Ingen är inspirerad av utdragen möten fyllda med dåsighet och avstängning. Det är knappast ett produktivt sätt att få något arbete agenda framåt. Ändå kan möten hamna här sättet när företag eller arbetsplats kultur subtilt glider in antar att långa möten betyder resultat. Medan enstaka långa mötet är förmodligen nödvändigt, kunde majoriteten av långa möten troligen göra med en bra beskärning för att återställa de anställdas moral, öka kreativiteten och förbättra effektiviteten. Oftast är det upp till din chef att ta initiativ till att omdirigera slingrande möten. Hur du subtilt och artigt få din chef att inse behovet av att korta möten?
Steg
- 1Sortera din tänkesätt innan närmar din chef. Var helt säker på att du inte är den enda att hitta mötena långa och tråkiga - vissa människor har en predisponerade motvilja av möten i alla former och former, och detta är ett hinder för sin egen sort. Möten bör vara produktiva, interaktiva och underhållande sätt att sammanföra alla. Om det inte är vad som händer i dina möten och de är i själva verket improduktiva tid-suckers, då är du förmodligen rätt att gå om att söka förkortade kära.
- Noggrant mäta reaktionerna hos dina medarbetare efter möten och tid mötena under några veckor, för att vara säker på att det är inte bara du som finner mötena långa.
- Beakta pre-och post-mötet beteenden. Gör dina egna observationer. Folk blir konsekvent till mötet sent? Är folk i tid men i slutändan göra tomgång Chit Chat väntan på chefen eller presentatören att visas? Ser du människor dröjande runt bordet efter mötet är över eller deltagare ängsligt hålla ett öga på klockor och riva ut genom dörren för tillfället mötets stängd? De flesta berättar om allt, är människor som faktiskt säger att de inte kan följa de långa möten de är utsatta för?
- Leta efter eventuella tidsödande beteenden inte bara före och efter mötet, men också under möten. Drivs många möten som genomförs som ett skenande tåg där moderatorn har ingen kontroll och konversationer ofta off-ämne? Är folk utan andel i resultatet att lägga sina två cent är värt en hel del av tiden? Finns det någon gallerierna eller tangentiell prat som pågår?
- 2Göra en del forskning om hur möten kan göras mer effektiva. Kanske några välplacerade exempel på bra möte strategier hjälper dig att presentera en solid fall när man försöker övertyga din chef att hålla kortare möten. Detta kan uppnås med bakgrund forskning om de bästa sätten att köra ett möte. Strategierna kan variera beroende på din bransch, praxis på arbetsplatsen och lagarbete krav, men det finns vissa grundläggande element för att göra något möte effektivare och mindre tidskrävande:
- Fokus på olika sätt att minska tidskrävande möten och hur man har mer korta i stället för längre sådana. Denna metod kan vara ett bra sätt att kompromissa med en chef som uttrycker en preferens för massor av regelbundna möten. Du kan föreslå att endast en eller två av dessa möten vara lång, medan resten är bara korta incheckningar eller catch-ups.
- Fundera på om mötena hålls bara på grund av tradition. Detta förankrade skäl för att hålla ett möte kan vara en riktig hold-up eftersom det verkar helig. Ändå är det vettigt att påpeka att ett möte har blivit lång följd enbart av tradition, eftersom det kan vara första gången någon har märkt eller hade modet att säga det.
- Även om du inte vill låtsas att du vet mer än din chef, kan det ibland vara till hjälp för att analysera kostnaden för att hålla långa möten. Prata med medarbetarna om vad långa möten kosta dem i form av tid och hålla deadlines. Titta på hur mycket av diskussionen i möten vandring eller umgås utklädd arbete. Även titta på tid att komma till och från mötet. När din chef, kan tiden i möten vara betydande - till exempel verkställande Time Använd Project som visade chefer tillbringar ungefär en tredjedel av arbetstiden i möten. Det är i genomsnitt ca 18 timmar per vecka, inte står för telefonsamtal, tillbringade affärsluncher och tid förbereda möten. Belysa dessa kostnader skulle kunna hjälpa till att övertyga din chef att börja titta på sätt att minska långa mötestider.
