varje gång en bokstav eller enhet är identisk fil med nästa avvikande bokstav eller enhet. Det finns ingen variation från detta steg. Korrekt indexering kommer att klargöra några gråzoner.
3. 3
   Dokumentera indexering systemet. Se till någon med tillgång till filerna är medveten om systemet.
4. 4
   Placera filer i skåpet utifrån de indexerade namn och alfabetisk ordning. Shift de aktuella filer som behövs för att placera nya filer på rätt plats.

Indexering filer

1. 1
   Märk filerna efter vanliga alfabetiska indexering regler. Indexering eller etikettering filer är den största och viktigaste processen i registret. Det är processen att placera varje del av titeln i rätt enhet. Enheten används för att beskriva varje avsnitt i namnet. Den indexerade namnet blir sedan filnamnet. Följ reglerna ovan att placera indexerade filer i bokstavsordning. Följ indexering reglerna nedan för att lämna in bokstavsordning.
2. 2
   Index personnamn genom att placera efternamn eller efternamn i enhet 1, det första namnet i enhet 2 och mellannamn eller initial i enhet 3. Ignorera alla skiljetecken.
   • Med prefix, anslut prefix med det namn som följer, plats 1 enhet. Uteslut interpunktion.
   • Med bindestreck, ignorera bindestreck, placera namnen före och efter bindestrecket i 1 enhet.
   • Förkortad och 1-Letter, förkortat index namnen som är, placera initialer i separata enheter.
   • Med avdelningarna och suffix, titlar placera och suffix i de sista enheterna, titlar går före suffix.
3. 3
   Index företaget och organisatoriska namn genom att placera varje ord i en separat enhet i den ordning de förekommer i titeln. Om "den" är det första ordet i titeln, platsen "det" i den sista enheten och nästa ord i separata enheter börjar med enheten 1.
   • Förkortad och 1-Letter, förkortat index namnen som är, placera bokstäver åtskilda av ett utrymme i separata enheter.
   • Med Skiljetecken, utelämna alla skiljetecken, placera ord före och efter skiljetecken i 1 enhet.
   • Med siffror, siffror inte skrivit indexeras som siffror, stavas siffror indexeras som ord. Ignorera skiljetecken. Titlar som börjar med romerska siffror inlämnad före arabiska siffror, romerska siffror och arabiska siffror arkiveras lägsta till högsta före titlar som börjar med ord. Skriftliga nummer arkiveras i bokstavsordning.
   • Med symboler, skriva alla symboler som ord, innehålla siffror direkt kopplade till en symbol i en enhet.
4. 4
   Index regerings namn genom att placera namnet på regeringens geografiska område under de första enheterna, namnet på institutionens område under de kommande enheter och ord såsom "departementet", "byrå av," och "kontor", i det sista enheter.
5. 5
   Använd adresser alphabetize när namnen är exakt identiska. Index adresser genom att placera staden i enhet 2, stat / provins skriven i enhet 3, gatunamn i enhet 4, kvadrant i enhet 5 och husnummer i enhet 6. (Den identiska namn kommer att vara i enhet 1).