Efter att du har lämnat in införlivande dokument, betalda anmälningsavgifter, utarbetade stadgar, och träffade med advokater och revisorer, är nästa steg att starta ett företag för att hålla ett första styrelsemöte. Detta möte krävs för att lagligt bilda ett bolag. Det finns flera viktiga saker att göra vid detta möte, men det kan också vara lite av en fest för dem som arbetar med att starta företaget, eftersom det signalerar slutet på den formella bolagiseringen.
Vid detta möte kommer de första direktörer och styrelsemedlemmar godkänna de styrande dokumenten, göra resolutioner, och välja den första styrelsen. Mötet kan vara mycket kort om det behövs, även om de ofta tenderar att ta längre tid än andra styrelsemöten, eftersom det finns oftast en hel del att diskutera om inledande driften av verksamheten. Följ riktlinjerna nedan för att korrekt genomföra en första styrelsemöte.
Steg
- 1Ange ett datum och tid bekvämt för alla ledamöter att delta. Se till att ge ledningen för företaget gott varsel så att alla kan delta. Generellt, i syfte att bedriva verksamhet vid mötet, måste du vara beslutsför, där en majoritet av samtliga ledamöter är närvarande. Vanligtvis kan direktörer "delta" i mötet med konferenssamtalet så länge som alla närvarande kan höra varandra. Styrelsen kan rösta genom ombud, om stadgarna föreskriver fullmaktsröster, men eftersom detta möte är en tid då de första regissörer kommer att göra många beslut, är det viktigt att så många ledamöter att delta i mötet som möjligt så att de kan ge sina bidrag.
Dina stadgar kan kräva vissa uppgifter som skall ges till varje styrelseledamot innan ett möte hålls, vilket oftast ger att meddelandet ges ett visst antal dagar i förväg. Om så är fallet, måste du ge korrekt meddelande. I andra hand kan du genomföra mötet utan att ge särskilt meddelande om samtliga styrelseledamöter närvara vid mötet och inte bestrider den bristande underrättelse om vissa regissörer missar mötet men beslutförhet är fortfarande närvarande vid mötet (under förutsättning att de varje underteckna ett avstående av meddelande), eller om styrelsen som missar mötet underteckna protokollet från det missade mötet. I allmänhet är det en bra idé för någon av styrelsens ledamöter som missar ett möte för att skriva på protokollet från den missade mötet genom att helt enkelt skriva "godkänd" och underteckna sitt namn. - 2Spela mötesprotokoll. Företagets protokoll där resultaten av rösterna, är registreringar av resolutioner, och sammanfattningar av föreslagna idéer i företaget hålls. En styrelseledamot, vanligen sekreterare, bör föra ett register över vad som pågick vid mötet. Protokollet behöver inte innehålla något speciellt språk, men bör korrekt återge vad som sades och gjordes på mötet.
Objekt som ska ingå i protokollet är: tid, plats, och ledamöterna är närvarande vid mötet, alla relevanta företag ställde frågor och en sammanfattning av några av de viktigaste frågorna som svar på den frågan, resultatet av eventuella omröstningar genomförs, inklusive vem röstade för eller emot, och all annan viktig information om vad som hände på mötet. En bra tumregel är att inkludera all information som en regissör som inte kunde närvara vid mötet skulle behöva veta. Protokollet ska arkiveras med alla andra viktiga företags dokument. Ett prov mall är länkad nedan. - 3Anta stadgarna. I många fall kommer ett företag som bara har införlivat bilda en bylaw kommitté i de tidiga stadierna av bolagsordning så att utarbeta en uppsättning stadgar för företaget. De första stadgar är oftast informellt överens om redan innan detta formellt möte. Därför är antagandet av stadgarna en enkel fråga om att ta en omröstning och dokumentera resultaten. I stadgarna själva får besluta om en särskild typ av röstning för upplösningar, men vid detta första möte, kommer varje styrelseledamot har en röst och en majoritet av alla ledamöter måste godkänna stadgarna. Varje styrelseledamot kommer vanligtvis underteckna lämpligt ställe på stadgar och resultatet av omröstningen kommer att registreras i protokollet från sammanträdet.
