Du har läsa den tre gånger och ändå verkar det som om e-postmeddelandet var ingenting men oförskämd. Men ska du ringa dem och klargöra om de menade att vara oförskämd... eller inte?
Netikett på arbetet är lika viktigt som någon annanstans. Att låta de normer för hövlighet att glida helt enkelt eftersom det medium som används emboldens människor som vanligtvis skulle inte vara så rättfram i ett ansikte mot ansikte sammanhang är inte acceptabelt. Men det är också viktigt att vara realistisk och objektiv om de e-postmeddelanden som du tycker är oförskämt, men kan vara något helt annat. Så nästa gång din chef, medarbetare, eller ens huvud honcho på jobbet skickar dig vad du tycker är en oförskämd e, här är vad du skulle vilja göra.
Steg
- 1Urskilja vad en oförskämd e antagligen ser ut. Det är lätt att misstolka avsikten, ton och ord av en e-postadress. Självklart, gör en e inte utrustade med ansiktsuttryck, tonfall och kroppsspråk, så om du känner överhopad med arbete, socker-utarmat, och känna att du bara vill få ut av kontoret, kan det vara lätt att göra misstaget att anta negativa avsikter i ett e-postmeddelande där det var ingen tänkt. Tecken på att du kan ha en oförskämd email inkluderar:
- Språket är klart kränkande och / eller nedsättande. (Om du får ett mail fyllt med fult språk, är detta sannolikt ett brott mot din arbetsplats politik, och det är mycket oprofessionellt. Det kan också vara orsak till rättsliga åtgärder beroende på vad som sägs, speciellt om du känner dig hotad, trakasserad, eller sluddrigt.)
- E-postmeddelandet är skriven i alla versaler (skriker) eller vissa delar av det som uttryckliga krav eller nedlåtenhet är skrivna i versaler. (Tänk på att vissa chefer och arbetskamrater fortfarande brottas med All Caps-tangenten, så de kan behöva bara ursäktas av ren lathet eller brist på "komma med det".)
- Den e-post är i grunden ett krav utan hej, snälla, tack, eller stängning namn. Använder du inte ditt namn och inte skriva är bra för ett e-postmeddelande som är en pågående interaktion men när det är det första e-post för en ny fråga och det är att göra en beställning eller ge instruktioner, då är det oartigt att lämna ut dessa små på en arbetsplats sammanhang.
- E-postmeddelandet avser dig ovänligt (personliga tjuvnyp) eller nivåer anklagelser på dig och / eller föreslår att du gör X, Y, Z, eller annars.
- En oförskämd e-post kan ha en massa utropstecken eller frågetecken i det. Flera användningar av "!!" och "??????" ses ofta som att vara oförskämd eller. Men det kan också vara ett tecken på vikt, så använd inte detta ensam som en indikator.
- Avsändaren är kopiering i någon annan som är ansvarig för er båda som ett sätt att "tvinga" dig till att göra något.
- 2Läs email noga innan du gör upp ditt sinne om sin avsikt. Om du bara igenom den och bestämde att det var oförskämd, är det viktigt att läsa den med större omsorg. Även om du läser det noga första läsning, läsa den för att se till att du inte har missat något eller du inte läsa saker i det som inte är det. Och det är en bra idé att fråga dig själv vad det handlar om e-post som har upprört dig så mycket. Detta kan vara en annan ledtråd till vad innehållet har för avsikt att förmedla till er, till exempel, om du redan har en med en medarbetare eller chef och detta mail kommer i sluttampen av en hetsig diskussion, så det är förståeligt att du 'll visa det dåligt direkt. Å andra sidan, om det inte har funnits någon indikation på att dina medarbetare eller chef är irriterad med dig, så kanske du feltolkar det.
- Vad är avsikten bakom orden?
- Är denna person känd för dåliga kommunikationer eller någon som är normalt? Även med någon som är normalt artigt, kan de kämpar för att förmedla ett budskap på ett effektivt sätt med hjälp av e-post i stället syftar till att vara oförskämd.
- Är den här personen kanske bara poserande, försöker framstå som mer kraftfullt via e-post än de har modet att vara ansikte mot ansikte? I ett sådant fall kan det vara mer en fråga om att bluffa runt kanterna i förhoppning om att du ska göra vad de är för rädda för att be dig att ditt ansikte.
- Finns det delar av e-postmeddelandet du helt enkelt inte förstår? I det här fallet, är du förmodligen bättre antar ingenting förrän du vet mer. Människor som skriver snabbt tappar ofta ord, och en del människor tror inte att korrekt interpunktion eller stavning behövs i e-postmeddelanden. Och så finns det en ökande tendens att använda i e-post, vilket kan vara svårt att tolka om du inte förstår det.
