Produktiva, värdefulla och engagerande möten kräver ett tydligt mål, en öppen dialog, och en stark ledare. Här är hur du gör din möten materia.
Steg
- 1Gör varje möte materia - eller inte uppfyller alls. Bestäm om ett möte behövs och bara bjuda in de nödvändiga folket. Enorma mängder värdefull tid går till spillo bara för att cheferna anser att ansikte-tid är viktigt, eller för att de har vant sig vid en viss rutin. E-post är vanligtvis tillräckligt för att ge ditt team en uppdatering eller en statusrapport. Men om du behöver omedelbar feedback från alla deltagare, då e-post kommer inte att vara så effektiv som ett ansikte mot ansikte möte.
- 2Definiera mål och distribuera agenda i förväg. Skapa en struktur för ditt möte. Bara ange den ideala resultatet ofta inspirerar deltagarna och gör möten mer produktiva. Åtminstone, understryker det en funktion som varje möte behöver: ett mål. Innan mötet ens börjar, se till att alla förstår målen genom att skriva en dagordning.
- 3Äga ditt möte, ta ansvar och hålla ditt möte framåt. Goda möten är produkter av bra ledarskap. Ta ansvar och göra det klart att du tänker hålla diskussionen aktuell, användbar och relevant. Visa dina kollegor att du respekterar deras tid genom att se en klocka eller timer är synlig för alla. Bo på ämne är också nyckeln till att upprätthålla ett schema. Om samtalet går utanför rälerna, fokusera gruppen genom att säga något i stil med: "Intressant, men jag tror inte att vi ska nå våra mål här Om jag kunde skulle jag vilja återvända till dagordningen.".
- 4Få det konstruktiva feedback du behöver från alla närvarande. Eftersom poängen med ett möte är tvåvägskommunikation, är det viktigt att få ärlig input från alla. Det är mötet ledarens ansvar att se till att alla hörs. Att skapa samförstånd eller komma till en grupp beslut, undvika att bära din åsikt på ärmen, det är lätt för en ledare att kväva en diskussion om alla tar resultatet redan är bestämt. Undvik frestelsen att avfärda idéer omedelbart - även när de är fruktansvärda.
- 5Nära med en handlingsplan, försöka se till att alla lämnar veta nästa steg. Också avsluta mötet med att fråga alla om de trodde att mötet var nyttigt, och om inte, vad som kan göras bättre nästa gång. Gör en uppföljning debriefing på egen hand för att förbättra dina mötesteknik.
- 6Håll koll på hur saker beslutats under mötet. Också hålla gruppen uppdaterad om utvecklingen. Detta kommer att hjälpa dig att organisera nästa sammanträde effektivare.
- 7Se till att ditt möte inte hända i isolering genom att låta rätt personer vet vad som beslutades och vad som kommer att hända härnäst. Det är lätt att gå ut i ett mötesrum, gå tillbaka till ditt skrivbord, och genast glömma alla förändringar, beslut och ny idé som din grupp kom upp med. Kontrollera att du har ett system för att hålla reda på vad som beslutades och vilka uppdrag alla kommit överens om att ta på så att du kan följa upp och hålla saker och ting, även om du inte skickar ut fullständiga mötesprotokoll.
Möte dagordning hjälp
Tips
- Se till att du börja och avsluta mötet i tid.
- Förbered ditt möte, som ofta glöms bort av många.
- Ett utmärkt verktyg för att ha ett produktivt möte med "OARR": Mål, Agenda, Roller & ansvar. Först bör ditt möte har ett mål. Om du har ett möte för att bara sprida information, slösa inte människors tid med ett möte. Skicka dem ett nyhetsbrev. Målet bör ha en aktiv komponent och om möjligt, en produkt för att visa för det: "Bestäm kvartalsvisa mål för laget". Dagordningen är en lista över de ämnen du adress för att få till detta mål, med en tidsfrist för att hålla dig på rätt spår. Till exempel "1. Granska statusen av förra kvartalets mål (15 minuter), 2. Rundabordssamtal förslag på mål (20 minuter), 3. Plocka topp 5 mål (10 minuter), etc.) för roller och ansvar, fastställa som körs i mötet, som håller anteckningar, och som kommer att tilldela åtgärder / "att göra", som kommer från mötet.
- Låt alla deltagare ger feedback utan att bli generad eller förolämpad.
Varningar
- Ledare behöver veta inte bara hur du kör ett bra möte, men även när den inte att hålla ett.
- Här är sju skäl till varför ett möte skulle ställas in eller bokas om:
- En viktig medlem kan inte göra det. Omläggning är en smärta, men det är värre att sammanföra alla och inte kunna göra det planerade arbetet. Om du behöver en nyckel ledamöternas arbete, planera om.
- Dagordningen har inte delats ut tillräckligt långt i förväg. Människor behöver tid för att förbereda sig inför mötet, komma med förslag och ändringar av föredragningslistan, och få en känsla för hur mycket tid varje objekt kommer och bör tilldelas. De bör få dagordningen minst 3 dagar i förväg.
- Syftet med mötet är oklart. När möten är helt enkelt informativa, deltagarna känner och ogillar deras tid slösas bort. Gör klart vad som ska åstadkommas, varför, hur och när.
- Arbetet kan göras snabbare eller bättre i ett annat format (t.ex. e-post eller telefon). Håll inte ett möte om det är det enda och bästa sättet att få arbetet gjort.
- Läsmaterial har inte delats ut på förhand. Läsning bör göras på varje enskild tid, inte gruppen tid.
- Den enda tillgängliga mötesplats kommer inte rymma gruppens tekniska behov. Om materialet inte kan läggas fram övertygande eller i sin sannaste form, vänta tills den kan.
- En ny händelse eller konstaterande har gjort mötets syfte / diskussion moot.
Saker du behöver
- Uppdateringar - Om flödet av information är ett sätt, skicka ett e-mail istället.
- Dagordning och mål
- Tidtagare - Ser till mötet startar och stoppar på schemat, påminner facilitator när punkterna på dagordningen kommer över sin tilldelade tid.
- Anteckningsblock - Rekord vad som sades och distribuerar minuter efter behov.
- Whiteboard Wrangler - Skriver idéer på tavlan under brainstorming, ser till varje idé registreras, oavsett om det verkar lovande vid första anblicken