Wko

Hur man utvecklar en plan för riskhantering

"Förnekelse är en vanlig taktik som substitut avsiktlig okunnighet för genomtänkt planering."

Charles Tremper

Att utveckla en effektiv riskhanteringsplan är en viktig del av varje projekt, men tyvärr ses ofta som något som kan behandlas senare. Frågor ofta kommer upp ändå och utan en väl utvecklad plan, kan även små problem blir nödsituationer. Det finns olika typer av riskhantering och olika användningsområden som inkluderar beräkning kreditvärdighet, bestämma hur länge garantin om en produkt ska hålla och beräkna försäkringspremier. I detta dokument kommer vi att titta på riskhantering med tanke på planeringen för biverkningar.

Steg

Hur man utvecklar en plan för riskhantering. Förstå hur riskhanteringen fungerar.
Hur man utvecklar en plan för riskhantering. Förstå hur riskhanteringen fungerar.
  1. 1
    Förstå hur riskhanteringen fungerar. Risk är effekten (positiv eller negativ) i en händelse eller serie av händelser som äger rum i en eller flera platser. Det beräknas ur sannolikheten att händelsen blir en fråga och den inverkan det skulle ha (Se Risk = Sannolikhet X Impact). Olika faktorer bör identifieras för att analysera risker, inklusive:
    • Händelse: Vad kan hända?
    • Sannolikhet: Hur troligt är det att hända?
    • Inverkan: Hur illa är det om det händer?
    • Begränsning: Hur kan man minska sannolikheten (och hur mycket)?
    • Oförutsedda: Hur kan du minska påverkan (och hur mycket)?
    • Reduktion = Begränsning X Contingency
    • Exponering = Risk - Minskning
      • När du har identifierat ovan, kommer resultatet att bli vad som kallas exponering. Detta är den mängd risk du helt enkelt inte kan undvika. Exponering kan också kallas hot, Ansvar och svårighetsgrad, men de ganska mycket betyder samma sak. Den kommer att användas för att avgöra om den planerade verksamheten ska ske.
      • Detta är ofta en enkel kostnad kontra nytta formel. Du kan använda dessa element för att avgöra om risken att genomföra förändringen är högre eller lägre än risken att inte genomföra förändringen.
    • Antagen Risk. Om du bestämmer dig för att gå vidare (ibland finns det inget val, t.ex. federalt uppdrag förändringar) sedan din exponering blir vad som kallas Antagen Risk. I vissa miljöer, förutsätts Risk reduceras till ett dollarvärde som sedan används för att beräkna lönsamheten för slutprodukten.
  2. 2
    Definiera ditt projekt. I den här artikeln, låt oss låtsas att du är ansvarig för en som ger viktig (men inte liv-kritisk) information till någon stor befolkning. Den huvudsakliga dator där detta system är bosatt är gamla och behöver bytas ut. Din uppgift är att ta fram en riskhanteringsplan för migreringen. Detta kommer att bli en förenklad modell där riskerna och konsekvenserna är listade som Hög, Medel eller Låg (som är mycket vanligt, särskilt i Project Management).
  3. 3
    Få input från andra. Brainstorm om risker. Få flera personer tillsammans som är bekanta med projektet och be om synpunkter på vad som kan hända, hur man kan förhindra det, och vad man ska göra om det händer. Ta en massa anteckningar! Du kommer att använda utdata från detta mycket viktiga möte flera gånger under de följande stegen. Försök att hålla ett öppet sinne om idéer. "Out of the box" tänkande är bra, men håller kontroll över sessionen. Det måste vara fokuserad och på målet.
  4. 4
    Identifiera konsekvenserna av varje risk. Från din brainstorming, samlade man information om vad som skulle hända om risker materialiseras. Associera varje risk med de konsekvenser kommit fram till under den sessionen. Var så specifik som möjligt med var och en. "Project Delay" är inte så önskvärt som "projektet kommer att försenas med 13 dagar." Om det finns en dollar värde, lista det, bara säga "Över budget" är alltför allmänt.
  5. 5
    Eliminera irrelevanta frågor. Om du flyttar, till exempel, en bilfirma datorsystem, då hot som kärnvapenkrig, plåga pandemi eller asteroider killer är ganska mycket saker som kommer att störa projektet. Det finns inget du kan göra för att planera för dem eller för att minska påverkan. Du kan hålla dem i åtanke, men inte sätta sånt på din risk planen.
  6. 6
