Oavsett om du talar om ett elevråd, politisk grupp eller särskild arbetsgrupp, alla organisationer kräver en sekreterare. Sekreteraren är utan tvekan den viktigaste officer som han / hon är ansvarig för att organisera, tillgodogöra sig och sprida information inom och utanför organisationen. De måste organiseras, hårt arbetande, intelligent, och besitter goda skrivkunskaper.
Steg
- 1Besluta att detta är rätt jobb för dig. Vissa människor tror att det är lättare att vara sekreterare än kassör eller ordförande, men många möten veteraner kommer att säga att sekreterarens jobb är mycket svårare.
- 2Träffa den avgående sekreteraren om möjligt. Har honom eller henne att ge dig de tidigare möten "protokoll, korrespondens, rapporter, administrativa order, osv. Med lite tur kommer de redan vara väl organiserad och redo för dig att ta över dem, om inte, läs nästa steg.
- 3Få ett arkivskåp eller en portfölj. Dessa bör tillhandahållas av din organisation, men om de inte är, köpa används är ett bra första steg och ett utmärkt sätt att minska onödiga kostnader från din sida eller på den del av din organisation. Det finns många register som kan användas för administrativa dokument som mötesprotokoll, stadgar och så vidare, läs på om dessa och avgöra vilken som är lättast att följa och billigast att genomföra, och hålla sig till det systemet. Om du fick filerna i en oorganiserad röra, vill du inte lämna dem så för nästa sekreteraren när din anställning är avslutad.
- 4Lär att god organisationsförmåga göra en bra sekreterare. Om din organisations kontor inte är väl organiserad, är detta något som bör åtgärdas direkt. Använd kontoret för att lagra all relevant dokumentation och försöka anställa samma register som du har använt på din arkivskåp.
- 5Gå från små till stora när man organiserar filer och dokument. Börja med att lämna in all relevant dokumentation i ett arkivskåp eller portfölj, och sedan organisera hela kontoret och organisation som använder samma system, men i större skala. Det kommer att göra på kontoret är mycket användarvänlig och ger en hel del sinnesfrid för dig och din efterträdare.
- 6Utveckla goda kontakter och använd dem klokt. En vänlig, professionell hållning är mycket viktigt att en organisations sekreterare. Du kommer att lära dig mycket snabbt att de flesta sekreterare lita på ett intrikat nätverk av vänner och kontakter för att föra dag-till-dag affärer.
Tips
- Alltid uppträda på ett passande och professionellt sätt.
- Genom att ta bra mötesprotokoll och ge dem i tid (en timme möte bör ha 1-2 sidor minuter max, och dessa bör lämnas till gruppen för feedback inom 5 arbetsdagar) säkerställer att medlemmarna i organisationen är på "samma sida" och kunna vidta mer effektiva åtgärder förr.
- Dessa riktlinjer följer Roberts "Rules of Order", ett av de mest kända sekreterartjänster manualer hittills. Det är lämpligt att du söker upp denna värdefulla resurser, mycket av den är publicerad på nätet gratis.
- Använd inte ditt företag eller organisations resurser (dvs.: kontorsmaterial, e-postserver, laptop, etc.) för personliga aktiviteter. Även om du är en volontär, inte organisationen inte "skyldig" dig något, och det är i extremt dålig smak.
- Planera i förväg. Det är den roll som sekreterare samordna företagets / organisationens evenemang. Du kan helt enkelt inte köra en händelse på en sista-minuten-schema. Om du behöver för att planera något sista-minuten, vilket gör händelsen mindre formellt kan lätta på trycket för dina gäster och för dig själv.
- Alltid ha en plan B när du organiserar ett evenemang, eftersom man aldrig vet vad som kommer hända. Detta är särskilt viktigt om du catering en händelse eller förväntar högtalare och / eller underhållning för att visa upp. Det finns inget värre än att besöka ett event och har en kolossal screw-up inträffa. Om catering inte går att visa, skulle du bättre se till att du har kontaktat den lokala pizzerian i förväg och gett dem en heads up. (Observera: det lokala pizzeria bör nog vara bland din kontaktlista, alltför).
- En av de viktigaste funktionerna en sekreterare tjänar kommunicerar med sina medlemmar och allmänheten.
- Hålla medlemmarna informerade om aktiviteter, evenemang och planer och se till att allmänheten är medveten om kommande evenemang.
- Kommer du ihåg när du försöker att organisera möten och evenemang som organiserar andra människor kan vara svårt i bästa fall.