- Tänk som behöver vara på mötena. Återigen, kan tradition diktera att fler människor än de faktiskt behövde hamna på mötet. Ju fler, desto mer utdragen ett möte vara.
- Umgås-at-arbetet är ofta dold under sken av möten. Management-gurun, den sena Peter Drucker, kommenterade en gång att "man antingen uppfyller eller ett verk - man inte kan göra båda samtidigt." Kanske göra en del forskning om sätt att föra samman det team som inte innebär möten men ändå uppfylla denna önskan att samlas, t.ex. fredag eftermiddag tilltugg och drycker. Det är mycket trevligare att erkänna umgås för vad det är än att gömma sig bakom ett möte fasad.
- 3Brainstorm några idéer att presentera din chef för minskad mötestid. Du är mer benägna att vara övertygande om du presenterar din chef med lösningsförslag för olika sätt att uppnå kortare möten än om du helt enkelt klippa upp klagar möte längd störa ditt dagliga begrundan. Använda forskningsresultat från föregående steg för att hjälpa dig att skräddarsy några idéer för att göra din arbetsplats möten mer effektiva och mindre utdragen. Samt skräddarsy idéer som är specifika för din arbetsplats, några allmänna idéer du kan ha nytta av är:
- Bara be deltagarna att möten, speciellt när det är uppenbart att en hel del deltagare inte bidrar till bristande kunskap om området, eller intresse för det.
- Granska nyttan av regelbundna möten som blivit inventarier (det är "den tiden på veckan") snarare än motivationsfaktorer eller användbart. Föreslå deras avlägsnande eller minimering.
- Undvik möten som bara gummi-stämpel ett beslut som redan har överenskommits. Om det handlar om att dela information, så använder e-post eller bulletiner.
- Håll en månatlig uppdatering möte med alla på arbetsplatsen att konsolidera tidigare separata uppdateringar möten - om uppdateringarna är känsliga, oavsett rang eller filial, är en uppdatering en uppdatering.
- Schemalägg bestämda tider för möten och alltid börja i tid. Göra det känt genom att börja i tid, varje gång som eftersläntrare kommer att sakna detaljer och kommer att fånga upp missade information med hjälp av eget initiativ efter mötet. Dessutom kan den schemalagda längd för mötet hållas till genom användning av en timer. När den slocknar, det är det.
- Skapa set dagordningar eller listor syfte för möten om de inte redan är i bruk. Detta orsakar möte innehavarna att tänka på "varför" av mötet snarare än det faktum att ett möte. Efter att ha gjort en dagordning, har dem ifrågasätter punkterna på dagordningen för att se om de verkligen behöver ett möte. En annan användning för en agenda eller lista är att bara hålla ett möte när föredragningslistan eller listan når en inställd punkt - innan dess, borde det inte finnas någon anledning till ett möte. Vänta inte för länge men - en alltför lång dagordning kan främja längd och oreda!
- Låt inte mötesdeltagare sitta ner. Om du verkligen vill tänka utanför boxen, institutet ett "nej sitta ner" politik. Ingen blir för bekväm, som uppmanar deltagarna att vilja komma till saken och gå vidare.
- Prova att koppla bort ett ordinarie möte för att se om någon missar det eller om arbetsbelastningen missar det.