    Lista alla identifierade riskfaktorer. Du behöver inte sätta dem i valfri ordning ännu. Bara räkna upp dem en efter en.
  7. 7
    Tilldela sannolikhet. För varje risk element på din lista, fastställa om sannolikheten för det faktiskt förverkligas är Hög, Medium eller Låg. Om du absolut måste använda siffror, sedan räkna sannolikhet på en skala från 0,00 till 1,00. 0,01-0,33 = låg, 0,34-0,66 = Medium, 0,67-1,00 = Hög.
    • Obs: Om sannolikheten att en händelse inträffar är noll, så kommer det att tas bort från övervägande. Det finns ingen anledning att tänka på saker som helt enkelt inte kan hända (rasande T-Rex äter datorn).
  8. 8
    Tilldela inverkan. I allmänhet, tilldela Impact som Hög, Medel eller Låg utifrån vissa fastställda riktlinjer. Om du absolut måste använda siffror, sedan räkna Påverkan på en skala från 0,00 till 1,00 enligt följande: 0,01 till 0,33 = Låg, från 0,34 till 066 = Medium, 0,67-1,00 = Hög.
    • Obs: Om effekterna av en händelse är noll, ska den inte listas. Det finns ingen anledning att tänka på saker som är irrelevanta, oavsett sannolikheten (min hund åt middag).
  9. 9
    Fastställ risk för elementet. Ofta är en tabell som används för detta. Om du har använt Low, Medium och High värdena för sannolikheten för och effekterna, är den översta tabellen mest användbara. Om du har använt numeriska värden, måste du tänka lite mer komplext klassificeringssystem som liknar den andra tabellen här. Det är viktigt att notera att det inte finns någon universell formel för att kombinera sannolikheten för och effekterna, som varierar mellan människor och projekt. Detta är bara ett exempel (om än en verklig man):
    • Vara flexibel i analysen. Ibland kan det vara lämpligt att växla fram och tillbaka mellan de LMH beteckningar och numeriska beteckningar. Du kan använda en tabell liknande den nedan.
  10. 10
    Rangordna risker: Lista alla element som du har identifierat från den högsta risken till den lägsta risken.
  11. 11
    Beräkna den totala risken: Här är där siffrorna kommer att hjälpa dig. I tabell 6, har du 7 risker tilldelats som H, H, M, M, M, L, och L. Detta kan översätta till 0,8, 0,8, 0,5, 0,5, 0,5, 0,2 och 0,2, från tabell 5. Den genomsnittliga totala risken är då 0,5 och detta leder till Medium.
  12. 12
    Utveckla riskreducerande strategier. Mitigation är utformad för att minska sannolikheten att en risk kommer att realiseras. Normalt kommer du bara göra detta för medel element. Du kanske vill minska lågriskposter, men säkert ta de andra först. Till exempel, om en av dina riskfaktorer är att det kan finnas en fördröjning i leveransen av kritiska delar, kan du minska risken genom att beställa tidigt i projektet.
  13. 13
    Utveckla beredskapsplaner. Oförutsedda är utformad för att minska inverkan om en risk inte förverkligas. Återigen kommer du oftast bara utvecklar beredskap för höga och medelhöga element. Till exempel, om de kritiska delar du behöver inte komma i tid, kan du behöva använda gamla, befintliga delar medan du väntar på de nya.
  14. 14
    Analysera effektiviteten av strategier. Hur mycket har du minskat sannolikheten för och effekterna? Utvärdera din oförutsedda och strategier för riskminskning och tilldela Effektiva betyg till dina risker.
  15. 15
    Beräkna din effektiv risk. Nu dina 7 riskerna är M, M, M, L, L, L och L, som översätter till 0,5, 0,5, 0,5, 0,2, 0,2, 0,2 och 0,2. Detta ger en genomsnittlig risk för 0,329. Titta på Tabell 5 ser vi att den totala risken nu kategoriseras som låg. Ursprungligen Risken var Medium (0,5). Efter strategier har lagts, är din exponering Low (0,329). Det innebär att du har uppnått en 34,2% minskning av risken genom begränsande och oförutsedda. Inte illa!
  16. 16
    Övervaka dina risker. Nu när du vet vad dina risker är, måste du bestämma hur du ska veta om de förverkligas så att du vet när och om du ska lägga dina eventualiteter på plats. Detta görs genom att identifiera Risk signaler. Gör detta för var och en av dina höga och medelhöga riskmoment. Då, som projektet fortskrider, kommer du att kunna avgöra om en risk inslag har blivit ett problem. Om du inte vet dessa ledtrådar, är det mycket möjligt en risk tyst kunde realiseras och påverka projektet, även om du har bra oförutsedda utgifter i stället.

