Ett bekräftelsebrev är korrespondens som skickas för att bekräfta en muntlig överenskommelse. Det kan vara företag eller annan anknytning. Brevet kan också bekräfta en bokning, ett svar på en inbjudan, mottagande av en olika produkter eller tjänster, eller möte och konferensarrangemang. Använd dessa steg för att skriva ett bekräftelsebrev.
Steg
Skriva din egen bekräftelsebrev
- 1Använd brevpapper eller en formell presentation av ditt namn och adress om det bekräftelsebrev erbjudanden med företagsfrågor. Du kan även använda en förtryckt etikett med samma information.
- Om det är en personlig fråga, kommer andra papper räcker och tillåter dig att inkludera mer individualiserade produkter. Vissa situationer kan betrakta ett mail så är lämpligt, men hålla rätt formalitet.
- 2Börja med lämplig hälsning enligt innehållet i brevet. Vissa affärsbrev kan kräva att du använder "Dear Sir eller Madame" eller andra liknande hälsning.
- I fallet med en mer informell korrespondens, eller kan om affärsbekant är en vän, ett förnamn eller annan mindre formell formulering användas.
- 3Bekräfta uppgifterna om den gjort arrangemang. Detta kan inkludera datum, tider, plats. Var specifik.
- 4Adress andra detaljer som kan vara relevant för avtalet. Dessa uppgifter kan vara ansvar för särskilda uppgifter eller återstående uppgifter som skall slutföras.
- Om du begär att någon tar ansvar för en uppgift, tyder på att de bekräftar med dig om detta arrangemang är angenämt. Du kan ange att du behöver detta skriftligen, eller om telefon eller e-post är tillräcklig.
- 5Bekräfta mottagandet av post som kräver bekräftelse. Till exempel, "Jag är glad för att bekräfta," eller "Jag var glad över att få."
- 6Nära med ett tack till mottagaren. Använd ett uttryck, såsom "vänliga hälsningar" eller "Respektfullt." Bifoga namn maskinskriven och placera din signatur ovanför det. Använd ditt fullständiga namn för affärsbrev.
- 7Korrekturläs bekräftelsebrev. Detta är särskilt viktigt om brevet är relaterat till en affärsuppgörelse.
Tips
- Använd lämpligt språk och grammatik i ditt bekräftelsebrev. Det är inte nödvändigt att använda akademiska nivå ord, men försöker att undvika att använda ord som "bara" och "riktigt" och överanvända ord.
- Tänk på tonen i den ursprungliga ordningen och din relation med den andra parten, oavsett om det är formell eller informell. Du bör ha en mer formell ton för affärskorrespondens. Om du är väl förtrogen med mottagaren, kan det vara något mindre formellt, men inte vardagligt.
- Använd gott omdöme när man fattar beslutet om huruvida ett bekräftelsebrev är nödvändigt i en situation. Tänk på att detaljer lätt glöms bort med tiden, och som har ett formellt uttalande kommer att fungera som en permanent post.
- Har en kollega eller vän korrekturläsa bekräftelsebrev. Det är svårt att se dina egna misstag.