Enterprise Mobility: Möjligheten för ett företag att kommunicera med leverantörer, partners, anställda, tillgångar, produkter och kunder oavsett plats.
Forrester Research
Den virtualiserad arbetsstyrka (även kallad distansarbete eller distansarbete) är ett mycket hett ämne men är tyvärr underutnyttjad. Ofta är management ovana att hantera avlägsna anställda, så det finns en naturlig rädsla för minskad produktivitet. Rörelsen i fjärrhantering kan vara förvirrande, men det har många viktiga utmärkelser, både på kort och lång sikt. Med en korrekt tillämpning av god förvaltning tekniker, kommer du att se en förbättring av den totala produktiviteten, en minskning i förslitning, en minskning av företagens kostnader och en massiv ökning av kompetens tillgänglighet. Ditt företag kan visa ledarskap genom exempel, liksom gynnas, din lokala samhället, och även den.
Med skyhöga, anställda som telecommute känner en omedelbar ökning spendable intäkter. Med en virtualiserad arbetsstyrka, kommer din byggnad Utilities minskar och du upptäcker att anställda som arbetar hemifrån effektivt sätta i fler timmar och uppleva färre sjukdagar. Workforce virtualisering också bort bilar från vägen, vilket gör ditt företag grönare. Genom att följa några enkla steg kan du göra verkligen din del för att hjälpa till med några av de mest kritiska frågorna som vi står inför i dag, bland annat ekonomi och samtidigt hjälpa din produktivitet ökar näringslivets och lägre kostnader.
Steg
- 1Ha förtroende för din ledning. Den främsta orsaken företag inte virtualisera sin arbetskraft är att ledningen är rädd att de inte kommer att kunna effektivt övervaka och motivera distansarbetare, de saknar tilltro till den egna kompetensen. Managing en avlägsen arbetskraft skiljer sig inte nämnvärt från att hantera lokala anställda - de flesta kommunikationen sker på telefon och via e-post, i alla fall. Dina chefer kommer att anpassa sig snabbt.
- 2Ha förtroende för din personal. Antalet två skälet till att folk inte virtualisera sin arbetskraft är att ledningen är rädd för att folk inte kommer att göra sitt jobb, att de kommer att " skruva upp "och ändå samla en lönecheck. Om du verkligen tror att om någon av dina anställda, så kanske du bör titta efter en annan person att fylla den luckan. Faktum är att de flesta människor är motiverade av prestation... Är det inte därför du anlitade dem i första hand?
- 3Forskning tekniken. Läs om hur du gör distansarbete en effektiv arbetsmiljö. Du kommer att upptäcka att det inte är väsentligt annorlunda än vad du redan har. Det finns massor av företag som erbjuder distansarbete tekniska alternativ för det enda syftet att hjälpa företag, som din, blir virtuell. Ju mer du lär dig, desto mindre skrämmande blir det. Och glöm inte att inkludera stöd. Tillgång till toppen teknisk support, företrädesvis tillgängliga 24x7, är avgörande för att säkerställa hög produktivitet hos de anställda när de arbetar på distans.
- 4Analysera varje jobb i företaget. Ta det tillvägagångssätt som virtualisering är ett krav: varje läge måste ha en stark motivering för att undvika det. Det finns vissa typer av jobb som helt enkelt inte kan vara virtualiserade, naturligtvis, men titta på var och en som inte är ett självklart "nej" och börja med antagandet att den effektivt kan göras från en avlägsen plats. Jobb där individen tillbringar merparten av sin tid att kommunicera via telefon och arbetar på datorn är bra matcher. Naturligtvis finns det undantag (virtualisera ett callcenter är ett stort arbete) men analytiker, projektledare, systemadministratörer och programmerare är exempel som kan passa lätt.
- 5Poll de anställda. Vem har redan förmågan att? De flesta av din arbetskraft kan nog. Det finns vissa människor som inte kan och berättigade skäl skulle omfatta distraktioner hemma (t.ex. små barn), brist på tillgång till höghastighetsinternet, inget tillgängligt utrymme för att skapa ett hemmakontor, eller vissa funktionshinder som kräver högt specialiserade boende.
