Prata i telefon kan vara lätt, men tränar bra telefon etikett är mycket svårare.
Steg
- 1Säg "hej?" när du hämtar. Om det inte är ditt eget hem telefonen säga, "Hej, (efternamn) bostad, får jag fråga vem som ringer?". Vissa känner ett vänligt "Hallå?" är OK, men andra vill ta upp plats. Se vad som passar dig.
- 2Försök att undvika att sätta någon på is. Om det händer att du inte kan hitta den person de försöker ringa inom 30 sekunder till en minut för att sätta dem på håll, ber om ursäkt i ett lugnt och artigt tonfall, "Jag är ledsen, är John inte tillgänglig just nu. Vill du att jag ska ta ett meddelande och har John ringa tillbaka, (ringer namn)? "
- 3Om den person de försöker ringa är inte tillgänglig, säger så. Ett bra sätt är att säga: "De kan inte komma till telefonen just nu, vill du att jag ska ta ett meddelande?"
- 4När du ringer ett samtal, uppge ditt namn om du letar efter någon annan än den person som plockas upp. "Detta är Jane, (state din relation till den som ringer: vän, skolkamrat, etc.)? Kan jag tala med John" Säg det i en lugn, artig tonfall.
- 5Presentera dig själv med, "Hej, mitt namn är Jane och jag fick det här numret från john, jag ringer om..." om den person som plockar upp inte känner dig.
- 6Alltid avsluta med, "Tack - Good bye."
Tips
- Leende medan du talar i telefon kan ge din röst en vänligare ton, även i formella samtal.
- Fråga: "Hur kan jag hjälpa dig?" istället för "Kan jag hjälpa dig?". Den andra frågan är korrekt besvaras med ett "ja", vilket kommer att leda till en besvärlig paus, varefter du ändå blir tvungen att fråga dem hur du kan hjälpa dem.
- Om du är på jobbet, är det vanligt att säga namnet på ditt företag när du plockar upp telefonen, följt av ett erbjudande om hjälp. Till exempel: ". God eftermiddag, John Meyer kontor Hur kan jag hjälpa dig?"
- När du tar ett meddelande, se till att få den personens för-och efternamn. När du tar ner antalet, upprepa det tillbaka till dem för att bekräfta att du hört det på rätt sätt. Be att upprepa informationen, men inte mer än två gånger. Du vara försiktig och du bryr dig om att mottagaren inte har några förväxlingar. Den som ringer kommer att uppskatta det.
- Förutsätt inte alla har nummerpresentation eller att en vän kommer att känna igen din röst. Folk låter annorlunda på telefonen.
- Om du är den som ringer, är ett utmärkt steg för att identifiera dig direkt - om du är någon att mottagaren kommer att vilja prata med. "Det här är John Smith kallar för Roy Jones. Är han tillgänglig?"
- Om du ringer, uppge namnet på verksamheten, även om du ringer någon som du just talade. Till exempel "Hej, detta är Josh med JM Law Associates". Bara "Detta är Josh" kan låta människor förvirrade om vem de talar med.
- Håll en penna ett papper till hands för att ta anteckningar. Det är oförskämt att be någon att vänta medan du går riva igenom huset söker pennor. Detta gäller särskilt om du pratar med en affärskontakt. Du vill inte att de ska tro att du en oorganiserad, fly-by-night typ av outfit.
Varningar
- Om du har problem att höra personen, låt dem veta. Chansen finns att du kommer att tala högre än normalt, om detta händer och du inte vill att de ska tro att du skriker.
- Samtidigt berättar någon du inte kan höra dem inte skrika. De kan förmodligen höra dig fint.