En Business Continuity Plan (BCP) är den minst dyra försäkringar alla företag kan ha (särskilt för små företag, eftersom det kostar nästan ingenting att producera). Den beskriver hur medarbetarna kommer att hålla kontakten och fortsätta göra sitt jobb i händelse av en katastrof eller nödsituation, exempelvis en brand på kontoret. Tyvärr har många företag tar aldrig tid att utveckla en sådan plan.
Här kan du se förslag på åtgärder och överväganden, i förkortad sätt för små företag att skapa en BCP som kommer att förbättra sina chanser att kvarvarande verksamheter under eller efter betydande katastrofer. Utveckling av en BCP för större företag inte omfattas av detta dokument.
Business Continuity Plans ibland kallas Disaster återhämtningsplaner (DRP) och de två har mycket gemensamt. Men en DRP bör inriktas mot att återhämta sig efter en katastrof medan en BCP visar hur man kan fortsätta att göra affärer tills återhämtningen sker. Båda är mycket viktiga och ofta kombineras till ett enda dokument för bekvämlighet.
Steg
- 1Dokumentera interna nyckelpersoner och säkerhetskopior. Dessa är människor som fyller positioner utan vilka ditt företag kan absolut inte fungera - göra listan så stort som behövs, men så små som möjligt.
- Tänk vilket jobb funktioner är kritiskt nödvändigt, varje dag. Tänk som fyller dessa positioner när det primära jobb-hållaren är på semester.
- Gör en lista över alla de individer med all kontaktinformation inklusive företag, hemtelefon, mobiltelefon, personsökare, affärer e, personlig e-post, och alla andra möjliga sätt att kontakta dem i en nödsituation där normal kommunikation kan vara otillgänglig.
- 2Identifiera vem kan telecommute. Vissa människor i ditt företag kan vara fullt kapabel att bedriva verksamhet från ett hemmakontor. Ta reda på vem som kan och inte kan.
- Du kan överväga att säkerställa att din kritiska personal (identifieras i steg 1) kan alla jobba om det behövs.
- 3Dokumentera externa kontakter. Om du har kritiska leverantörer eller entreprenörer, bygga en särskild kontaktlista som innehåller en beskrivning av företaget (eller enskilda) och all annan helt avgörande information om dem, inklusive nyckelpersoner kontaktuppgifter.
- Inkludera i din lista människor som advokater, bankirer, IT-konsulter... någon som du kanske behöver ringa för att hjälpa till med olika operativa frågor.
- Glöm inte allmännyttiga företag, kommunala och kontor samhället (polis, brand, vatten, sjukhus) och postkontoret!
- 4Dokument kritisk utrustning. Persondatorer innehåller ofta viktig information (du har off-site backup, inte du?).
- Vissa företag kan inte fungera även för ett par timmar utan en fax. Tycker du är starkt beroende av din kopieringsmaskin? Har du speciella skrivare du absolut måste ha?
- Glöm inte mjukvaran - som ofta skulle anses vara kritisk utrustning, särskilt om det är specialiserad programvara eller om den inte kan ersättas.
- 5Identifiera viktiga dokument. Bolagsordning och andra juridiska papper, räkningar, bankuppgifter, kritiska HR-dokument, bygga leasing papper, skattedeklarationer... du behöver ha allting som skulle vara nödvändigt för att starta ditt företag igen.
- Kom ihåg, kan du göra med en total anläggning förlust. Vill du veta när du ska betala lånet på ditt företags fordon? Till vem vill du skicka betalningen till din e-tjänster?
- 6Identifiera alternativ oförutsedda utrustning. Om ditt företag använder lastbilar, och det är möjligt att lastbilarna kan skadas i en brand i byggnaden, var skulle du hyra lastbilar? Var skulle du hyra datorer? Kan man använda ett utlopp företagstjänster för kopior, fax, utskrifter och andra kritiska funktioner?
- 7Identifiera din oförutsedda plats. Detta är den plats som du kommer att göra affärer medan dina primära kontor är otillgänglig.
- Det kan vara ett hotell - många av dem har mycket välutrustade affärs faciliteter du kan använda. Det kan vara en av dina entreprenörernas kontor eller din advokat kontor.
- Kanske distansarbete för alla är ett hållbart alternativ.
- Om du inte har en identifierad tillfällig plats, inkludera en karta i din BCP. Varhelst det är, se till att du har all relevant information (inklusive folks namn).
- 8Gör en "how-to". Den bör omfatta steg-för-steg instruktioner om vad man ska göra, vem som ska göra det, och hur.