- 4Fundera på vilka sätt din chef kanske sviker eller förbättra mötet förfarandet. Titta på både negativa och positiva delar av din chef "stil i möten. En av nycklarna till "hantera upp" är att fokusera på styrkorna hos din chef, för att hitta de sätt som du kan hjälpa till att göra dessa lysa mer, samtidigt subtilt avskräcka svagheter. Till exempel kan din chef vara övertygad om att winging det i mötena är helt bra, men som en följd av bristen på en dagordning, mötena brukar ströva överallt. Ändå verkar din chef för att vara mycket bra på att få till kärnan i frågan genom att lyssna på andras bidrag. Detta gör att du kan försöka hitta ett sätt att införa en agenda för alla möten för att hålla ämnen på rätt spår, säger att det skulle hjälpa alla som kör ett möte (och därmed inte peka ut din chef). Och kanske du kan föreslå dela längre möten i en serie kortare som fokuserar på ett enda ämne bara, som kan hålla din chef på ämnet också. Du kan sälja denna till din chef som om att se till att endast de personer som är mest sannolikt att bidra med något relevant, användbar och inspirerande att delta i enskilda möten, snarare än att ha deltagare distrahera hela mötet från dess syfte.
- 5Be för en kort pratstund med din chef. Se till att din chef har lite tid avsatt för dig att prata effektivt tillsammans. Om detta innebär att få en plats i sin kalender, penna den i. Och, om du tänker ha någon annan följa med dig, var försiktig. Om du inte är säker på att han eller hon kommer att tillföra värde, anser att din chef kan känna sig underlägsna och kunde se detta som "gadda ihop" eller som personlig kritik. Å andra sidan, kanske i en miljö som värdesätter laget närmar sig, vrida upp med en annan gruppmedlem uppfattas som bekräftar ett gemensamt överenskomna problem i behov av fixering.
- 6Var artig, respektfull och rakt på sak. Det kan vara svårt att ta upp ett ämne som din chef är tänkt att vara den myndighet och sista ordet men svagt hjärta aldrig vunnit något, så var beredd. Börja med att förklara att även du uppskattar möjligheterna att gå samman med andra på arbetsplatsen för att diskutera, är du orolig för att mötet kulturen på arbetsplatsen verkar gynna mycket långa möten (gör ditt bästa för att använda ett språk som distanserar den "skulden" för långa möten från din chef). Kortfattat förklara hur detta påverkar dig och några av de medarbetare du har pratat med. Uttryck din önskan om kortare möten för att ge dig och dina kolleger medarbetare mer tid för att få jobbet gjort. Vid denna punkt, vara artig och be din chef om han eller hon är intresserad av att höra om några av dina forskat idéer för sätt att göra mötena mer dynamisk och mindre utdragen. Ta din cue från chefens svar.
- Kom alltid ihåg din position i relation till din chef. Det är svårt att hantera människor väl och vissa chefer är lätt hotas om de upplever att personalen känner att de skulle kunna hantera bättre. Du kommer att gå långt genom att visa vördnad och respekt tillsammans med ditt initiativ. Vara äkta, uppriktig och omtänksam. Mest av allt, förstår att din chef väl kanske känner samma som du, men känner sig tvungen för en eller annan anledning att fortsätta saker som de är - du kan faktiskt presentera honom eller henne med en anställd-initierat lösning, så det kan småningom fungera för er båda.
- Var redo för frågor. Ser inte frågor defensivt, även om de används på det sättet. Istället, visa frågor som en möjlighet att utforska idéer tillsammans på djupet, som en del av din övertalning. Och om möjligt, ju mer du kan få din chef att tro att han eller hon kom upp med några av de lösningar, desto mer sannolikt att de kommer att antas, så att inte prata för mycket - och aldrig avbryta. Detta är helt enkelt vanlig hövlighet att varje person, chef eller inte, förtjänar.
- Så mycket som möjligt, fokusera på fördelarna med korta möten. Sammanställ en lista på papper om du inte kan komma ihåg - om det behövs, kan du alltid erbjuda att lämna listan med din chef för eftertanke. I själva verket, om du är medveten om att din chef föredrar att läsa saker först och sedan diskutera, se till att du har ett par anständigt presenterade förslag på papper för att underlätta passagen av dina idéer. I det här fallet kan du föreslå alltid plocka upp samtalet efter din chef har haft möjlighet att läsa din information.
