Wko

Hur förbereda sig inför ett möte

Förberedelser är mycket viktigt att ha ett lyckat möte. Möten är också en viktig del av de flesta yrken, så det kan vara en stor sak! Följ dessa steg för att bidra till att uppmuntra framgång i ditt nästa möte.

Steg

Hur förbereda sig inför ett möte. Att veta hur man förbereder för ett möte är viktigt för alla anställda och kritiska för någon chef eller ledare.
Hur förbereda sig inför ett möte. Att veta hur man förbereder för ett möte är viktigt för alla anställda och kritiska för någon chef eller ledare.
  1. 1
    Att veta hur man förbereder för ett möte är viktigt för alla anställda och kritiska för någon chef eller ledare. Att veta när man inte ha ett möte är lika viktigt.
  2. 2
    Bestäm vilken typ av möte du kommer att ha:
    • Upplysande
    • Creative
    • Beslut
    • Motivational
  3. 3
    Bestäm rollerna och be dessa deltagare att acceptera dem. Rollerna är följande:
    • Leader
    • Facilitator
    • Recorder
    • Timer
    • Deltagare
  4. 4
    Förbered ett meddelande, bör detta omfatta datum, tid, dagordning och plats för mötet. Fördela meddelandet till ledamöterna i god tid för mötet.
  5. 5
    Bifoga protokollet från föregående möte (om det har skett en). Detta ger medlemmarna möjlighet att ta upp något som de inte förstår eller inte håller med.
  6. 6
    Få grundläggande objekt i stället. Ställ ut stolar och bord innan mötet börjar. Ge pennor och papper för alla. Placera en kanna vatten i mitten av bordet och satte glasögonen runt bordet.
  7. 7
    Ring mötet till ordning. Detta innebär att ordföranden ber alla att sluta prata som mötet är på väg att börja. Bestäm kvartalsvisa mål för laget. Dagordningen är en lista över de ämnen du adress för att få till detta mål, med en tidsfrist för att hålla dig på rätt spår. Till exempel: "1 Granska statusen av förra kvartalets mål (15 minuter), 2 rundabordssamtal förslag på mål (20 minuter), 3 Plocka topp 5 mål (10 minuter)....
  8. 8
    Passera runt närvaro bok eller papper och be alla som deltar att skriva sina namn i början av mötet. Dessa namn kommer att föras till protokollet.
  9. 9
    Fråga min sekreterare att skriva ner de viktigaste punkterna från mötet för att skriva upp senare.
  10. 10
    Fråga om någon har någon annan verksamhet, som kallas AOB, vid slutet av det formella mötet. Ange ett datum för nästa möte och formellt avsluta mötet.

Prov dagordning


Tips

  • Det är vanligt att utnämna en ordförande vid bolagsstämman (årsstämman). Ordföranden leder mötet, ser till att dagordningen följs och säkerställer bara en person kan tala åt gången.
  • Om det inte väljs ordföranden frågar om någon närvarande är villig att ta på sig rollen för mötet.
  • Det är viktigt att föra noggranna protokoll för att undvika framtida tvister.
  • För ett informellt möte är det fortfarande en bra idé att skicka ut ett meddelande så att folk vet datum och tid att delta. På arbetsplatsen kan det vara tillräckligt att maila medlemmarna att be dem att delta i ett informellt möte.
  • Dessa instruktioner gäller för ett formellt möte.
  • Detsamma gäller för min sekreterare.
  • * En agenda håller mötet snäva och stoppar folk som talar om ett visst ämne för länge.

Varningar

  • Ordföranden måste ha en stark personlighet för att hålla mötet igång rättvist.