Att kunna tänka igenom och skriva tydliga instruktioner är en värdefull färdighet i skolan (en labbrapport eller teknik projekt), på jobbet (en teknisk manual eller instruktioner för en enhet), och här på Google!
Läs om de grundläggande stegen i att skapa en tydlig, logisk och genomförbar uppsättning instruktioner.
Steg
- 1Vet exakt hur man gör uppgiften. Du måste vara väl förtrogen med de olika stegen i processen innan du kan skriva instruktioner. Det betyder att du vet hur man gör detta-du inte gissa eller läsa någon annans tankar. Du har gjort det här själv!
- Vet hur man påbörja processen. Detta kan vara att samla in material som behövs eller varor, eller lägga ut en arbetsplats. Du måste förklara detta först.
- Vet vad slutresultatet ser ut eller gör. Du har sett resultatet (en bakade tårta, en radiator installeras, en cykel tillsammans, webbsidan ändra färg, etc.) Du måste se till att läsaren kommer att sluta med samma resultat.
- 2Planera hur man skriver stegen i ordning. Instruktionerna är skrivna i små steg (hanterbara uppgifter som är tydliga, lätta att följa till slut). Du måste veta vad som görs först, andra, tredje.
- 3Skriv instruktioner börjar med ett verb (här: "Skriv"). Läsaren måste göra något varje gång.
- 4Skriv varje steg som en liten bit. Det betyder, bör varje steg vara små, en baby steg i hela processen. Det ska vara lätt att läsa på en gång, och sedan vända och göra det direkt. Den bör inte innehålla flera saker att göra samtidigt.
- 5Inkludera varningar som pre-steg. Om det är viktigt att något görs (eller inte göras) innan något annat, skriva det som ett steg att göra innan nästa steg. Till exempel, "kolla (eller nära) avtappningspluggen," måste vara ett steg före "på olja i tanken."
- 6Skriv stegen logiskt så. Inte beror på läsaren går ner på sidan och läsa alla tips och varningar innan du börjar göra processen. Eller läsaren kommer att läsa alla fina poäng i finstilta innan. Inkludera varje punkt i sin egen steg som börjar med ett verb.
- 7Granska och redigera dina instruktioner noggrant. Se till att ditt skrivande är fullständiga och korrekta. Vi har alla sett dåligt skrivna instruktioner för montering att julen leksak som får oss att skratta, men inte får leksaken monterade. Inte upprepa det misstaget.
- 8Uttryck steg i positiv. Det är mycket bättre att säga göra något snarare än inte gör något. Till exempel, istället för att säga "glöm inte saltet," skriver "tillsätt salt när äggen koka."
- 9Undvik att uttrycka åsikter, preferenser och val. Instruktioner är inte om vad som kan hända, vad någon kunde välja, vad du personligen föredrar. Instruktioner finns faktiska uttalanden som ger en åtgärd att utföra. Alternativ kan förklaras i en annan del av dokumentet (här på Google, i "Tips"-avsnittet).
- Mindre val kan anges med "eller" uttalande. Till exempel kan du skriva "lägg chili, tabasco eller peppar flingor." Men "du kanske inte vill göra det alltför kryddig" är inte en instruktion.
Tips
- Börja inte meningar med nuvarande particip (verb som slutar på-ing). "Starta meningar med nuvarande particip gör oftast meningen obekväma och innebörden mindre tydlig."
- Undvik ordet "alltid" i ett imperativt uttalande
- Börja ett steg med en åtgärd verb. "Att vara" någonting är inte något du kan göra. Varken är "få någon annan att...". Det måste vara något du gör själv.
- Inkludera endast en eller två i varje steg. Varje steg måste göras i en enda rörelse, eller tankeprocess.
- För teknisk, vetenskaplig, teknik, eller annan mekanisk process, försök att ha en bild för varje steg. Detta kan vara ett foto, teckning eller skiss. Kontrollera att det är tillräckligt stort för att se exakt vad som händer, utan fingrar eller verktyg är i vägen.
- För varje steg, en mening eller en fras så att skådespelaren kan bedöma om han har utfört steg korrekt. Till exempel, "leta efter skruven på undersidan av hyllan", eller "märker ikonen har nu vänt röd".
- Tillåt tid för skådespelaren att reagera, genom att se varje steg är hanterbar, och skriva in "pauser". Till exempel, kan du skriva, "ett steg tillbaka och titta på hela bordet. Är det platt? Om inte,..."
- Instruktioner måste handla om hur man gör en verklig, påtaglig, fysisk action. Det är svårt att skriva eller utföra en instruktion för något du "tror", eller "låtsas", eller "tro".
- Instruktioner är inte om personliga övertygelser eller åsikter. Ingen kommer att följa dina instruktioner om ditt motiv är "väl jag gillar det här", eller "bara prova och se", eller "lycka". Instruktioner är saklig, de är inte uppmuntrande.
- Instruktioner är inte förbud. De berättar hur du gör något du vill göra, inte vad som är förbjudet.
- Undvik mångordig språk.
- Behåll logiska sekvenser i presentationen.
- Använd imperativ form.
- Räkna varje steg för att undvika missförstånd och säkerställa en korrekt ordning.
Varningar
- Instruktioner kan anses juridiska dokument. Människor följer dem och litar på att de inte kommer att skadas eller dödas. Skriv några faror klart i toppen, speciellt för kemikalier, maskiner, biologiska risker, eller miljörisker.