- Eftersom övertalning av en chef är om "hantera upp", gör en del läsning om hur man blir en framgångsrik "intraprenör" kan vara till hjälp. Sådant lärande är aldrig bortkastad!
- 7Föreslå till din chef att du tar på förbättrad möte effektivitet som ett personligt projekt. Om det finns några saker som din chef går med skulle vara en bra idé, ta initiativ till att göra vad du kan för att hjälpa. Detta kommer att minska belastningen på din chef, visar din vilja att fullfölja dina idéer och låter dig övervaka framstegen.
- Ta några förslag för din chef om att förkorta mötestider och köra med dem. Idéer med chefen "buy-in är redan god-to-go och bör prioriteras. Stötta din chef och vara beredd att visa att du gör det öppet.
- Erbjud dig att utveckla ett utkast till ett nytt möten policy eller rättegång strategi som kommer att innehålla de idéer din chef har överenskommits med dig. Det fina med att erbjuda för att göra detta är att du får lite utrymme att vara mer kreativ under sin utveckling eftersom det är bara ett "utkast" och din chef har att okej det ändå. Detta gör att du kan vara djärv och införa andra gillar-idéer som kanske inte undersöktes under din diskussion med chefen. Förklara att det du utvecklar kommer att bli kort, målmedveten och omtänksam av all personal. När du förbereder det, ge en tydlig uppsättning regler för möten med KISS (keep it simple soothsayer) metoden. Antal mötet reglerna och skriva dem i korta, koncisa meningar, använda beskrivande men lätt att förstå språket.
- Som en del av ditt erbjudande, föreslår att du fortsätter att diskutera med personal för att ta ombord deras förslag. Men var försiktig, eftersom du inte vill ge chefen intryck av detta är att förvandlas till en gigantisk cirkus av ett projekt. Låt din chef ser att detta inte kommer att ta mycket tid och kommer inte förtära dig eller andra medarbetare. Till exempel kan du säga att du kommer att använda en online-undersökning som ger anonyma resultat för att få insikt från medarbetare på ett icke-störande sätt. Hjälp sälja denna idé genom att säga att du kommer att vara ute efter ännu bättre idéer för att korta möten från de anställda, visar att detta innebär att deras buy-in.
- Titta på de många möjliga alternativ till möten. Dessa är oändliga och igen, beroende på din arbetsplats behov, men några idéer inkluderar: gör en telefon / Skype-samtal eller ett konferenssamtal, få feedback med online-undersökningar, har en rolig händelse efter timmar, skicka ut uppdateringar via e-post eller intranätet uppdatering, använda anslagstavlor, skapa affischer, etc. Om du behöver input till en idé, ett sätt att undvika ett möte är att lämna en whiteboard i ett öppet kontor för brainstorming-på-din-bekvämlighet, vilket de anställda att poppa in och ut under dagen som de vill. Detta frigör mötestid och är bra för de mer tystlåtna medarbetare som kan lämna sin idé obemärkt.
- 8Följ upp med en promemoria som bekräftar vad du gör och vad du tror kommer att hända härnäst. Detta kommer att bidra till att stelna viljan att förkorta möten och att hitta mer kreativa sätt att dela information inom arbetsplatsen. Det garanterar också att dina ansträngningar har välsignelse av chefen.
- 9Spåra resultaten att uppfylla förkorta åtgärder. För att hjälpa din chef se till att mötena är kortare och att produktiviteten och kreativiteten har gynnats som ett resultat, erbjuda att spåra resultaten. Håll uppgifter om mängden av möten skall hållas före och efter, samt uppgifter om mötet varaktighet och graden av tillfredsställelse av mötesdeltagare och anställda-i-allmänhet. Utnyttja enkätverktyg och diagram eller diagram för att sammanställa denna information lätt. Återigen, detta är inte menat att vara en börda, bara gör tillräckligt för att bevisa den punkt att färre och kortare möten gynnar alla. Samla tillräckligt relevanta data kan ta några veckor eller månader, beroende på vilken typ av arbete som din arbetsplats gör. Håll din chef skrivit så att han eller hon vet att du inte har glömt.
