Hur du kan hjälpa din chef att lyckas

Kommunikation

Om din chef har nyligen befordrad, hittar de ett mycket tyngre kommunikationer arbetsbelastning - den första utmaningen som de har att möta. Plötsligt de interagerar inte bara med laget, men arbetsgruppens kunder och leverantörer. De fält samtal från hela företaget - för att upprätta kontor, telefoner, datorutrustning, etc. Och på toppen av det de har att brottas med sin chef och kanske några nivåer högre. Så hur gör du minska den arbetsbörda och göra sin kommunikation mer effektiv och ändamålsenlig?

1. 1
   Minimera avbrott. Tid är din chef "mest begränsad resurs. Avbrott inte bara tar upp tid, men människor förlorar sin tankegång och ta extra tid att återhämta sig. Åtminstone gäng upp dina frågor för att skära ned på antalet avbrott.
2. 2
   Lär dig hur och när du ska avbryta. Varje person har olika preferenser om vad media de föredrar att arbeta med samt när under dagen de föredrar att hantera avbrott. Använder du IM, droppe i deras kontor eller skicka dem ett e-postmeddelande eller ett telefonsamtal? Det är oerhört viktigt för dig att förstå din chefs preferenser i detta område.
3. 3
   Vet hur man kommunicerar i en nödsituation. Om det finns en kris drabbar en kund, hur snart du meddela din chef? Ska du ringa ett samtal vid 2 AM för att låta dem veta eller bara maila dem?
4. 4
   Veta vilken information hjälper dem bäst att göra ett beslut. Återigen har varje boss olika preferenser i hur mycket information de behöver, vilka typer av uppgifter, när, etc. Här är några alternativ.
   
   • Bara presentera problemet, de ska lösa det. Generellt är dock vill chefer inte ser problem utan en rekommenderad lösning.
   • Presentera problemet och en enda rekommenderad lösning. Vissa chefer kommer att lita på ditt omdöme och gå med din rekommendation. Andra chefer vill se alternativ tillsammans med för-och nackdelar.
   • Presentera problemet och flera alternativa lösningar, tillsammans med en rekommendation. För vissa chefer, alternativa lösningar är bara ett slöseri med ansträngning, men andra chefer kräver att se alternativen.
5. 5
   Lämnat uppgifter i rätt volym och format.
   
   • Vissa människor vill se några sammanfattande siffror, medan andra vill ha sidor och sidor, sett ur en mängd olika vinklar.
   • För format, en del vill se cirkeldiagram, stapeldiagram med trender, etc. för att summera data på en hög nivå. Andra kommer att vilja se tabeller med siffror. Också titta på för att se vad teckensnitt och punktstorlek din chef och kamrater föredrar.
6. 6
   Håll en anteckningsbok för möten. För vissa chefer, ska ett möte utan en anteckningsbok och penna uppfattas som en förolämpning. En 6 "med 9" spiral bunden anteckningsbok är en bra idé, eftersom det håller anteckningar i datumordning och du undviker arkivering. En bärbar dator fungerar för alla dina möten.
7. 7
   Fråga din chef vad som händer på andra håll i företaget. Av någon märklig anledning, har detta ämne ofta utelämnas. Det är mycket viktigt för din chef att berätta för gruppen om de förväntningar som hans / hennes chef. Lita inte på din chef att göra sitt jobb perfekt (mer om detta senare), så försök att öka din chefs kompetens med dina egna påminnelser.
8. 8
   Håll en korrekt bild av vad din chef har bett dig att göra. Detta är en no brainer. Din chef kan glömma, men inte du fångas glömma. Se till att du förstår när uppgiften förfaller, vad som förväntas, etc.
9. 9
   Håll en korrekt bild av vad du har bett om din chef. Lika viktigt som i föregående steg. Låt inte begär drar på. Ställ din egen deadline för när du vill ha en reaktion från din chef. Den dagen, blir frågan befordrad från kroniska till akuta. Exempel: den 2 januari du ger din chef din träning plan för året, be om deras godkännande. Genom 16 januari bristen på svar från din chef börjar irritera dig - det har blivit ett kroniskt problem. Ja, blir det inte värre varje dag (du kan bära det), men det är fortfarande ett problem. Så du in 1 februari som den kritiska tidpunkten. Den dagen, behandlar avsaknaden av ett svar som akut - det är plötsligt ett allvarligt problem och prata med din chef. Detta håller problemet från varigt förrän 15 maj.

Organisation och projektledning

Inför eventuella problem, möjliga lösningar koka allmänhet ner till 1) mer pengar, 2) mer personal, 3) mer tid, 4) mer utrymme, 5) mer teknik, eller 6) bättre organisation. Så en resurs fastspänd lägre nivå chefens bästa frälsning är bättre organisation. Eftersom det är så viktigt, vad kan du göra för att hjälpa din chef och laget lyckas?

