Hur att underlätta ett möte

Skapa Agenda

1. 1
   Statligt start-och sluttider tillsammans med tidsfrister för varje som en tjänst till dem som deltar i mötet.
   
2. 2
   Fråga folk inom din organisation, eller den person som ringer mötet, efter ämnen de behöver ingår i mötet, inklusive en kort beskrivning av sitt ämne.

Skicka ut mötesinbjudningar

1. 1
   E-post är det enklaste sättet att bjuda in deltagare, särskilt om de alla använder samma kalender programvara.
   
2. 2
   Inkludera en reservation (OSA) deadline. Detta gör att du kan ha en ordentlig mängd material för alla deltagare utan att förvränga mötesdagen för att samla extra leveranser.

Konfigurera mötesplats

1. 1
   Rummet installationen hjälper ditt möte flöde på det sätt du behöver det. Om mötet är i en hyrd anläggning som ett hotell balsal eller annan plats som vanligen används för möten, bör lokalen personalen vara väl insatt i dessa inställningsalternativ.
   • En inställning - stolar i rader - etablerar talaren i fokus och fungerar bra när det huvudsakliga syftet är att förmedla information.
   • En teater inställning - bord på framsidan av rummet - möjliggör en panel av talare eller experter att sitta upp framför med deltagare som sitter i rader som de i föreläsningen formatet.
   • Ett klassrum inställning har tabeller framför raderna av stolar att tillåta deltagare att ta anteckningar medan talaren förblir i fokus för mötet.
   • Välj rundabordssamtal om du vill att dina deltagare att fungera som team eller om du vill främja delning bland grupper av deltagare.
   • Utnyttja den U-formade (styrelserum) set-up för möten där du vill att deltagarna ska se varandra och interagera när det behövs.
   • Sätt upp stolar i en cirkel med dig i centrum för möten som är avsedda som öppen och demokratisk.

Tillhandahålla de nödvändiga verktygen för ditt möte

1. 1
   Ett fullt förberedda handledare ger alla pennor, anteckningsblock, arbetsböcker, åhörarkopior och andra verktyg som behövs vid mötet.
   
2. 2
   Skapa en "parkeringsplats" för frågor, antingen i form av ett blädderblock eller whiteboard där deltagarna kan skriva sina frågor, eller en angiven plats i rummet där deltagarna kan lägga upp sina frågor på klisterlappar-notes. Detta håller mötet flyter smidigare, möjligt för deltagarna att få sina frågor besvarade vid bestämda tidpunkter under mötet.
   
3. 3
   Ge dina deltagare med dryck eller snacks stationer (för längre möten) eller kannor vatten eller vattenflaskor och godis på varje bord (för kortare möten).

Förbered ett utvärderingsformulär eller undersökning

1. 1
   Du kan antingen dela ut en enkät till ditt möte eller berätta deltagare kommer du att skicka ett e-undersökning en dag eller två efter mötet.
   
2. 2
   Undersökningar eller formulär utvärdering ger dig återkoppling för att se hur ditt möte mottogs.

Skicka påminnelser om ditt möte

1. 1
   Dessa bör gå ut en dag eller två innan mötets OSA deadline.
   
2. 2
   Be att någon vars planer har ändrats för att skicka dig deras ånger.

Starta mötet i tid

1. 1
   Deltagare som anländer sent kan fånga upp, det är oförskämt att de som var snabba att vänta på sena-uppstickare.
   
2. 2
   Gör hushållning tillkännagivanden i början av mötet, inklusive information om break och lunch tider, platser toalett, och en förklaring av frågan "parkeringsplats."

Håll mötet på ämne

1. 1
   Kontaktpersonen uppgift är att hålla alla mötesdeltagare eller högtalare på ämnet. Att tillåta off-target tangenter med kasta ditt schema ut.
   
2. 2
   Håll dig till ditt bestämt brytning och tider lunch.

Svara på så många frågor som du kan

1. 1
   Ta frågor från dina deltagare eller från "parkeringsplatsen." Avsätt tillräckligt med tid för att träffa allas frågor.
   
2. 2
   Vara tillgänglig för deltagarna genom att stanna efter mötet för alla som inte vill ta itu med den gruppen, men måste ställa specifika frågor en-mot-en.
   
3. 3
   Påminn dina deltagare att slutföra sina undersökningar och tacka dem för kommande.