Ett affärsmöte utan dagordning är mycket som att resa till en ny destination utan en karta. Utan en agenda, är ett möte som sannolikt har lite fokus, ingen riktning och inte tillvägagångssättet. Genom att skapa ett gott företagsklimat dagordning för ett möte, kommer du att ta effektivt hand om verksamheten och kunna fokusera effektivt på framtiden. Lär dig att skriva en affärsplan agenda med dessa tips:
Steg
- 1Välkommen deltagare och kallar mötet till ordning. Vid denna tid kan du göra några generella meddelanden som är relevanta för mötet eller mötesplats innan vi går vidare.
- 2Bjud sekreteraren och kassören att göra sina rapporter och svara på frågor. Under mötet bör sekreterare och kassör rapporter vara officiellt godkända av gruppen.
- 3Granska gamla affärer. Om ditt företag eller styrelse har avdelningar eller divisioner, bör varje grupp ges sin egen del av dagordningen för att ta upp två eller tre relevanta poster avseende tidigare eller pågående affärsfrågor. Framsteg för varje fråga skall rapporteras, och tid bör ges för frågor och ytterligare förklaringar.
- 4Adress nya affärer. Återigen bör varje division eller avdelning har en möjlighet att informera styrelsen eller grupp om kommande projekt eller insatser. Det kan vara dags att be om engagemang, frivilliga eller andra former av deltagande eller stöd. Tiden bör tillåtas för frågor och uppföljande svar.
- 5Ger en möjlighet för deltagarna att ta itu med nya frågor som berör inte diskuterats under andra ärenden på dagordningen. Detta kallas vanligtvis "Öppet forum". Under denna tid, kan nya problem eller idéer tas upp på ett ordnat sätt. Ordföranden genomför mötet måste erkänna, eller officiellt uppmana, en deltagare innan hon börjar sin öppna diskussionsforum.
- 6Stäng mötet när alla diskussioner är klar. Vid tidpunkten för adjourning, bör ett nytt mötesdatum ställas in. Detta förplanerade datum ska visas på dagordningen. Om det behöver ändras, kan det nya datumet återspeglas i protokollet.
- 7Skicka den nya dagordningen till alla förväntade deltagare så att de vet vad som väntar under mötet.
Tips
- Innan du skapar ett företag dagordning, kontakta respektive avdelning handledare och begära ämnen att inkludera på dagordningen.
- När du skriver in din agenda, använd en disposition format och en-eller två-ord-fragment för att beskriva varje ärende.
- Det är ofta bra att inkludera gången förväntningarna för varje punkt på dagordningen. Detta ger deltagarna en uppfattning om hur mycket tid för att blockera ut för mötet.
- Efter mötet, kan du välja att ajournera till en verkställande session för att diskutera några objekt av intresse, såsom icke-valda personal eller andra känsliga ämnen som inte bör ingå i protokollet från sammanträdet.