- 6Projekt besparingarna. Detta kommer att ta del arbete - gör inga misstag om det. Du kan ta hänsyn till sådana saker som elektriska besparingar för att inte behöva köra persondatorer. Om du är mycket framgångsrik i detta arbete (virtualisering nästan hela arbetsstyrkan), därefter VVS besparingar kan vara betydande. Ansvarsförsäkring kan minskas. Kommer du att spara på säkerheten? Glöm inte vattnet räkningen. Tänk på att anställda som inte kör bil till arbetet kan ha en enorm omedelbara besparingar i transport kostnad så att du kan överväga detta en anställd fördel - en direkt ersättning ökar - men uppvägs av deras extra kostnader för el och VVS nu när de är i ett hem kontor. Prata med din HR-avdelning om de potentiella besparingarna i kostnad för levnadskostnader.
- 7Dokument prestandakrav. Detta är avgörande. Att effektivt hantera en avlägsen arbetskraft måste man ha förväntningar på jobbet klart definierade. Inte bara när människor är att vara "på jobbet", men en faktisk prestanda disposition. Migrera till fjärrhantering är som att flytta in i ledningen för första gången. Användningen av en uppgift tracking system hjälper distansarbetare hantera sina uppgifter lätt. Det ger också cheferna en mer objektiv utvärdering av prestanda med rapporter om slutförda uppgifter.
- 8Retrofit de anställdas hemmakontor. Det kan vara nödvändigt (eller önskvärt) för vissa (eller alla) anställda att använda sig av sin befintliga arbete dator hemma. Om deras hemdatorer är föråldrade eller inte ha krävt programvara (inklusive säkerhetsprogramvara) kan det vara mer kostnadseffektivt att kolla kontorsdatorn till deras hem. Se till telekommunikation är i ordning också, det är inte orättvist att få dem att betala för en extra ur egen ficka grund av sin nedsatta pendling kostnader. De kommer redan ha ökat VVS och el kostnader kör ett hemmakontor som de kanske inte har haft tidigare på grund av bakslag termostater och hålla lyset under pendling timmar. Du kanske vill ha någon att se över sitt hem teknik från både ett säkerhets-och effektivitetssynpunkt. Vissa företag gör en OSHA översyn av hemmakontor.
- 9Identifiera de ståndpunkter och människor som kommer att migrera. Gör en lista, men inte publicera hela listan på en gång. Lägg bara de första människor som migrerar. Gör det till en nyfikenhet och gör det önskvärt. Bara lägga de människor som migrerar inom nästa vecka. Detta kommer att väcka uppmärksamhet och få vara med på listan känns som. Det är den effekt du vill ha.
- 10Migrera i etapper. Förvänta dig inte att släppa in alla i en avlägsen miljö på en gång, en gradvis förändring kommer att visa dig hur man tweak processen. Å andra sidan, gör inte detta på en en-av-en-basis heller. Välj en grupp människor att starta: antingen en liten avdelning eller en person eller två från flera olika avdelningar. Efter din första migreringen, låt ett par veckor går innan nästa fas, men inte ta för mycket tid, som kan leda till att processen blir avbruten. Fortsätt stadigt men inte aggressivt.
- 11Hantera, hantera, hantera. Detta är den mest kritiska post-migration aktivitet! Medan ämneskategorier att hantera på distans är densamma som andra bra förvaltning expertområden, måste du vara dedikerad till att göra den nya miljön en succé. Se till att de känner en stark ledning närvaro och känna sig helt bekväm att det är precis som att arbeta på kontoret. Åtminstone inledningsvis, måste du dramatiskt öka din kontakt med distansarbetare, så att de inte känner sig övergivna. Om de börjar känna att de inte har någon vägledning, kommer de att bli rädda för sina jobb. Se till att de vet, varje dag, deras jobb krav. Håll telefon en-mot-en möten varje vecka med varje anställd (30 minuter är ett bra block av tid för detta).
- 12Fortsätt att utvärdera. Sluta inte med din första utvärderingen. Du kanske upptäcker att du missat en del jobb som kan virtualiserade. Omvänt, kanske du upptäcker att du gjort en felaktig bedömning och en del av de jobb är faktiskt mest effektivt göras på plats. Hoppa inte alltför snabbt för att vända dina beslut, men om du tycker att något måste rullas tillbaka, inte vara rädd för att göra denna förändring.
