Hur man hälsar folk på telefonen

1. 1
   Om du har varit att besvara på ett slarvigt sätt, tänk på hur du påverkar andra att höra dig. Till att börja med, du vet inte vem som kan vara på andra änden av telefonen - det kan vara en framtida chef eller älskare och ditt första intryck har lämnat den som ringer känner sig mindre än entusiasmerande om din telefon sätt! Kom ihåg att en bra början gör ett bra slut. Om du hittar telefonen skrämmande i den bästa av tider, förbättra din telefonsvarare teknik kommer att bidra till att öka ditt självförtroende eftersom du bara behöver byta till en artig läge och följ rutinen att övervinna dessa inledande nerver. När du har övat tillräckligt många gånger, kommer det kännas som en andra natur och du kommer att utföra det felfritt.
   
2. 2
   Var medveten om tonen i din röst. Utan att kunna se dig, kommer folk dra slutsatser om din trovärdighet, pålitlighet och förtroende från hur du låter. Om du svarar i telefonen för den skull göra affärer, kan detta vara den enda chans du får att imponera på en potentiell kund eller affärspartner. Tonen i din röst påverkas av sådana saker som klart eller dämpat sett stämningen du är i och den entusiasm du har för att ta samtalet. Du kanske tror att din röst är högljudd eller tydligt nog att höras av andra, men det är inte nödvändigtvis så. Å andra sidan, är ropade lika illa som mumbling och kommer att ge uppringaren en chock. Försök att träna din röst med en vän som vet vad du försöker göra. Låt din vän ger konstruktiv feedback på hur du kan förbättra din telefon röst.
   • Sikta på en tydlig röst som är högt nog att höras men inte skrika.
     
   • Luta dig tillbaka och båge halsen upp. Det är lättare att andas entusiasm i detta läge.
     
   • Håll ditt tonfall trevlig och välkomnande. Även om det finns andra saker som pågår i bakgrunden av ditt liv, vara ovilliga att infektera din ton med detta om det är din mamma eller liknande som kommer att lyssna på ditt elände. De flesta andra människor kommer bara vara benägna att lyssna på en trevlig ton.
     
   • Försök att hålla dig stå upp när du svarar i telefonen. Detta möjliggör bättre andning eftersom din diafragma inte kortas genom att sitta. Att stå upp, har du mer energi och det kommer att komma över till den som ringer i din röst.
     
   • Ler när du svarar i telefonen. Leendet hörs i din röst och håller en positiv energi som går.
     
3. 3
   Sluta dricka eller tugga mat eller tuggummi innan du tar ett samtal. Var och en av dessa ljud kommer genom att den som ringer på den andra änden av linjen och de låter fruktansvärda. Andra kroppsliga ljud för att undvika när du besvarar eller talar i telefon är gasbildning, rapningar, smällde tandköttet tillsammans, gäspningar, mumlande eller göra knäppande ljud med munnen. Om du har något annat val än att nysa eller hosta, ursäkta dig och snabbt täcker telefonens ljudverk.
   
4. 4
   Svara omgående. En telefon som fortsätter ringer lämnar tid för folk att undra varför du är så långsam på att svara det. När du så småningom komma runt att plocka upp det, är det möjligt att de ogynnsamt ska avyttras till dig eftersom de har blivit lite otålig, och de kommer att undra om du tar dem på allvar. Detta är särskilt viktigt i ett arbete eller affärssammanhang, men det kan också roll på hemmaplan om inte dina enda som ringer är familjen som redan används för att bromsa svarstider (det kommer inte göra dem något mindre frustrerade men).
   
5. 5
   Hälsar den som ringer med en "". Om du behöver vara mer professionell, säger något i stil med "God morgon" eller "God eftermiddag". Undvik att säga "hej" i någonting men det mest informella sammanhang, om du inte är angelägen om att låta som en unge. Ge ditt namn och om du är på jobbet, ge ditt arbete titel och / eller den avdelning du befinner dig i.
   
