Den här artikeln beskriver de färdigheter och egenskaper som måste utvecklas för att vara en god personlig assistent. Använd den här artikeln som en checklista för att belysa områden som behöver utveckling.
Den bästa corporate personlig assistent positioner kommandot en bra lön men att komma till toppen av PA yrket kräver ett antal färdigheter och kompetenser. Professionalism och sekretess är varumärken som tillhör en bra personlig assistent. Top end PA rekryteringsföretag räknar PA: s att vara organiserad, effektiv, självgående, och IT-läskunnig..
Steg
- 1Utveckla god samarbetsförmåga - En bra PA unflappable under press. De är lugna och kunna tänka på sina fötter. Förmågan att fungera bra med andra, särskilt svåra personligheter är viktigt eftersom toppnivå PA: s arbete med VD, i mycket trycksatta miljöer.
- 2Utveckla god kommunikationsförmåga - De är den första kontaktpunkten för kunder och klienter, därför PA: s måste vara god verbal kommunikatörer, med en trevlig, men ändå professionellt sätt. Möjligheten att påverka människor är också viktigt, eftersom PA: s behov av att förhandla med andra för tid och resurser. God skriftlig kommunikation är nödvändig eftersom PA: s ofta svara på meddelanden om chefens räkning, och ibland skriva rapporter och sammanfattningar.
- 3Utveckla goda IT-kunskaper - en god personlig assistent förväntas ha följande IT-kunskaper: Microsoft Word (Advanced), Microsoft Excel (Intermediate), Microsoft PowerPoint (Advanced), goda kunskaper i ett e-paket som Microsoft Outlook, Lotus Anteckningar, eller Eudora. Det är fördelaktigt att ha ett bra grepp om en databasprogram som Microsoft Access, och vissa kunskaper i Microsoft Project.
- 4Utveckla bra internet färdigheter - Pa s bör också vara internet kunniga, eftersom de kan krävas för att göra forskning eller utföra uppgifter som kräver en god kunskap om Internet miljön. En god kunskap om e-handel är ett definitivt plus. En förståelse av internet marknadsföring och sökmotor beteende låter PA: s för att öka värdet på sin roll och ge bästa möjliga stöd till sin chef.
- 5Utveckla ett intresse för kontor teknik - I dagens tekniskt avancerade samhälle, är det viktigt att PA: s har en god förståelse för ny teknik. PA: s bör hålla sig à jour med de senaste kontoret prylar och teknik som de förväntas veta hur man fixar kontoret kopieringsapparaten och förstå funktionerna på chefens Blackberry. En bra PA kommer att rekommendera ändringar i kontoret teknik för att förbättra effektiviteten. De kommer att göra nödvändig forskning för att förstå hur genomförandet av ny teknik kommer att vara kostnadseffektivt för bolaget.
- 6Utveckla nödvändiga färdigheter för att: övervaka chefens mail och svara på deras vägnar, delegera arbete på chefens räkning, hantera chefens elektronisk dagbok, ta diktamen, förbereda dokument för möten, bok, hantera och minut möten, organisera och hantera händelser; göra komplicerade researrangemang, förbereda komplicerade resvägar, hantera en budget, delta i evenemang / möten som chefens ombud, uppträdande internet forskning, förbereda presentationer, skriva korrespondens, rapporter, nyhetsbrev och sammanfattningar, intranät uppdatering och webbplatser, underhålla effektiva system kontor arkivering; snabbt och exakt typ dokument, källkod kontorsutrustning och kontorsmaterial, hantera projekt, handleda personal.