Tips
- Innan du börjar, kan du överväga att ha något litet för återkoppling för att få en känsla för hur de anställda tycker om möjligheten att virtualisera. Få feedback - de är också benägna att komma med några bra idéer om hur man kan göra processen mer effektiv. Du gjorde anställa smarta människor, eller hur?
- Tänk audio / visuella alternativ ( webbkameror ) för hemmakontoret. A / V-flöden från hemdatorer kommer att minska beroendet av telefon - du kan bara klicka på individen och börja prata, som om de vore på kontoret med dig. Också, medan ser någons ansikte inte behövs, men det lägger en betydande personlig påverkan. Det har också fördelen av att säkerställa att människor får upp och få klädd för arbete. Å andra sidan, om du vill att de ska ha möjlighet att arbeta i PJ: s, kan du gå med ett ljud enbart foder.
- Ge vägledning i hur en effektiv arbetsmiljö hemma. Vissa områden att diskutera är:
- Skapa en separat arbetsplats borta från vanliga familj utrymmen, tv och andra distraktioner
- Att ha en separat telefonlinje för affärssamtal
- Ställa familjens regler om avbrott under arbetstid
- Håll dig uppdaterad med teknik. Distansarbete och fjärr dokumenthantering växer med stormsteg. Google och Microsoft är i uppvärmda konkurrens för detta marknadssegment. Som nya verktyg blir tillgängliga, testa dem för din miljö. Eftersom detta blir vanligare, kommer marknaden att driva uppfinningen.
- Ha grupp samvaro. Du har talat om detta tidigare, att få ihop alla off-plats för en eller för teambuilding eller för utbildning. Nu måste du göra det. Minst en gång i månaden, se till att dina anställda allt samlas på ett ställe för ett möte greet-äta-funktion. Det stärker känslan av företagets enhet.
- Få Grön certifierad. Om du är tillräckligt virtualiserade, är du betydligt mer miljövänligt och du kan få lite erkännande. Detta är utmärkta reklam.
- Det är möjligt att börja med att tilldela några dagar i veckan till distansarbete och några till kontorsarbete. Det kan också finnas tillfällen då det är absolut nödvändigt för distansarbetare att vara på kontoret. Målet är full Enterprise Mobility, men att målet inte överskugga företagens produktivitet. Även en procentandel av distansarbete kommer att resultera i besparingar för företaget och de anställda.
Varningar
- Övervaka prestanda. Det kommer att vara en procentandel av människor som helt enkelt inte kan anpassa sig till att arbeta hemifrån. De är fortfarande bra medarbetare, men de behöver närmare övervakning (detta kan innebära vissa chefer). Om du inte kan hålla dem motiverade i en avlägsen miljö, flytta tillbaka dem. Gör det snabbt.
- Gör idén spännande. Det sista du vill är för människor att se detta som ett företags cut-back, eller för dem att tro att detta händer eftersom företaget är i trubbel. Snacka om att gå grönt. Snacka om ekonomisk stimulans. Snacka om familjeförmåner. Marknadsföra och främja idén inifrån väl innan du börjar.
- Informera dina kunder. Du behöver för att marknadsföra och främja idén till dina kunder på samma sätt som du gjorde med dina anställda. Exakt samma resonemang gäller, du behöver för dina kunder att förstå att du gör detta för att ytterligare förbättra ditt företag. Utveckla en lista på kundnytta. Du måste fortsätta att.
- Utveckla nya kontinuitetsplaner. En plan för katastrof fortfarande behövs, men det är väldigt annorlunda nu. Ompröva dina strategier. Detta är ytterligare besparingar område. Innan du virtualiserade, var du tvungen att ha beredskap alternativ ifall din byggnad blev otillgänglig. Det vill säga, i stor utsträckning, inte längre en primär fråga. Du behöver fortfarande beredskap för saker som strömavbrott, men de är mindre benägna att påverka din hela arbetsstyrkan på grund av den geografiska mångfalden.