- 4Rösta på en "permanent" styrelse. Bolagsordningen ger oftast en "initial" styrelse. Dessa ledamöter är de som deltar i första mötet och gör det inledande arbetet för att bilda bolaget. Den första bolagsstyrelsen kan eller inte kan vara samma som den permanenta styrelsen. Vid det första mötet, kommer den ursprungliga styrelsen använda metoden av röstningen som föreskrivs i stadgarna för att välja den "permanenta" ombord. Antalet styrelseledamöter i bolaget anges i bolagets stadgar. Ordet "permanent" är inom citationstecken eftersom det refererar till den nyvalda styrelsen, men dessa ledamöter är vanligtvis upp till en omröstning om en varje eller vartannat år.
- 5Emittera aktier. Vid detta första möte, bör den fysiska intyg om aktieinnehav godkännas genom ett beslut av styrelsen. Varje stat har ett förfarande för de formaliteter som krävs i intyget. Många företag väljer att beställa "corporate böcker" från ett företag distributionsföretag som kommer med aktiebrev som lätt kan fyllas i och ges till aktieägarna.
- 6Gör eventuella andra relevanta resolutioner. Eventuellt, vid det första mötet du kan göra andra upplösningar nödvändigt att börja göra affärer. Sådana ämnen kan innefatta att välja en bank, en advokat (om man inte redan har valts), ett försäkringsbolag, och / eller en revisor. Du kan också välja att diskutera anställdas löner och förmåner. Det är inte ett krav för att diskutera dessa frågor vid ett första styrelsemöte, men det kan vara nödvändigt för att bedriva verksamhet och därför kan det vara effektivt att diskutera dem vid denna tidpunkt. Styrelsen kan också välja att ta upp andra valfria ämnen under den inledande styrelsemöte, i vilket fall bör man beakta följande:
- Bestäm om du kommer att kräva aktieägarna att teckna köp / sälj avtal.
Ett köp / sälj avtalet kräver en aktieägare att ge andra aktieägare eller bolaget den första rätt att vägra om de vill sälja sina aktier. Ett prov köp / sälj avtal ingår i "California Corporate Formation information" länken nedan. - Bestäm vem som ska ha rätt att teckna företaget.
Tänk vilken av styrelseledamöterna skall bemyndigas att underteckna avtal på uppdrag av företaget. Typiskt officerare i företaget (president, vicepresident, etc.) kan behöva tillstånd av intresse för effektivitet. - Bestäm om du kommer att vara en S Corporation.
En S Corporation är ett företag som väljer att undvika dubbelbeskattning av traditionella företag genom att betala skatt i företaget på individnivå. För att bli en S Corporation, måste samtliga aktieägare avsluta av valet på IRS-formulär 2553 och betala kvartalsvis skatter. - Välj en redovisningsmetod.
IRS kräver företag som har inventeringar för att använda periodiserad redovisningsmetod. Den periodiserade metoden använder begreppen "leverantörsskulder" och "kundfordringar." Detta innebär att du genererar intäkter när du säljer din produkt och köparen är skyldig att betala för det. Likaså är de företag kostnader genereras när bolaget blir skyldig att betala för något.
Den kontanta redovisningsmetod är betydligt enklare. Det fungerar i princip som ett bankkonto. Intäkter redovisas när den tas emot, och kostnader redovisas när verksamheten betalar sina räkningar.
De finansiella frågorna för ett företag kan vara ganska komplicerat. Hyr en bra revisor eller finansiell rådgivare för att ge råd till företag om dessa frågor. - Tillstånd till att medel för initiala kostnader och inköp.
De individer som godkänts i avsnittet ovan kanske vill tillåta utlämnande av medel från företagets konto för eventuella startkostnader som kan uppkomma, t.ex. kostnader för advokater, hyra, inventering, etc.
- Bestäm om du kommer att kräva aktieägarna att teckna köp / sälj avtal.
Tips
- Styrelsemöten i allmänhet bör genomföras som andra affärsmöten. Var artig när andra talar, vara artig när du talar till andra, och ta anteckningar vid behov.
- Styrelsemöte behöver inte vara en formell affär, kräver affärsdress, en strikt dagordning och ett stelbent system för hur mötet kommer att köra, även om vissa företag, oftast med stora styrelser, väljer att köra möten på detta sätt för effektivitetens skull.
- Ert bolag stadgar innehåller svar på många frågor som kan uppstå vid mötet. Föreslå att alla styrelseledamöter att de noggrant granska de föreslagna stadgarna innan du deltar i mötet.