Wko

Hur man skriver en statusrapport

Oavsett om din chef bett dig om en statusrapport, skriver en kan vara ett bra tillfälle att effektivt kommunicera dina prestationer. En god status rapport kommer inte bara hålla din chef upp farten, men också hjälpa till att hålla dig på rätt spår med dina uppdrag. Här är grunderna i att skriva en läsvänlig statusrapport.

Steg

Hur man skriver en statusrapport. Namn och datum för rapporten.
Hur man skriver en statusrapport. Namn och datum för rapporten.

Skriva en statusrapport

  1. 1
    Namn och datum för rapporten. Ett namn som innehåller datumet (ex. "Sammanfattning för veckan i december 1") är ett enkelt, effektivt alternativ. Var noga med att hittills rapporten.
    • Om denna rapport kommer att bli en e-post, kan du använda detta i ämnesraden.
    • Om rapporten kommer att vara ett fristående dokument, placera en header med denna information på toppen.
  2. 2
    Ge information som identifierar projektet. Dessa inkluderar projektet / uppdraget titel, start-och / eller slutdatum, samt namnen på de personer som har arbetat med det.
  3. 3
    Förklara vad har åstadkommits. Använd en rubrik som "framgångar", "färdiga uppgifter" "fullbordad handling objekt," eller helt enkelt "Done."
    • Var noga med att ange rapporteringsperioden (dvs. vecka, månad, kvartal, etc.).
    • Använd aktiva verb för att starta meningar. Dessa inkluderar ord som klar, definierad, löst, konstruerade, organiserade, bättre, fast, och arkiveras, för att nämna några exempel.
    • För en kortfattad veckorapport, 03-06 maj en mening punktlistor vara nog.
  4. 4
    Lista vad som ska göras under nästa rapportperiod. En bra rubrik för detta nya avsnitt är "Planerade aktiviteter", "nästa steg", eller "."
    • Uppskatta hur lång tid en uppgift kommer att kräva, om du kan göra det tryggt. Ex. "Dokumentera förändringen fästet designen (Beräknad tid: 2 dagar).."
    • Se alla scheman du har fått.
    • Återigen bör 3 till 6 rader vara tillräckligt för en kort rapport.
  5. 5
    Diskutera eventuella problem eller potentiella problem. Det är här du bör klargöra eventuella behov av vägledning eller hjälp. "Öppna frågor" eller "Frågor och kommentarer" är bra rubriker för detta avsnitt, vilket kan vara ett kort stycke eller två.
    • Kanske du har problem med att nå en leverantör eftersom ingen är på kontoret den här veckan. Kanske du har ett förslag på hur man kan förbättra det sätt på vilket verksamheten bedrivs. Dessa är de typer av information som du vill inkludera i det här avsnittet.
    • Om du bara rapporterar problemet och inte behöver hjälp på denna punkt, säger så. Kommentarer som "Vi förväntar oss att lösa denna fråga inom de närmaste 2 dagarna" Låt handledare vet att de inte behöver engagera sig men bör övervaka situationen.
    • Om en situation inte blir löst, kan din chef inte klaga att du inte informera honom / henne tidigare.
  6. 6
    Korrekturläs ditt skrivande och skicka det till den som behöver det.

Prov

Här är vad en status rapport kan se ut om den var skriven av en Google-editor. Anpassa stil, format och listor prestation till ditt eget jobb, men märker att varje punkt börjar med ett aktivt verb.

Lägesrapport från den vecka som börjar 26 september, 2011

Klar

Att göra

  • Lägg bilderna blir en handväska Designer.
  • Revidera och korrekturläsa bli vuxen Själv Learner.
  • Fråga en redaktör med en medicinsk eller räddningsinsatser bakgrund att granska hjälpa någon som har brutit ett ben. Jag undersökt detta noga, men jag har inte en medicinsk bakgrund, mig själv.
  • Granska Läs nutritionfakta på livsmedelsförpackningar. Denna artikel är en bra start men det behöver en tydligare och mer enhetlig stil och ett omnämnande om hur man läser en ingrediensförteckningen.

Frågor / kommentarer

  • Tack vare våra programmerare för att göra denna veckas programuppdateringar löpa smidigt. Jag ska hålla utkik efter eventuella överblivna problem.
  • En av våra frivilliga katter dog i helgen och hon verkade ganska skakad av det. Jag rådde henne att ta lite ledigt om hon behövde.

Tips

  • Håll rapport, om möjligt. Detta är inte platsen att klaga, editorialize, eller göra ursäkter. Ett bra sätt att göra detta är att föreslå en lösning eller åtminstone en riktning för att utforska om du rapporterar ett problem. Det kommer att visa att du har initiativet.
  • Du kan använda denna metod för en face-to-face statusrapport i en, alltför.
  • Var ärlig. Rapporterar inte mer arbete än du redan har gjort.
  • Var specifik.
  • Om du har många av samma slags saker att spåra (inköpsorder, förändring order, arbetsorder, fakturor), ett kalkylblad eller kan databasen vara ett enklare sätt att hålla koll på den delen av ditt arbete.
  • Om du planerar att skriva statusrapporter, skriv dem regelbundet, eller åtminstone hålla en löpande lista av prestationer, så du behöver inte spendera timmar spåra vad du har gjort. Skriv ner några anteckningar varje dag när du fyller i din tid kortet.
  • Håll det kort och enkelt. Chefer är upptagna människor som inte har mycket tid att läsa. Om han vill ha detaljerna, kommer han att fråga.
  • Spara kopior av dina statusrapporter för din egen referens. De kan hjälpa dig att skriva ett CV eller lista prestationer när det blir dags att be om en höjning.
  • Ge kredit äras. Tacka en medarbetare för all hennes hjälp med en svår uppgift. Om du hjälpt någon annan, säger så.
  • Om du skriver ut rapporten på fredag ​​eftermiddag, kan det vara en bra påminnelse på måndag morgon var du var.
  • Det är okej att meddela att du började något, läsa något, eller forskat något. Inte allt som händer inuti en vecka, och förberedande verksamhet kan ta tid och skapa mervärde.

Varningar

  • I allmänhet försöker undvika att lova mer än vad du kan leverera. Säg vad du kan göra.
  • Speciellt om du e-posta den här statusrapport, kom ihåg att det kan gå mycket längre än du tänker, så skriva på ett professionellt sätt.
  • Om du skickar din chef en statusrapport hon inte be om, hon kanske vill ha en annan nästa vecka!