- Lista varje ansvar och skriva ner namnet på den person som tilldelats. Dessutom gör den omvända: För varje person, lista ansvar. Detta sätt, om du vill veta vem som är tänkt att ringa försäkringsbolaget, kan du slå upp "försäkring." Och om du vill veta vad Joe Doe gör, kan du titta under "Joe" för den informationen.
- 9Lägga ut informationen tillsammans! En BCP är värdelös om alla uppgifter är utspridda på olika platser. En BCP är ett referensdokument - det borde alla hållas samman i något som liknar en 3-pärm.
- Gör massor av kopior och ge en till varje av dina nyckelpersoner.
- Hålla flera extra kopior på en off-site plats, hemma och / eller i ett värdeskåp.
- 10Kommunicera. Se till att alla i företaget känner till BCP.
- Håll obligatoriska utbildningar för varje anställd om de är på den kritiska listan eller inte. Du vill inte din icke-kritisk personal kör genom en isstorm att komma till en byggnad som har skadats av brand då undrar vad du ska göra härnäst.
- 11Testa planen! Du har verkligen lagt goda idéer ner, samlade all din information, identifierade oförutsedda platser, noterat din personal, kontakter och serviceföretag, men kan du dra bort det?
- Välj en dag och låt alla veta vad som kommer att hända (inklusive dina kunder, entreprenörer och leverantörer), och sedan på morgonen, handla som om din kontorsbyggnad har förstörts. Göra samtal - gå till oförutsedda webbplatsen.
- En sak du kommer definitivt att lära sig i testet är att du inte har fått det allt precis exakt rätt. Vänta inte tills katastrofen är ett faktum att räkna ut vad du ska göra annorlunda nästa gång. Kör testet.
- Om du gör några större förändringar, köra den igen några månader senare. Även efter att du har en solid plan, bör du testa den årligen.
- 12Planera för att ändra planen. Oavsett hur bra din plan är, och oavsett hur smidigt din provkörningar, är det troligt att det kommer att finnas händelser utanför din plan. Hotellet du tänker använda för din oförutsedda webbplats är värd ett stort konvent. Du kan inte komma in i banken eftersom katastrofen hände på en bank holiday. Strömmen är i ditt hus. Kopieringsmaskinen på företagstjänster företaget bryts. Din IT-konsult är på semester.
- 13Granska och revidera. Varje gång något ändras, uppdatera alla kopior av BCP.
- Låt den aldrig bli inaktuell. En out-of-date planen kan vara värre än värdelösa: det kan få dig att känna dig trygg när du är definitivt inte säker.
Tips
- Förutbetalda mobiltelefoner är ett billigt alternativ för kommunikation i nödsituationer. Mobiltelefoner kommer att sluta fungera i vissa katastrofer, så överväger ett satellitkommunikationssystem kan skydda din förmåga att kommunicera.
- Ha en väder plan för dina anställda med ett nummer de kan ringa för att få en uppdatering om villkor. Titta på några av de nya tjänster Internet-telefon som ger ett röstmeddelande.
- Dessutom, skicka textmeddelanden till Twitter är en billig sätt kriskommunikation när mark linjer och mobiltelefoner inte fungerar. Se till att alla på kontoret har ett konto och vet handtagen av nyckelpersoner.
- Håll din BCP ut och synlig så att alla ser det ofta - så kommer tanken på kontinuitet i verksamheten stannar på allas sinne.
- Bindemedlet du använder för din BCP bör vara mycket tydlig - ljus, är neonorange en bra färg.
- Alla kritiska personal bör behålla en kopia av BCP. Det är inte en dålig idé att hålla en i bilen.
- Enligt FEMA, är brand den vanligaste fara för kontor. Kontrollera att denna situation täcks i din BCP.
Varningar
- Lita inte på ett brandsäkert skåp att förvara dina datamedia. De flesta brandsäkra skåp är konstruerade för papper, en CD, DVD, diskett eller ett magnetband smälter. Få en media säkra för dessa poster. Ännu bättre, lagra data off-site!
- Gör inte piratkopierade kopior av viktiga program. Även om du kan göra det (ofta du kan inte), kanske de inte fungerar, och du kan skapa allvarliga rättsliga problem för dig själv. Kontakta din programleverantör om du inte förstår dina alternativ.
- Sprid inte din plan för människor som inte behöver ha det. Din BCP kommer att innehålla känslig och skyddad information som kan användas av en missnöjd anställd för fel ändamål.