- Be anställda att fylla i en enkät kring deras effektivitet nivå efter mötestider har kortats. Du behöver inte kartlägga alla efter varje möte. Istället hämtar ett slumpmässigt urval för att generera resultat.
- Begär förslag på hur man kan förbättra processen. Fortsätt att be om förslag och idéer från medarbetarna. Idéer genereras före genomförandet av politiken kan förändras med tiden - till exempel, kan tanken på att kunna avsluta möten i 15 minuter ha sett ut som en bra idé i förväg, men kanske du har upptäckt att du verkligen behöver 30 minuter för att verkligen åstadkomma något.
- 10Presentera resultat och relevant information till din chef för att förstärka din förkortad möte experiment. Visa hur kortare möten har förbättrat personalens moral, ökad effektivitet och stimulerat nya sätt att närma sig utbyte av idéer och information. Samtidigt diskuterar detta verbalt är den enklaste metoden, kanske sammanställa alla relevanta data i en lista eller ett diagram för snabb genomläsning - hålla det klart och kort. Som väl skapa någon dokumentation (t.ex. "Vår arbetsplatsens effektiva möten riktlinjer") och visuella påminnelser (t.ex. en affisch som anger "De tre regler för ett effektivt möte") som krävs för att säkerställa att kortare möten kommer att fortsätta att vara vägen framåt i din arbetsplats. Ytterst, inser att det tar tid att förändra företagskulturen men med chefens stöd och bevis för fördelarna, kommer det snart att börja förändras till det bättre.
Tips
- När man talar med din chef om du har konkreta exempel på hur företag har förlorat på grund av overextended möten, avslöjar dessa men gör det utan att kasta skulden på någon enskild. Leta efter sådana saker som klienter undersökningar missas eftersom de anställda inte var vid sina skrivbord eller arbetare som blev ofokuserad efter (eller före) mötet och missade en affärsmöjlighet.
- Kom ihåg att även om du har blockerat 30 minuter för mötet och du kan uppnå ditt mål i 20, att lämna tidigt och inte sitta tjitt chatta.
- Utse en särskild mötesplats (void distraktioner såsom telefoner, mobiltelefoner och datorer). Om möten hålls över hela kontoret, i pausrum eller vissa medarbetares kontor, överväga att utse ett rum som mötesplats (t.ex. styrelserummet). Mobiltelefoner, lap tops och andra distraktioner bör elimineras från detta rum för att möjliggöra en mer fokuserad möte.
- Överväga att utveckla affischer för mötesrum som har påminnelser om sådana saker som att veta syftet med mötet och hålla mötet till dess inställd tid. Eftersom folk börjar ta dessa typer av påminnelser för givet över tiden, ändrar affischen stil eller färger då och då, för att hjälpa människor att titta igen.
Varningar
- Var försiktig om din chef är den sortens person som innehar massor av möten för att verka viktig och kraftfull. Bara du kan bedöma detta ur sammanhanget, men om du känner att detta är ett problem, måste du trampa med försiktighet när föreslå färre och kortare möten, eftersom detta skulle kunna uppfattas som ett direkt angrepp på hans eller hennes maktbas. Ändå är det inte lämpligt för denna anledning att vara bakom alla andra blir improduktiva. Du kan också hitta några medarbetare känner på detta sätt om deras närvaro vid möten, så ha detta i åtanke när man gör undersökningar av medarbetarna.
- Om du upptäcker att produktiviteten bromsar eller samverkan lider, som en följd av den minskade mängden tillåtna tiden för mötet, vara säker nog att revidera din plan. Du kan behöva gå igenom flera försök innan du "få det rätt."