Hur man skriver en sammanfattning

Grunderna

1. 1
   Förstå att en sammanfattning är en kort sammanfattning av ett affärsdokument. "Kort" och "Sammanfattning" är nyckelorden här. Sammanfattningen är inte att vara heltäckande på något sätt, inte heller kommer det att vara ett substitut för det ursprungliga dokumentet. En sammanfattning bör aldrig vara längre än 10% av det ursprungliga dokumentet. Skjut för att ha det någonstans mellan 5% och 10%.
   • En sammanfattning är annorlunda än en abstrakt. En abstrakt ger läsaren överblick och orientering, medan en sammanfattning ger läsaren mer av en sammanfattning. Abstracts är mer allmänt skrivna i den akademiska världen, medan sammanfattningar används mer för affärsändamål.
2. 2
   Se till att det följer vissa stilistiska och strukturella riktlinjer. Mest auktoritativa källor som skriver sammanfattningar överens om att vissa stilistiska och strukturella riktlinjer bör gälla. Dessa inkluderar:
   • Punkterna bör vara kort och koncis.
   • Sammanfattningar ska vara meningsfullt även om du inte har läst den ursprungliga rapporten.
   • Sammanfattningar bör skrivas på ett språk som är lämpligt för målgruppen.
3. 3
   Definiera problemet. En sammanfattning måste tydligt definiera ett problem, oavsett om det är leverans-chain management eller marknadsföringskampanjer utomlands. Sammanfattningar, speciellt, behöver tydliga definitioner av problem eftersom de handlingar som de bygger på, är begäran om förslag (RFP), ofta skrivna av tekniska människor med ett dåligt grepp om begreppsliga frågor. Kontrollera att problemet definieras i tydliga, begripliga termer.
4. 4
   Ge en lösning. Ett problem är alltid i behov av en lösning. För att kunna leverera ett påstående uttalande om syfte (och en anledning till att finansiera satsningen), måste du presentera din lösning så att den effektivt tar itu med problemet. Om problemet inte är tydligt skriven, är du lösningen mindre benägna att vettigt.
5. 5
   Använd grafik, punktlistor och rubriker om dokumentet är lättare att skumma på det sättet. En sammanfattning är inte en uppsats, det behöver inte vara långa textstycken. Om de ökar förståelsen eller göra sammanfattningen mer skimmable, det är okej att använda:
   • Grafik. En välplacerad grafik som illustrerar den exakta arten av kundens problem kunde köra hem den punkt i sammanfattningen. Stimulera den visuella känslan är ofta precis lika effektiv som deras analytiska sinne.
   • Bullets. Långa listor med information kan delas upp i mer lättsmälta kulor.
   • Rubriker. Organisera teman sammanfattningen, om nödvändigt, genom rubrik. Detta kommer att hjälpa till att orientera läsaren när han / hon dyker ner i sammanfattningen.
6. 6
   Håll skrivandet fräsch och jargong-fri. Jargong är fiende till förståelse. Det råkar vara så att bli riktigt populär i näringslivet. Ord som "interface", "hävstångseffekt", "kärnkompetens" och "brinnande plattform" är alla ord som du bör sträva efter att undvika. De skymmer verklig mening och kan göra den sammanfattning ljud vaga och saknar detaljerna.