- 3Undvik antar att du känner till avsändarens känslomässiga tillstånd. Kontrollera att du inte gör antaganden om avsändaren känslomässiga tillstånd. Dålig kommunikationsförmåga, missriktade sarkasm eller skämt, och helt enkelt lata eller slarviga handstil kan alla leda en läsare att tro att den skriftliga delen är oförskämd när det betyder ingenting mer än att en person ville säga något men inte få ut det rätt. Inse att få människor är mycket skickliga författare i en kort tid och de flesta människor skriver snabbt med avsikt att få ut budskapet från sin att göra-högen så att de kan gå vidare med nästa bit av arbetet.
- Det finns undantag från denna regel, förstås. Om du redan har en svår tid med personen i fråga vid en face-to-face-nivå, är det mycket möjligt att de är att låta sin känslomässiga sidan glida in deras e-postkommunikation. Alla samma, spela efter sammanhang, inte av förväntan.
- 4Håll ut, även känd som "översyn, reagerar inte". Tills du känner att du har både förstått budskapet objektivt och lugnat ner, är det viktigt att inte svara. I svara snabbt, kan du frestas att vara precis så oförskämd, vilket förvärrar problemet. Ännu värre är att svara ohövligt när den ursprungliga avsikten med e betydde ingenting sådant! Så, ta en paus. Stäng e-post och ta en promenad. Ta en kopp kaffe, och göra något annorlunda för lite för att rensa ditt sinne. På det sättet, när du kommer tillbaka känslan lite lugnare, kan du läsa e-post och avgöra om det är fortfarande lika upprörande för dig som när du först läste den.
- Svara aldrig i ilska och alltid sova på en arg svar. Långsiktiga konsekvenser följer av att ha arga ord i en skriftlig uppteckning formulär.
- Ju mer emotionellt laddade du är och ju mer emotionellt laddade e-post, desto viktigare är det att sova på ditt svar.
- 5Begära ett förtydligande. Om du kan, helt enkelt pop över och prata med personen om vad de betydde i sin e-postadress. Tillgripa ansikte mot ansikte kommunikation är mer sannolikt att klara upp saker än någon annan metod. Men det är inte möjligt för många människor som arbetar långt från varandra, eller ens på olika platser, delstater eller länder. Försök som nästa steg, om detta alternativ är öppna för dig. Talar i telefon kommer att hjälpa dig att klargöra saker mycket snabbare än att behöva maila fram och tillbaka. Och om du verkligen har något annat val, eller det helt enkelt känns mer lämpligt för dig att svara via e-post, sedan vara artig och professionell i ditt svar. Till exempel:
- Kära Kevin, Tack för ditt meddelande. Jag var inte riktigt säker på hur man ska tolka "Tror du att du kan uppbåda viljan att slita dig från vattnet svalare och börja arbeta på Noxos rapporten? Jag undrar om jag kommer bli tvungen att ompröva din roll här. " Jag måste säga att jag läste det som ganska brysk och brister i erkännandet av min professionalism. Jag är medveten om att det finns en deadline och är på väg att uppfylla det, var jag bara ta en kort paus för att uppdatera innan jag återvände till att fylla i rapporten. Om du är orolig för min utveckling, då är jag glad att komma / ringa och förklara var jag upp till. Yours, Nelly.
- Eller kanske en mer humoristisk inställning (du måste arbeta på rätt typ av plats!): Kära Kevin, Tack för din klarsynt e-postmeddelande. Jag inser att hänga runt vattenkylare kan uppfattas som tidsödande. Men, kommer du bli glad att veta att som ett resultat av min vattenkylare mini-break i exakt 2 minuter och 23 sekunder, kunde jag reda på att Jim redan har arbetat på samma siffror som de i vår rapport och att betyder att jag kan ha den klar i kväll istället för i morgon. Jag kommer gärna att överlämna dig den färdiga rapporten innan jag lämnar jobba i kväll. Förresten, jag älskar dina nya skor, jag såg dem under gardinen när jag var på vattnet svalare. Nelly
- 6Läsa ditt svar när du har komponerat den. Läsa det minst tre gånger för att säkerställa att du inte har svarat med elakhet eller ljud alltför känslosam. Upprätthålla en professionell och artig ton i hela e-post och ta bort något från det som är onödigt eller innehåller antaganden om den andra personens sinnestillstånd. Håll e enkelt, till den punkt, och utan några provocerande uttalanden. Som 101 E Etikett Tips antyder, "typ mot andra som du skulle dem skriver till eder."