1. 1
   Var tydlig organisationsstruktur, mål och ditt ansvar. Du kanske har tänkt på ett bättre sätt att dela upp ansvaret, men inte bara nicka instämmande och sedan hålla på att göra det på det gamla sättet. Om den organisatoriska strukturen följer vissa standard, sedan lära känna standarden.
2. 2
   Förstå avvägningar och balans mellan resurser. Det kommer aldrig att finnas tillräckligt med personal, tid, pengar, utrymme, teknologi, etc. för arbetsbelastningen. Förstå hur din chef har beslutat att mixa och matcha dessa resurser.
3. 3
   Samarbeta med övriga gruppmedlemmar för att slutföra projektplaner. Här är ett exempel på där laget avlastar arbeta från chefen. Förvänta dig inte chefen att vara lika effektiva i alla faser av ett projekt, alla processer, alla färdigheter. Betrakta varje projektplan för att vara en ram och fylla i de tomma utrymmen.
4. 4
   Mät dina prestationer. Om det redan finns på plats, använda dem och studera resultatet. Ja, kan du lära av katastrofer, men du behöver mätmetoder för att gradvis förbättra dina processer när du har eliminerat katastrofer. Om laget inte redan har mått, sedan uppfinna din egen och mäta dig. Skapa en metrisk, samla in och analysera data och studera resultatet. När värdet har tjänat sitt syfte, att vända sig till ett annat område för att förbättra - släppa den första metriska och starta en annan.
5. 5
   Se till att teamet lär av sina erfarenheter. Efter slutförandet av varje projekt har en debriefing av vad som gick rätt och vad som kan förbättras. Detta skulle normalt vara ansvarig för en chef att sätta upp detta, men laget är fullt kapabel att göra detta på egen hand.

Lagarbete

Till skillnad från skolan, det är det rykte i laget, inte individen, som räknas. De åtgärder du vidtar (eller inte tar) reflektera över ditt team och din chef. Deras handlingar (och uteblivna) reflektera över dig också. Tillsammans med rykte kommer makt - vilka resurser (personal, pengar) tillhandahålls till ditt lag.

1. 1
   Hand från arbetet mellan gruppmedlemmarna effektivt. Din skift kan vara slut eller någon annan kan göra jobbet bättre. Av någon anledning för en hand utanför, att få jobbet gjort är viktigare än enskilda egon. Ditt lag klient bryr sig inte vem som gör det, bara att det blir gjort.
2. 2
   Crossträning medlemmar i ditt team. Ni vet alla de e-postmeddelanden du har fått under de senaste sex månaderna att mixtra med hur laget fungerar, förklara hur man använder vissa verktyg och prioriteringar disposition? Den person som bara gick ditt lag tog inte emot dem eftersom de inte var här. Se till att de lär sig om nya laget problem och lösningar.
3. 3
   Uppmuntra produktiv återkoppling mellan gruppmedlemmarna. Om du vet ett bättre sätt att göra saker och sedan dela det med andra. Om någon annan vet ett bättre sätt, lära sig det. Och inte begränsar feedback. Ge ut en del beröm för ett väl utfört arbete. Vi skulle alla vilja feedback komma från chefen, men genom att dela återkoppling er, ni lasta en del arbete från din chef.
4. 4
   Var försiktig ditt lag slås inte in i en förläning. Förläningar är lag gått dåligt - där människor på ett lag "skydda" sina data, använder icke standardiserade processer, och avskräcka interaktioner med andra lag. Förläningar leder till revirkrig - konflikter om vilket lag som har vilket ansvar. De tär produktiviteten från bolaget. Klassiska symptom på förläningar är "ger en feed" till en annan grupp (i stället för tillgång till levande företagsdata) och får höra "att inte prata med någon" utanför laget.

Administration

Din första nivån chef har en av de svåraste jobben i bolaget. De var förmodligen främjas eftersom de överträffade på din nivå, och nu är de förväntas utföra i ett område utan någon utbildning. Dessutom är de sannolikt förväntas göra sitt gamla jobb plus ledningsansvar. För att göra saken svårare, har de sällan någon verklig makt, men ges en budget, ett antal anställda, och en last av ansvar. En del av din utmaning är att göra det möjligt för din chef att vara effektiv och att använda sin tid effektivt.

1. 1
   Utför alla små administrativa uppgifter som behövs i arbetet. Få din tid kortet i tid, är skapa de veckovisa eller månatliga rapporter som krävs, etc. När som helst du fördröja dessa uppgifter, dränera bort dig tid och energi från din chef. Du vill verkligen inte göra det.
2. 2
   Var medveten om vad som är viktigt för utvecklingssamtal. Under året kommer din chef att säga "... kommer att beaktas i utvecklingssamtal." Var inte alltför förvånad om de glömmer alla de saker som de sade under året, men också inte bli förvånad om de kommer ihåg.
3. 3
   Ta ansvar för din egen karriär. Träna din egen utbildningsplan. Inventera dina prestationer varannan månad, så du kommer att vara klar i slutet av året.
4. 4
   Om du kan dra nytta av coaching, be om det. Trots all den ledningen råd i pressen, uppgifter som att coaching är sannolikt att kastas på grund av tidsbrist på din chef. Med en direkt begäran om coaching på ett visst ämne, kan du få coachning du behöver.
5. 5
   Skapa en sida profil av din chef. En profil är en lista över någons mål, begränsningar, förväntningar, preferenser, gillar, ogillar, styrkor och svagheter. Profilen påminner dig om hur man undviker att störa din chef och hur man bäst kan hjälpa dem att lösa ett problem. Titta igenom denna artikel för alla omnämnanden av "önskemål" och det är en bra start för en profil. Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) kan föreslå andra sätt att förstå och hjälpa din chef.