Ett organiserat möte behöver en välskriven dagordning. Använd dessa steg för ditt lag kallar också. Påminn ditt lag som inte kommer att använda sin mobiltelefon eller sin dator under mötet, även om laget samtal. Innan du börjar mötet se till att de är beredda att ta anteckningar. Detta är också mycket viktigt när du är hos byrån möten och nya agent utbildning.
Steg
Skriva din egen agenda
- 1Börja förberedelserna i god tid. Det kommer att visa om du rusar dagordningen - du kommer att glömma saker eller att sätta saker i fel ordning.
- 2Om du har speciella gäster som deltog i mötet, ta reda på om de har några problem som kan kombineras för att de är släkt, liknande, eller ens samma i termer av medel eller slutar. Om så är fallet, ordna dem i en punkt på dagordningen. Organisera ordning händelserna efter tid och betydelse. Om något verkligen måste diskuteras omgående eller som en prioriterad fråga, kanske du vill placera den nära toppen av dagordningen så att du kan vara säker på att du kommer få till det under mötet. Vissa människor gillar att sätta saker som tar mycket tid nära toppen av dagordningen, så att de kan vara säkra på att de kommer att kunna tala länge om dem. Andra föredrar att sätta sådana föremål nära bottnen som det innebär att diskussionen om dessa frågor kommer inte skjuta andra artiklar från dagordningen och diskussion som sker kommer att tvingas att vara kortfattad, det är ditt samtal beroende på ämnet. Det kan ta lite trial and error för att besluta om en organisation stil du gillar.
- 3Kontrollera dagordningen för fel. Detta återspeglar på din uppmärksamhet på detaljer och omsorg för din position. Det hindrar också människor att distraheras av mindre fel eller genom att ordningsfrågor om fel.
- 4Skriv dagordningen eller maila den till alla deltagare. Du bör göra detta så nära själva mötet som möjligt. Om e-post, bara göra det om det har godkänts efter överenskommelse och alltid ha extra papperskopior upp ärmen på mötet. Någon glömmer alltid att ta ett tryckt exemplar!
Tips
- Beroende på vad dina kollegor föredrar, kan det vara värt att hålla en deadline för människor tyder idéer att lägga till dagordningen. Namnge en cut-off datum och tid, och håll dig till den. Tillåt ändringar när dessa ökar dagordningen eller är helt enkelt en fråga om händelser som tvingande din ursprungliga agenda.
- Ett utmärkt verktyg för att ha ett produktivt möte med "OARR": Mål, Agenda, Roller & ansvar. Först bör ditt möte har ett mål. Om du har ett möte för att bara sprida information, slösa inte människors tid med ett möte. Skicka dem ett nyhetsbrev. Målet bör ha en aktiv komponent och om möjligt, en produkt för att visa för det: "Bestäm kvartalsvisa mål för laget". Dagordningen är en lista över de ämnen du adress för att få till detta mål, med en tidsfrist för att hålla dig på rätt spår. Till exempel "1. Granska statusen av förra kvartalets mål (15 minuter), 2. Rundabordssamtal förslag på mål (20 minuter), 3. Plocka topp 5 mål (10 minuter), etc.) för roller och ansvar, fastställa som körs i mötet, som håller anteckningar, och som kommer att tilldela åtgärder / "att göra", som kommer från mötet.
- Om någon inte kan göra mötet, överväga att skapa en "Advance Ursäkter" avsnitt överst på dagordningen, eller lämna ett utrymme för detta och helt enkelt meddela dem under mötet.
- Om ditt företag har en särskild blankett för dagordningar, använd detta formulär som mall. För vissa ställen, är det viktigt att hålla sig till formeln.