När du arbetar i affärer, kan du ofta behöver för att komponera ett företag e-post till någon du inte känner. Även om det kan vara lite besvärligt, det är en del av yrkeslivet. Du kan lindra en del av tafatthet genom att skapa en professionell brev som innehåller en introduktion av dig själv, ett tydligt budskap om syftet med e-post och en kortfattad slutsats uttrycka din uppskattning för övervägande. Dessutom kommer ett professionellt förhållningssätt till e-kommunikation hjälper ditt meddelande landa i mottagarens inkorg istället för hennes skräppostmapp.
Steg
- 1Skriv en professionell och relevant ämnesraden. Denna ämnesraden bör inte vara "Hej" eller "tack" eftersom dessa är vanliga ämnesrader som ibland får flaggat för spam. Ämnesraden bör omedelbart låta läsaren veta syftet med kommunikationen. Om det är klart, kommer det att uppmuntra din e s mottagaren att öppna den och läsa innehållet.
- 2Lär dig de första och sista namnet på mottagaren. Kontrollera företagets webbplats för namn som överensstämmer med e-postadress. Också, hitta telefonnummer till företaget, och ringer för att fråga om din e-postadress Mottagarens namn. Ett e-postmeddelande som innehåller ett namn är mycket mer sannolikt att tas på allvar än en som riktar sig till en anonym mottagare.
- 3Identifiera dig själv och företaget du representerar. När du gör detta i början av e-post, har läsaren en bättre känsla för varför han skulle fortsätta läsa vad du har skrivit.
- 4Presentera din förfrågan, proposition eller förslag på ett professionellt och koncist sätt. Genom att komma till saken och tydligt identifiera ditt syfte, presentera en professionell bild som ska tas på allvar av läsaren. Inkludera information, specifika platser, kostnader och annan relevant information. Undvik ordrikedom. Din e-post är mottagare är en upptagen person och inte har tid att läsa en oöverskådliga epost.
- 5Ge information om hur läsaren kan svara dig med ett svar. Även om din e-postadress ska visas som avsändaradress, är det rätt att lista din e-postadress, telefonnummer, fysisk plats eller annan kontaktinformation som en IM användarnamn eller faxnummer. Låt läsaren veta vad dina förväntningar angående hans svar och aktualitet.
- 6Säg "tack" i slutet av din e-post. Den e pristagare var vänlig och omtänksam nog att läsa hela din e-postadress. Det är lämpligt att tacka honom för tid på din e-kommunikation.