Wko

Hur man skriver en hyresgäst klagomål brev

När du hyr en lägenhet, villa, hus eller kontor, hyresvärden eller fastighetsägaren är oftast ansvarar för underhållet av fastigheten, vilket gör några större reparationer, och lösa eventuella problem som hans eller hennes hyresgäster kan ha med varandra. Om du behöver din hyresvärd för att lösa en fråga eller lösa ett problem, bör du skriva en hyresgäst klagomål brev, för att råda honom eller henne om problemet och ber att det ska fastställas. Att skriva en hyresgäst klagomål brev, följ stegen nedan.

Steg

Hur man skriver en hyresgäst klagomål brev. Adressera brevet till rätt person.
Hur man skriver en hyresgäst klagomål brev. Adressera brevet till rätt person.
  1. 1
    Adressera brevet till rätt person. Adressatens fullständiga namn och postadress ska placeras längst upp till vänster på sidan. Om du hyr från en individ, bör detta vara hans eller hennes namn och adress, om du hyr från ett företag, skulle detta vara namn och företagsadress för fastighetsförvaltaren. En snabb telefonsamtal till företaget ska ge dig namn och postadress till den person som du ska göra ditt klagomål.
  2. 2
    Ange leveranssätt. Identifiera vilket leveranssätt du tänker använda längst upp till vänster, direkt ovanför adressatens namn och adress, i versaler. Till exempel "CERTIFIED MAIL" eller "E-MAIL". Kontrollera din hyra eller hyresavtal för att se om den innehåller en särskild metod för leverans för klagomål brev. Om det gör, använder denna metod, annars, några alternativ för leverans är:
    • Certifierade post. När du skickar certifierade post, kommer du att få ett kvitto som visar datum för leverans och underskrift av den person som accepterar leveransen. Detta är ett allmänt accepterat sätt att maila juridiska dokument, eftersom det är ett bevis på leveransen.
    • Email. Om du har motsvarat med adressaten via e-post i det förflutna, kan du välja att leverera ditt klagomål brev som en bilaga till ett e-postmeddelande. Vid leverans av ett juridiskt brev via e-post, begära ett kvitto. Kontrollera din e-post läsarens dokumentation för instruktioner om hur man gör detta med hjälp av din specifika e-postprogram.
    • Fax, eller fax. Skicka ett brev per fax är lämpligt i de flesta fall där mottagaren vanligen använder en fax för affärsändamål. Om du hyr från ett företag eller en enskild som upprätthåller kontorstid, kan du välja att skicka ditt brev via fax till företagets faxnummer.
  3. 3
    Datum brevet. Du kan justera datumet till vänster, centrera den, eller anpassat den till höger, beroende på vad du föredrar, och det kan gå antingen över eller under mottagarens namn och adress. Dating brevet kommer hjälpa till att bevara en tidslinje i händelse av en framtida tvist angående ditt klagomål.
  4. 4
    Adress mottagaren på lämpligt sätt. Eftersom detta är ett formellt brev, kanske du vill ta upp mottagaren formellt, till exempel, "Dear Mr Smith" i stället för "Dear Steve" eller "Dear Joe". Men om du är nära till mottagare eller han eller hon är en familjemedlem, kan du välja den mindre formell metod att hantera dem vid förnamn. Vid adressering en gift kvinna formellt, bör du behandla henne som fru, och enda kvinna bör behandlas som fröken Om mottagaren är en kvinna och du är osäker på hennes civilstånd, bör du behandla henne som Ms
  5. 5
    Skriv en inledande stycket. I denna punkt, bör du presentera dig själv och ange skälet för ditt brev, till exempel, "Jag skriver till er i dag i fråga om hyresfastigheter ligger på (ge adressen till den fastighet du hyra), och vissa problem är jag har som hyresgäst hos nämnda egendom. " Du kanske också vill inkludera en hänvisning till eventuella tidigare bokstäver du har skrivit, eller konversationer som du har haft, angående samma fråga eller frågor.
  6. 6
    Beskriv problemet eller problem du har med fastigheten. Din andra stycket skall i detalj beskriva vilka problem eller frågor du har. Var noga med att inkludera:
    • Det datum då problemet började. Om du är osäker på datumet, ge ungefärligt datum eller månad som du först uppmärksammat problemet (er) eller började med frågan.
    • Den exakta karaktären av problemet. Var så specifik som möjligt beskriva det problem du har. Till exempel, istället för att säga "jag har en läcka" säger, "Det är en långsam läcka i VVS under diskbänken".
    • Allt du har gjort för att lösa problemet eller fixa problemet. Om du har försökt att lösa problemet själv eller har fått ett yttrande eller uppskattning från en professionell, beskriva vad du har gjort, och / eller den professionella åsikt och / eller uppskattning. Till exempel "Den 10 januari såg en licensierad rörmokare vid läckan och försett mig med den bifogade uppskattning."
  7. 7
    Fråga att problem rättas eller problemet löst. I din tredje stycket, ska du be att problemet (er) fastställas genom ett visst datum, och om nödvändigt, beskriv hur du vill att problemet löst. Till exempel, om du skriver att klaga på ljudnivån nattetid, kanske du vill fråga specifikt att andra hyresgäster ska veta att observera tysta timmar från 23:00 till 05:00 eller att en specifik hyresgäst bli ombedd att stänga ner hans eller hennes stereo efter 10 pm
  8. 8
    Erbjud din hjälp. Din sista punkt bör låta hyresvärden veta att du finns för att hjälpa till att lösa problemet eller att ge honom eller henne med ytterligare uppgifter, ska han eller hon begär det. Om ditt problem är en som inte är lätt att förklara fullständigt i ett kort brev, kanske du också vill be honom eller henne att kontakta dig så att du kan diskutera frågan närmare.
  9. 9
    Tacka mottagaren för hans eller hennes hjälp. Ett bra sätt att göra detta är att stänga ditt brev med "Tack på förhand" strax ovanför din signatur.
  10. 10
    Leverera brevet. Gör en kopia av brevet för din bokföring, och sedan post, e-post, fax, eller hand leverera den till mottagaren enligt leveranssätt tidigare valt.
  11. 11
    Dokument leverans av brevet. När du har levererat din brev av klagomål, kommer du vill dokumentera leveransen på din kopia. Den dokumentation av leveransen beror på din valda leveranssätt.
    • Certifierade post. Du kan börja kontrollera Europa Post Office ("USPS") webbplats för leverans bekräftelse ca 2-3 dagar efter att posta ett brev med en rekommenderad försändelse. Du hittar USPS track och bekräfta verktyg på sin hemsida https://tools.usps.com/go/TrackConfirmAction_input. När du har fått bekräftelse på leverans, skriva ut den och häfta det till din kopia av brevet.
    • E-post. När du får en bekräftelse på e-post leverans, skriva ut den och häfta det till din kopia av brevet.
    • Fax, eller fax. Om faxen skriver ut en leveransbekräftelse sida, häfta det din kopia av brevet. Om faxen inte skriver ut en sida leverans bekräftelse, gör en skriftlig notation, med blått bläck, på övre högra hörnet på din kopia av brevet. Beteckningen bör säga något liknande, faxas till (lämna ut namn och faxnummer till mottagaren, dvs Mr Doe kl 313-555-1212) på (ange datum), och inkludera dina initialer bredvid.

Tips

  • Var inte oförskämd eller krävande. Som det gamla ordspråket säger, fångar du fler flugor med honung än med ättika. Du kan få ditt problem lösas snabbare om du håller tonen i ditt brev vänlig och be om hjälp i stället för att kräva det.