Om din organisation kräver donationer för att fungera eller om donationer är ett välkommet tillskott, kommer du vill veta hur man skriver ett tackkort för en donation du tar emot. Tacka din välgörare är viktigt för att öva bra PR och professionell affärsetikett, och kommer att bidra till framtida donationer.
Steg
- 1Se till givaren med namn. Du vill skapa eller fortsätta en varm personlig relation med din välgörare och inte få dem att känna att de bara får någon typ av "Dear Friend" standardbrev.
- 2Bekräfta mängden av gåvan. Detta ger ett rekord för både dig och givaren och låter givaren vet beloppet är korrekt och kommer att bidra till att undvika missförstånd.
- 3Se till att givaren att gåvan kommer att komma till god användning och detalj hur donationen ska användas om du kan göra det. Du kan generalisera om det behövs, säger till exempel att gåvan ska användas för att köpa specifika objekt nu eller kommer att öronmärkas för att hjälpa till att finansiera ett viktigt projekt i framtiden.
- Kom ihåg att tacka återkommande givare för deras förflutna generositet. Vid behov, berättar givaren specifikt hur en tidigare gåva började användas och hur det påverkade livet eller gav positiva resultat.
- Påminn givaren om syftet med din organisation och varför donationer är nödvändiga och uppskattade.
- 4Referens någon gåva eller foto som du omslutande. Till exempel, ett tackbrev för en gåva till ett bibliotek kan innehålla en bild av skolbarn samlas runt ett bord med nya böcker som du köper med donationen.
- 5Upprepa ditt tackar dig mer än en gång i ditt tackkort eller brev. Var noga med att avsluta ditt brev med en annan innerligt tack.
- 6Håll din tackbrev kort. Vanligtvis inte mer än 3 eller 4 stycken behövs för en lyckad tack.
- 7Inkludera någon information om skatteavdrag. Kanske en utskrift med uppgifter om skattelagstiftningen i ditt tillstånd kan ingå tillsammans med din tackkort. Inkludera datum och belopp så ditt brev kan tjäna som ett kvitto givaren kan använda när arkivering skatter.
- 8Undvika att be om en annan donation. Lita på ditt brev för att uttrycka varma personliga tacksamhet och förhoppningsvis inspirera givaren att fortsätta att stödja din organisation. Den tackkort är inte platsen för att be om att ett fortsatt stöd, dock.
- 9Inkludera all relevant kontaktinformation som telefonnummer eller webbadresser. Varje e-postadress ska låta givaren att nå en viss person som kommer att svara omedelbart, inte skickar sin e-post till en allmän information inkorg.
- 10Hand-signera ditt brev för att hålla det personligt. Om din handstil är bra, anser ett handskrivet tack anmärkning i stället för en datorgenererad en.
- 11Tacka din välgörare i tid. Vara snabb och skicka ditt tackar dig inom 48 timmar efter donationen. Visst, ditt tack ska gå ut i slutet av veckan du fick den.
- 12Betona donatorn snarare än dig själv eller din organisation i ditt brev. Se detaljerna som gör givaren vet att du är bekant med honom och med hans organisation.
- 13Korrekturläsa ditt brev för fel och dubbelkolla för att vara säker på att din information om donatorn, mängden av donationen, och syftet med gåvan är alla korrekta. Göra ett fel i denna information inte är professionell och kan vara stötande för givaren, gör mer skada än nytta.
- 14Erbjud dig att göra donationen allmänheten genom att inkludera den i ett nyhetsbrev, en artikel i lokaltidningen eller på din webbplats. Var noga med din donator är införstådd med detta förfarande. Både givare och mottagare oftast kan dra nytta av positiv publicitet.
- 15Förläng din hjälp med någon orsak givaren är involverad med om möjligt. Till exempel kanske medlemmarna i din organisation kan volontär för en dag för att hjälpa till med ett projekt givarens organisation sponsrar.
- 16Skriv brevet i en varm, samtalston.
- Undvik att använda språk som är alltför formellt. Å andra sidan, inte försköna inte. Undvik del av oärlighet.
- Uppmuntra dialog. Sträva efter att hålla relationen igång.
- Försök att göra ditt brev så original som möjligt. Undvik standardbrev till varje pris.