Tips

  • Planera för förändring. Riskhantering är en flytande process eftersom riskerna är alltid förändras. Idag kan du tilldela en viss risk med hög sannolikhet och hög effekt. I morgon, kanske sannolikheten eller påverkan förändras. Dessutom kan vissa risker släppa helt från bordet medan andra spelar in.
  • Om du är en oerfaren projektledare, eller projektet är liten, överväga att spara tid genom att hoppa över steg som antingen inte tillämpas eller har liten påverkan på projektet, förbi formella Sannolikhet och konsekvensbedömning, gör det "mentala matte" och hoppa direkt att titta på svårighetsgrad. Till exempel, om du behöver göra underhåll på en elektrisk krets och att verksamheten få ner en server, är det mer "riskfylld" att flytta servern till en ny krets innan underhåll eller vänta tills underhållet är klar att sätta på maskinen igen nätet. I vilket fall är servern kommer ner - men du kan bara identifiera vilken aktivitet innebär den lägsta risken för projektet.
  • Använd ett kalkylblad för att hålla reda på risken planen löpande. Risker förändras, gamla risker kan försvinna och nya risker kommer i fokus.
  • Alltid undersöka. Vad har du missat? Vilka saker kan hända att du ännu inte har tänkt? Detta är en av de svåraste saker att göra och en av de mest kritiska. Gör en lista och kontrollera det flera gånger.
  • En del av en bra beredskapsplan är en tidig varningssignal. Om det finns ett testresultat som kommer att berätta för dig om du behöver anta din beredskapsplan, se till att du påskynda dessa testresultat. Om det inte är en bra varningssignal, försöka utforma en.
  • Du kan använda Exponering för att avgöra om du vill verkligen göra projektet. Om den totala projektkostnaden uppskattning är 746.270€ och din exponering är 0.329, är huvudregeln att du har en 245.530€ potential över uppskattningen. Kan du budgeten de extra pengar... bara i fall? Om inte, kanske du vill ompröva omfattningen av projektet.
  • Reduktion = Risk - Exponering. I detta exempel (och antar en 746.270€ projektet uppskattning) Risken är 0,5 X 746.270€ (373.140€) och din exponering är 0,329 X 746.270€ (245.530€), vilket innebär att värdet på din Reduktion = 127.620€. Använd det som en indikation på hur mycket du kan rimligen spendera på att hantera de risker - som bör vara en del av det reviderade projektet uppskattning (som försäkring).
  • I situationer där projektledaren kan överbelastas med Risk Management-funktionen, kan analysen begränsas till projektets kritiska linje. I så fall är det lämpligt att beräkna flera kritiska linjer med, kanske ytterligare fördröjning till mer proaktivt identifiera arbetsuppgifter som sannolikt kommer att landa på den kritiska linjen. Detta är särskilt lämpligt när ett enda PM styr flera projekt. Riskhantering bör betraktas som en del av projektet, men inte överskugga de andra planerings-och styrfunktioner (se Varningar).

Varningar

  • Bli inte alltför invecklad för projektet. Riskhantering är en viktig del av projektet, men det bör inte överskugga det faktiska arbete som ska göras. Om du inte är försiktig om det här, kan du börja jaga irrelevanta risker och överbelasta din plan med värdelös information.
  • Ignorera inte lågriskposter helt, men inte spendera mycket tid med dem. Använd Hög, Medium och Låg för att ange hur mycket arbete du lagt ned övervaka varje risk.
  • Förutsätt inte att du har alla de risker som identifierats. Den typ av risk är att den är oförutsägbar.
  • Låt inte politiken störa din bedömning. Detta händer en hel del. Folk vill inte tro på saker som de kontrollerar kan gå fel och kommer ofta slåss du om risknivåer. "Åh det aldrig skulle kunna hända" kan vara sant, men sedan igen kan det vara någons ego snacket.
  • Tänk vad som skulle hända om två eller tre saker går fel samtidigt. Sannolikheten är mycket låg, men effekten kan vara extrema. Nästan varje större katastrof involverade flera misslyckanden.