- Tänk att du blir ett exempel på artighet genom att inte köpa in elakhet eller eventuella insinuationer. Stern professionalism är lämpligt men utskällning, och att anklaga, och missbruka är inte okej, inte heller använder formatering på ett sådant sätt att "synas" aggressiva (missbruk av utropstecken, etc.).
- 7Inse att det är bra att inte svara ibland. Ibland kan det bara bli bättre låta oförskämd e go. Kanske avsändaren inte känner till alla fakta, kom ut på fel sida av sängen den dagen, eller var bara inte tänka rakt av olika skäl. Om du tror att det kan vara bäst att bara låta det gå och det finns inget behov av bekräftelse på det som sänts, eller ingen anledning att svara på en fråga, etc., sedan överväga att bara låta detta glida in i etern. Agera som om du aldrig fått det, förutsatt att du fortfarande göra det arbete du förväntas.
- 8Prata med din chef eller personal om det verkar vara ett mönster av oförskämd e utvecklingsländer. Du bör inte utsättas för elakhet, trakasserier eller hot på arbetsplatsen. Trakasserier och hot är genomförbara, och elakhet är helt enkelt något som en välskött arbetsplats kan göra utan, eller moral hotas. Behåll de e-postmeddelanden som berör dig som bevis på vad du har utsatts för, så att du har en skiva och kan backa upp vad du säger.
- 9Håll upp din del av avtalet. Vid tveksamheter om huruvida eller inte att skicka e-post som du har skrivit när du känner dig orolig, arg eller irriterad, och du tror att dina känslor kan vara alltför tydligt i e-post, så att du öppen för en avgift för att vara, Press utkast eller delete. Skicka inte det förrän du har haft tid att tänka igenom det. Vara ett exempel på artig och professionell e-användning i alla lägen.
Tips
- Inse att du inte behöver stå ut med någon annans dålig dag. Vi har alla dem, men vi måste alla hålla vår känsla av artighet intakt också.
- Ett sätt att hantera med en medarbetare som skickar konsekvent oförskämd e-post är att CC på din chef eller annan relevant medarbetare varje gång du svarar (en sorts omvänd tvång i att du tvinga dem till att hålla saker artiga). Håll din egen tonen artig och icke-hotande och låta oförskämd medarbetares ord talar för sig själva.
- Föreslå att din arbetsplats har en session på e-post etikett. Om ingen vet hur man ger detta seminarium, och sedan skicka ut för någon som gör, som kan vara ett tecken på att sådan utbildning behövs!
- E-post är svårt även för ett proffs, kom ihåg att förmedla känslor och avsikter korrekt är inte alltid möjligt i e-post. Även om det är, kan mottagaren inte någonsin "get it".
- Om du vill skriva din egen ilska ut, gör det på ett tomt mail eller Word-dokument. På så sätt kan du kassera den och kommer inte oavsiktligt råkat trycka skicka på svar knappen!
- Om avsändaren är någon med en historia av att vara oförskämd via e-post, kom ihåg det och närma sig e detta.
Varningar
- Vissa människor är tickande timebombs och kan ventilera mer ilska på dig om du svarar ohövligt. Bo artig och professionella och om du har några frågor eller om du är rädd, tala med din chef eller personal om det.
- Allt ärekränkande, kränkande, trakasserande, kränkande, rasistiskt eller stötande i ett e-postmeddelande är genomförbara. E-post är upptäckbart i de flesta jurisdiktioner och kan exponera ditt företag till rättstvister. En person som skickar sådana e-postmeddelanden kan bli föremål för disciplin och även uppsägning. Om du är orolig för att e-postmeddelandet innehåller en sådan stötande innehåll, tala med din chef eller mänskliga resurser för ytterligare råd eller ditt juridiska ombud om du inte vill diskutera det med arbetsplatsen.
- Undvik att falla in i vanan att e-posta dina medarbetare och chef om absolut allt när bara några fotspår skulle få dig framför sitt skrivbord och kunna prata ansikte mot ansikte. En arbetsplats som har fallit för vana att alltid mejla och aldrig talar trots närhet minskar njutningen av att arbeta med andra och ökar chanserna för tanklösa kommunikation med ett medium som inte moderat beteende på samma sätt som att se en annan person framför oss gör. Professor Clay Shirky rekommenderar att starta kommunikation ansikte mot ansikte och sedan gå vidare till e-post. Även att säga "Hej" varje morgon går en lång väg för att underlätta den sociala limmet.
Saker du behöver
- E
- Plats att gå för en paus