Wko

Hur man ordnar ett pappersarkiv


Det finns flera metoder för arkivering papper. Att välja den som passar dig beror på dina behov och hur du gillar att hitta saker.

Steg

Hur man ordnar ett pappersarkiv. Överväga fördelarna med en alfabetisk register.
Hur man ordnar ett pappersarkiv. Överväga fördelarna med en alfabetisk register.
  1. 1
    Överväga fördelarna med en alfabetisk register. En alfabetisk register fungerar bra när du behöver hämta namn på personer, kunder, författare, namn på filmer, böcker etc. Förutsatt att du använder termer som är lätta att hämta, är en alfabetisk register ofta det enklaste systemet att använda.
  2. 2
    Använd ett ämne ordning. När du arbetar eller i en rad olika ämnesområden, kan ett ämne eller ämne för att vara ett mycket användbart sätt att hämta information. Till exempel, om du studerar lag, kan du ha ämnesord av kontrakt, konstitutionella, skadeståndsrätt, förvaltningsrätt, internationell rätt etc.
  3. 3
    Använd ett frekvens-system. Det fungerar riktigt bra för objekt som du använder hela tiden. Det måste foder av ett annat system, exempelvis det alfabetiska systemet. Lägg det ofta använd information på en grupperad utrymme i din ansökan området så att det kan hämtas riktigt snabbt, till exempel vid mycket framför en arkivskåp låda.
  4. 4
    Prova numerisk arkivering. Denna typ av register är perfekt för datum eller antal arkivering. Till exempel, om du har fakturor, kvitton, daterade händelser etc., kan det numeriska systemet gör det lätt att hitta igen. Du kan också överväga månad och år märkning för detta alternativ. För dem som arbetar i en miljö som använder numrering för papper såsom medicinska filer, lagstiftande dokument, rättsfall etc, är numreringen en användbar hämtning metod.
  5. 5
    Använd färgkodning. Detta är bra för kreativ arkivering och är särskilt effektivt för dem med god visuell återkallelse. Det kan också hjälpa till med korshänvisningar med färgkodning används för projekten.

Tips

  • Använd ett index för filer inte placerade alfabetiskt. Detta bör alfabetiskt ordnade så att du snabbt kan hitta dina filer åt båda hållen. Sätt detta index på framsidan av filen.
  • Börja med att rensa och sortera dina högar av papper och använda post-it-lappar för att sortera i kategorier och sedan underkategorier.
  • Det är bra att ha en diverse fil för poster som inte passar prydligt någon annanstans.
  • Dessa principer kan också tillämpas på datorer eller andra elektroniska grupperingar arkivering.

Saker du behöver

  • Arkiveringsalternativ
  • Dokumentskåp mappar (hängmappar)
  • Dokumentskåp eller annan lämplig hållare för filer