Detaljerna

1. 1
   Börja med det ursprungliga dokumentet. Eftersom sammanfattningen är en sammanfattning av ett annat dokument, måste du vara ganska bekant med den ursprungliga dokument för att kondensera ner det till en hanterbar och informativ version. Oavsett om det ursprungliga dokumentet är ett, affärsplan, förslag, manuell eller annat dokument, granska den, letar efter sina viktigaste idéer.
2. 2
   Skriv en kort sammanfattning. Vad är syftet med företaget sponsrar handlingen, eller om det ursprungliga dokumentet självt? Vad är dess räckvidd?
   • Exempel:. "Kvinnor WorldWide är en icke vinstdrivande organisation som syftar till att ansluta kvinnor över hela världen med effektiva lösningar till våld i hemmet, samt erbjuder ett nätverk av stöd för dem som lider av våld i hemmet medan gäller från sitt huvudkontor i Alberta, Kanada, har det fått remisser från kvinnor i 170 länder över hela världen. "
3. 3
   Gör det "grab" glans. Detta avsnitt är förmodligen den viktigaste delen av hela din sammanfattning. I två eller tre meningar som du bör tala om för läsaren varför ditt företag är speciell. Varför det förtjänar granskning, affärer, eller partnerskap för människor som läser sammanfattningen?
   • Kanske har Michael Jordan som kund och han har godkänt din produkt på Twitter gratis. Kanske du registrerade just ett samarbetsavtal med Google. Kanske du fick just tilldelats ett patent, eller kanske du just gjort din första stora försäljningen.
   • Ibland bara en enkel offert eller vittnesmål är tillräckligt. Det viktiga är att fånga uppmärksamheten hos din publik, göra verksamheten framstå som seriös som möjligt, och dra läsaren in till resten av dokumentet.
4. 4
   Definiera det stora problemet. Den första riktiga ingrediensen i en sammanfattning är en diskussion om ett problem, så förklara problemet att dina produkter / tjänster adress. Kontrollera att problemet definieras så tydligt som möjligt. Endefinierad problem låter inte övertygande, och kommer inte att ställa in din lösning för att vara så effektfulla som den kunde vara.
   • Exempel: "Los Angeles är handikappad med trafik Bortsett från Metro DC-området, har Los Angeles den värsta trafiken i nationen Det är inte bara irriterande smog och föroreningar från trafikkaos är att minska arbetstagarnas produktivitet, ökande klassar av astma, och... långsamt skapar ett allvarligt hälsoproblem. Det finns fler bilar i LA än det finns människor gamla nog att köra dem. "
5. 5
   Leverera din unika lösning. Det stora problemet är den enkla biten. Nu måste du övertyga läsaren om att du har kommit fram till en unik lösning för det stora problemet. Om du levererar dessa två ingredienser, har du förutsättningar att bli en bra idé.
   • Exempel: "Innotech har skapat ett banbrytande system trafikkontroll som rakar minuter bort av pendla tid genom att installera patenterade" smarta nät "till stoppljus körfält som läser mängden bilar i en viss bana och direkt trafik då inte längre kommer förare av Europa har. att stå vid ett rött stoppljus för minuter medan den gröna lampan blinkar för inga bilar i den andra riktningen. "
6. 6
   Snacka om marknadspotential. Utveckla det stora problem genom att tillhandahålla statistik för din bransch. Var noga med att inte låtsas att du har en större marknad än vad du gör! Det faktum att den medicintekniska industrin är 75€ miljarder betyder årligen ingenting eftersom din nya medicinska enheten kommer bara tjäna en liten del av industrin. Bryta ner det till en realistisk marknadspotential.
7. 7
   Införliva din unika säljargument. Det är här du utveckla din unika lösning. Vad ger just din produkt eller tjänst en fördel gentemot konkurrenterna? Kanske ditt hemsjukvård tjänsten skickar faktiskt läkare till hemmet istället för bara sjuksköterskor, eller kanske du garantera samma dag besök så att du inte behöver schemalägga i förväg. Påpeka varför du är speciell.
   • Exempel: "Intellilight har fördelen av att kunna upptäcka när ingen är hemma när en ljus kvar på i ett tomt rum, den stängs av automatiskt och slås på igen när den upptäcker rörelse i rummet Detta sparar.. kundens pengar på sina elräkningar och slösar mindre energi. "
8. 8
   Prata om din affärsmodell, om det behövs. Några sammanfattningar behöver inte en affärsmodell. (Ideellt, inte för vinst, och frivilligorganisationer förmodligen inte kommer att ha en affärsplan.) Men om din gör, behöver din affärsmodell för att vara tydlig och lätt att följa. I huvudsak är du svara på frågan, "Hur kommer du att få folk att ta dollar ur sin plånbok och ge dem till dig?" Håll modellen enkel, särskilt i sammanfattningen. En snabb sammanfattning är allt som behövs.
9. 9
   Diskutera din ledningsgrupp, om det behövs. Beroende på vilken bransch du är i, kan detta vara en av de viktigaste delarna av din sammanfattning. Dina investerare eller bankirer sätter tilltro till laget, inte idén. Idéer är lätt att komma med, men köra på dessa idéer kan bara åstadkommas med ett starkt lag. Snabbt visa varför ditt lag har den erfarenhet och kunskap för att genomföra din affärsplan.
10. 10
    Tillhandahålla finansiella prognoser för att stödja dina påståenden. Baserat på din marknad, din affärsmodell, och din tidigare resultat, måste du utveckla en bottom-up ekonomiska prognosen. Poängen med dina projektioner är helt enkelt att visa din kompetens och din förmåga att bygga finansiella prognoserna baserade på en sund uppsättning av antaganden.
    • Om din plan är att en grupp investerare, inte spendera alltför mycket tid på detta avsnitt eftersom de vet att du har ingen aning om hur mycket pengar du kan göra. Investerare vanligtvis inte kommer att göra en go / no-go beslut baserat på din ekonomiska prognoser. De kommer i huvudsak att göra sina egna ekonomiska prognoser.
11. 11
    Ease in på din begäran. Nu är det dags att begära antingen en investering eller lån, beroende på syftet med sammanfattningen. Du bör räkna varför ditt företag ger värde. Påminna läsaren om den stora smärta som du löser och din marknadspotential. Slutligen reemphasize ditt lag och dess förmåga att få jobbet gjort. Be för dollarn belopp som krävs för att nå nästa milstolpe för ditt företag. Avslöjar inte hur mycket kapital du är villig att ge upp eller vilken ränta du är villig att betala. Detta bör göras senare genom ansikte mot ansikte förhandlingar.
12. 12
    Läsa din sammanfattning. När du har skrivit grunderna, läsa den noga. Du bör korrekturläsa sammanfattningen med extra omsorg. Medan du omläsning, också överväga din målgrupp för dokumentet. Se till att alla nya referenser förklaras och att språket kommer att vara klart för någon som är ny på detta ämne. Rewrite vid behov.
    • Har ett par nya ögon läsa din sammanfattning, med särskild uppmärksamhet på:
      
      • Klarhet. Är orden tydliga, idéerna tydligare, och sammanfattningen saknar jargong?
      • Fel. Grammatisk, skiljetecken och stavfel kan överflöd. Efter att ha någon fakta kolla siffror och statistik kan vara ett bra ideal också.
      • Forcefulness. Gör idéerna översätta till en omrörning pitch? Där faller planen platt, om alls?
      • Konsekvens. Vilka delar passar inte ihop? Vilka delar göra?