Hur man skriver en intern kommunikationsplan

Skriva en egen intern kommunikationsplan

1. 1
   Få ledarskap ombord. Om de högsta ledarna i din organisation inte är villiga att stödja en intern kommunikationsplan, blir ditt jobb att övertyga dem om dess betydelse. Utan deras stöd skulle föga förändras i era interna kommunikationen. Folk kommer att förbli okunniga och osäkra på vad som pågår.
2. 2
   Position kommunikation personal nära till ledare. Överväga att placera den högsta kommunikation anställde på samma nivå av auktoritet som andra ledare i organisationen. Med denna myndighet ger dem den information de behöver för att hjälpa organisationen att bestämma vad, när och hur man delar specifika meddelanden.
3. 3
   Förstå din målgrupp. Intern kommunikation är inriktad mot alla som arbetar inom en organisation. Innan du kommunicera med din personal, det finns vissa grundläggande information du behöver för att upptäcka om dem.
   • Fråga dem hur de känner för den nuvarande nivån på den interna kommunikationen. Urskilja om de känner sig informerade om förändringar, om de känner sig bekväma att dela sina åsikter, och hur de skulle vilja se kommunikationen förbättras.
   • Ställ de svåra frågorna. Se om de skulle vara villiga att dela med specifika exempel på när de kände out of the loop eller ignoreras. Försök att inte vara defensiv när de delar, lyssna med ett öppet sinne.
   • Identifiera hur medarbetarna gärna emot information: e-post, nyhetsbrev, ansikte mot ansikte, eller andra alternativ. Fråga om metoden beror på vilken information som delas. Till exempel kan en vecka tillkännagivande meddelas via e-post, men en stor personal förändring måste delas personligen.
4. 4
   Identifiera information som behöver kommuniceras. För nu, fokusera på ett enda meddelande som du vill förmedla, kanske din vision eller verksamhetsidé. När du utvecklar din inre kommunikationsplan, innehålla meddelanden om kommande evenemang, viktiga företagsinformation, personalförändringar och andra nyheter.
5. 5
   Lista kommunikationsmetoder. Det finns olika sätt att dela din information. Identifiera alla potentiella metoder för kommunikation och vilken typ av meddelanden ska komma igenom var och en. Tänk vilken metod som är bäst, inte bara för dina anställda och deras preferenser, men också för meddelandet och situationen. Till exempel, känsliga situationer tenderar att kräva ansikte mot ansikte kommunikation, inte e-post eller ett nyhetsbrev.
   • Formella metoder är avsiktliga handlingar av kommunikation och innefattar schemalagda möten, nyhetsbrev företag, alla mejl personal eller möten och rapporter.
   • Informella nätverk är mer ekologiska konversationer som äger rum på kontor, pausrum och under lunchen. De kan också ske via e-post, sociala medier-konton, och telefonsamtal.
6. 6
   Bestäm vem inom organisationen ska förmedla information till resten av personalen. Även om kommunikation personal hjälper hantverk budskapet, kan vissa typer av meddelanden måste komma från en ledare för organisationen. Eller kan det beslutas att varje handledare kommer att dela budskapet med sitt lag. Bestäm vad som är lämpligt för varje situation.
7. 7
   Craft ditt meddelande. Intern kommunikation bör vara ett lagarbete. Kommunikation Personalen bör spela en roll i att skriva meddelandet, även om det bara är korrekturläsning, redigering, och erbjuder förslag på ord val. Ta dig tid att arbeta igenom flera utkast, ständigt förbättra ordval.
   • Se till att du ger "varför" i meddelandet, inte bara "vad". Med andra ord, inte helt enkelt ge direktiv. Förklara resonemanget bakom dessa direktiv.
   • Korrekturläs, om detta kommer att bli ett skriftligt meddelande. Dålig stavning och grammatik kommer att reflektera negativt på ledaren och på organisationen som helhet.
   • Kontrollera för tydlighets skull. Du vill inte ditt budskap att gå vilse eller att bli missförstådd.
   • Se till att det finns tillräckligt underlag ges för att ge sammanhang till lägre tjänstemän. De har inte tillgång till de uppgifter på högre nivå ledare har. Ge dem vad de behöver veta för att fullt ut förstå de nyheter som delas.
   • Få slutligt godkännande. Bestäm vem behöver vara den att ge slutligt godkännande om det här meddelandet. Det kommer sannolikt att vara den högsta ledare i din organisation.
8. 8
   Vara avsiktligt med din timing. Ditt meddelande ska levereras i tid. Detta kommer att variera beroende på situationen. Dock är en bra princip om organisatorisk kommunikation som din personal bör veta innan allmänheten vet. Du kanske vill överväga staging meddelanden så att högre nivå personalen informeras först, sedan lägre nivå personal.
9. 9
   Få feedback. Efter att kommunicera viktig information, måste du se hur det mottogs. Du kan göra detta genom medarbetarundersökningar, möten, en-mot-en, casual chattar och luncher. Uppmuntra personalen att ställa frågor när de inte förstår eller håller med specifika budskap. Skapa en atmosfär där medarbetarna är engagerade, inte bara ta emot beställningar.
10. 10
    Införliva andra bra intern kommunikation praxis. För att hålla den interna kommunikationen i trim, det finns några strukturer för att sätta på plats. Bestäm vilka som fungerar bäst för din organisation.
    • Följ med på saker som utvecklingssamtal, en-mot-en möten och personalmöten. Anställda måste veta att de kan lita på dig att hålla ditt ord och att hålla informationen flödar.
    • Uppmuntra ansikte mot ansikte kommunikation mellan gruppledare och gruppmedlemmar. Kommunikation kan inte vara helt elektronisk utrustning om du vill att relationer att utvecklas.