Hur man skriver ett PM

Skriva din egen memo

1. 1
   Analysera din målgrupp. Bestäm till vem du skriver detta PM (publiken) och vad publiken prioriteringar och bekymmer är. Upprätta varför detta PM skulle vara viktigt för läsaren.
2. 2
   Skriv rubriken segmentet. Rubriken segmentet bör innefatta vem memot är skrivet, som har skrivit anteckningen, den fullständiga och datumet memot skrevs, och ämnet (vad memo handlar om). Ett prov rubrik skulle se ut:
   Från: Ditt namn och befattning
   Ämne: (eller RE:) Vad memo handlar om (markeras på något sätt)
   
   • Alltid ta läsarna med deras rätta namn, använder inte smeknamn.
   • Vid konstruktion av rubriken, vara säker på att fördubbla utrymmet mellan sektionerna och justera texten.
3. 3
   Skriv öppningen segmentet. Ange syftet med påminnelsen och ange syftet i tre delar: samband med problemet, det visst uppdrag, och syftet med memo. Identifiera den exakta anledningen till att skriva PM och göra det tydligt för läsaren.
   
   • Om du har problem med att beskriva vad du gör för att lösa problemet (uppgiften uttalande), fundera på om du har klargjort situationen.
   • Inkludera endast så mycket information som behövs, medan det fortfarande är övertygande om att ett verkligt problem föreligger.
     
4. 4
   Innehålla en sammanfattning segment. Detta segment bör ge en kort redogörelse för viktiga förslag. Detta kommer att hjälpa läsaren snabbt förstår huvudpunkterna i memot. Sammanfattningen kan även innehålla länkar eller referenser till källor som du har använt i din forskning i frågan.
   
5. 5
   Expandera i diskussionen segmentet. Inom detta segment inkluderar alla detaljer som stödjer dina idéer och rekommendationer för att lösa problemet. Du kan också välja att föreslå framtida problem som kan uppstå och diskutera hur era rekommendationer se dessa problem inte kommer att uppstå (se tips).
   
   • Börja diskussionen med den information som är viktigast.
   • Börja med den mest allmänna informationen och flytta till särskilda eller stödja fakta.
6. 6
   Avsluta med ett sista segment. Stäng memo med en trevlig avslutning som anger vilka åtgärder du vill att läsaren ska ta. Tänk på sätt att läsaren kan dra nytta av informationen i promemorian och hur dessa förändringar kommer att vara fördelaktigt.
   
   • Var noga med att tänka på hur läsaren kommer att gynnas av de önskade åtgärderna och hur du kan göra dessa handlingar lättare. Man kan säga, "Jag kommer att vara glad för att diskutera dessa rekommendationer med dig senare och följer upp alla beslut du gör."
7. 7
   Avsluta med en uppmaning till handling. Om det är något du vill att läsaren ska göra efter en viss tid, säg det.
   
8. 8
   Översyn för stavning, grammatik och innehåll fel. Var särskilt uppmärksam på namn, datum eller siffror. Var konsekvent i den typ av språk du använder.
   
   • Få personlig. Använd ord som "jag", "du" och "vi". Att vidta åtgärder, skriver i aktiv röst.
   • Var konversera. Skriv ditt sätt att prata och inte vara rädd för att använda sammandragningar.
   • Visa inte upp. Undvik vetenskapliga ord och teknisk jargong.
   • Undvik "nedtyngt" ord: Enkla rot ord med tjusiga ändelser läggs ovanpå. Favoriter är "tion", "het", "ent", "ment", "ize," och "bilitet." Exempel: Säg inte, "Fortsättningen av vår utgivning av incitament beror på prioritering av anställda vid företagets mål." Istället säger, "Om du vill hålla få incitament, träffa företagets mål."