Hur du tar minuter

Ta dina egna minuter

1. 1
   Ta med en bärbar dator eller bärbar dator med dig. Se till att vad du än tar är något som du är bekväm med. Om du ska skriva minuter ofta, kan det vara klokt att köpa en lämplig bärbar dator istället för att ta tag din sons Nalle Puh bindemedel. Dessutom är det bra att ha en bra och pålitlig. Erfarna sekreterare skulle föreslå att använda en istället.
   
2. 2
   När mötet ska inledas, distribuera ett enda papper speciellt formaterad för namn och kontaktinformation. Skriv en anteckning längst upp på sidan som anger att papperet måste återlämnas till dig. Detta är ett bra sätt att dokumentera närvaro.
   
3. 3
   Skriv ner mötet börjar. Presidenten kommer att säga något i stil med, "Vid 06:00 på fredagen, februari 21, 2007, kallar jag mötet för att beställa."
   
4. 4
   Läs dagordningen. Eftersom du är sekreteraren, är det din plikt att ha förberett ett utkast till dagordning i förväg. Presidenten kommer att be dig att läsa den. Efter dagordningen har läst säger, "Jag flyttar för antagandet av denna agenda." Anmärkning på papper att förslaget till föredragningslista läsa och att du flyttade för antagande (ingen seconder behövs). Notera antingen "rörelse som" eller "rörelse misslyckades."
   
5. 5
   Läs protokollutkasten. Presidenten bör fråga dig att läsa protokollet från föregående möte. Det är viktigt att du har dem med dig. De kan distribueras i förväg eller du kan läsa dem när du tillfrågas. När du är klar säger, "Jag flyttar för antagandet av dessa utkast till protokoll." Ingen seconder krävs. Notera som gjorde rörelse och notera antingen "rörelse som" eller "rörelse misslyckades."
   
6. 6
   Lyssna till de övriga rapporterna. Vid denna tid, kan kassören eller några underkommittéer ha nyheter och uppdateringar att rapportera. Se till att du ta en kopia av deras uppdateringar i slutet av mötet. Notera som läser dem, och om förslaget genomförs eller misslyckats.
   
7. 7
   Spela alla gamla affärer kvar från tidigare möten. Har någon måste skriva ett brev? Var det skickade? Observera allt som var gjort eller inte gjort och av vem.
   
8. 8
   Spela nya affärer. När någon har ett problem att ta itu med de kommer att göra en rörelse. Till exempel, de kan säga, "Jag flyttar för att ge 75€ till redaktionen på Google." Det är viktigt att du skriver ner de exakta orden.
   
9. 9
   Notera vem gör motioner, sekunder motioner, och huruvida de godkänts eller underkänts. Skriv även ner som har utsetts för att göra vad.
   
10. 10
    Notera vilken tid mötet ajournerades.
    
11. 11
    Skriv ner några ordningsfrågor, intressanta uppgifter, eller annan relevant information.
    
12. 12
    Lämna ut oviktiga detaljer. Om en ändring görs, behöver du inte skriva ner det faktum att någon föreslog att göra en ändring. Se bara till att, om det antas, att det är i den huvudsakliga rörelse när du skriver ner det.
    
13. 13
    Kontrollera att du har allt du behöver efter mötet ajournerar, såsom
    
    • Vem skickade ångrar?
    • Vem var det?
    • Samtliga rapporter.
    • Platsen för mötet.
14. 14
    Skriv upp protokollet. Inkluderar inte kommentarer som "medlemsstat A sa att han inte håller med," eller "Kassören gav en utmärkt rapport." Ta inte med debatten i protokollet. Även om du tillbringar 3 timmar debattera något, bara sätta vem gjorde rörelsen, den exakta ordalydelsen och huruvida den godkänd eller underkänd.
    
15. 15
    Fördela ditt utkast. När du har skrivit ett utkast till protokoll, skicka dem till varje medlem. Kom ihåg: tills rapporten är godkänd av ledamöterna, är det bara ett förslag kan komma att ändras när som helst.