   • En formell exempel, "Hej, mitt namn är Elizabeth Jones från Legal Services Department. Hur kan jag hjälpa dig?"
   • En mindre formell exempel, "Hej, detta är Jeremy sett från Brown bosättning". Du behöver inte uppge ditt efternamn om du inte vill. Men om du är i en delad hushåll, kanske du hittar här är bra att en uppringare söker en medlem bland flera orelaterade medlemmar i hushållet.
   • Du kan helt enkelt säga, "Detta är XYZ. Får jag veta vem som är där på nätet?" Eller, helt enkelt ge ut ditt telefonnummer om det är din bostad är acceptabel, förutsatt att du säger det långsamt och tydligt, så att den som ringer tid att registrera vad du säger.
   • Om du tar emot samtal professionellt, alltid säga "God morgon / eftermiddag", etc, först, innan du går in på företagets namn. Till exempel: "God morgon, är detta Mark Du har kommit till." The Local Deli ", hur kan jag hjälpa dig?" Folk missar alltid en liten del av vad du säger först, så om du säger firmanamn som en hälsning, som "lokala deli.. hi!", Kan den som ringer väl vara osäker att de har rätt antal, och måste fråga, vilket gör ditt företag verkar oprofessionellt och kan reta kunden.
   • Om den som ringer är någon som du inte har hört från på ett tag, gärna uttrycka din glädje över att höra från dem efter så lång tid. Men gör inte dem att känna sig som om de på något sätt har varit försumligt för att inte ringa dig!
6. 6
   Lyssna artigt och försiktigt till uppringarens begäran. Under detta korta ögonblick, blir du medveten om den som ringer vill tala med dig, om du kan fortsätta formellt eller informellt eller om du behöver ta ett meddelande eller skicka telefonen till någon annan. Under detta faktum-upprättande ögonblicket, förblir artig och inte avbryta. Om den andra personen inte har gett sitt namn eller det är inte klart för dig, se till att be om ett klargörande på denna tidigt stadium. Något i stil med "Jag är ledsen, men jag inte fånga ditt fullständiga namn Madam" bör fungera.
   
   • Om du är så upptagen att telefonsamtalet kommer att bli ett avbrott, då du egentligen inte borde svara i telefonen. Genom att svara i telefon, är du antyda tillgänglighet för att prata om det, även om bara för ett par minuter. Aldrig berätta för någon att du är för upptagen för att prata med dem just nu, låt telefonsvarare eller röstbrevlåda göra samtalet om detta verkligen är fallet, särskilt om du är på linjen till någon annan. Att jonglera mer än ett samtal samtidigt är distraherande och potentiellt förvirrande för den som ringer. Och att låta den besvärliga avbrottet komma igenom i din röst är oartigt och gör den som ringer känner sig obekväma.
   • Aldrig svara en telefon som ett medel för tryckning din egen betydelse på den som ringer. Svara med en brutal "Jag är i ett mycket viktigt möte, jag kan inte ta ditt samtal just nu" är vanligt oförskämd och är ett samtal som du inte borde ha reagerat.
7. 7
   Om du behöver sätta den som ringer på is, sedan berätta för dem så artigt. Ja, bara sätta någon på is om du verkligen har något val. Vissa människor kommer att starta i att berätta sina problem innan du har en chans att ingripa, i vilket fall stannar artiga och låt dem veta att du har hört deras begäran, men att du måste sätta dem vidare till den person vars roll är att ta itu med sitt ärende. Om du har att be dem att vänta, säger något i stil med: "Får jag sätta dig i kö för en stund, eller ska jag ringa tillbaka?" snarare än att be dem i slang till "hänga på två fästingar och jag ska komma tillbaka till ya".
   
8. 8
   Lämna en begriplig och tydlig telefonsvarare eller röstmeddelande. Din telefonsvarare eller röstbrevlåda är en form av hälsning så mycket som är att plocka upp telefonen och besvara det direkt. Var mycket försiktig så att det budskap som är kvar på telefonsvararen. Undvik att lämna något förvrängd, mumlade eller förvirrande, såsom ett dumt skämt som bara dina bästa vänner får. Lämna ett meddelande som är kortfattad, tydlig, vänlig och gör en inbjudan för den som ringer att lämna ett meddelande till dig med ett löfte om att du ska komma tillbaka till dem så snart som möjligt.
   
   • Gulligt, roligt, bullriga meddelanden på röstbrevlåda eller telefonsvararen kan falla riktigt platt eftersom bara du eller dina nära och kära tycker att de är gulliga och roliga. För den potentiella kunden, arbetsgivare, tecken domare, etc, sådana meddelanden tyder omognad och en brist på allvar.

Fortsatt och avslutat samtalet

Även om dessa inte är en del av hälsningar aspekten av samtalet, bär trivseln i din hälsning genom resten av samtalet är viktigt för en lyckad anslutning och utfall för varje samtal.

1. 1
   När den som ringer har etablerat vad de vill, använda sitt namn för att visa att du har lyssnat och att skapa rapport och upprepa tillbaka något som du tycker behöver förtydligas. Fortsätt med er diskussion, och fortsätter att sätta deras namn ofta som ett sätt att hålla den mänskliga sammanhang i stället. Fortsätt att lyssna noga och göra anteckningar om det behövs. Ställ frågor om allt som inte är klart för er.
   
2. 2
   Avsluta ditt samtal på en trevlig anteckning, även om samtalet var inte trevligt för någon anledning. Säg något i stil med "Det har varit ett nöje att prata med dig Jane". Lyssna på ett svar och inte vara för snabb att hänga upp på dem.