Oavsett om det är ett förnekande av din arbetslöshet, avstängning från högskolan, eller ett beslut av Internal Revenue Service ("IRS"), bostäder ombord, eller grannskapet förening, kommer många av oss har en tid när vi behöver en andra chans. När dessa situationer infinner sig, kan ett överklagande brev får du det andra chans, så se till att göra det bästa av det. För att skriva en professionell, effektiv skrivelse av överklagande, följ dessa steg-för-steg-instruktioner.
Steg
- 1Formatera ditt brev i näringslivet stil. Från toppen till botten, bör utformningen av ett företag utformar brev vara följande:
- Brevhuvud. Om du redan har brevpapper använder det, annars skapa ett brevhuvud på toppen av dokumentet. Inkludera ditt namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
- Date. När dating ditt brev, skriva ut det fulla dagen istället för att använda en förkortning, t.ex. "16 Juni 2012" eller "juni 16 2012" och inte "6/12/12" eller "12 JUNI 2012".
- Inside adress. Insidan adress omfattar mottagarens fullständiga namn och titel, namnet på den institution, organ eller företag, för vilka han eller hon arbetar, och postadress.
- Referenslinje. Denna linje börjar med "RE:" följt av innehållet i brevet. Till exempel, "RE: Appeal". Du kanske vill inkludera ditt namn och student eller anställd identifieringsnummer, ärendenummer, eller annan information som gör det möjligt för läsaren att identifiera dig.
- Hälsning. Hälsningsfras bör använda mottagarens namn och efternamn, till exempel "Dear Dr Smith" eller "Dear Mr Smith". Om du är osäker på mottagarens kön, bör du använda hans eller hennes för-och efternamn, till exempel "Kära Kim Smith". Om du är osäker på mottagarens namn, "Dear Sir (s) / fru (s)", "Kära damer och herrar", och "Till den det berör" är lämpliga hälsningar.
- Body. Lämna lite utrymme här, eftersom det är där du kommer att skriva själva brevet.
- Utgående. Liksom hälsningsfras, bör den sista vara formell. "Med vänliga hälsningar," "Hjärtligt," och "respektfullt," är alla lämpliga val..
- Signatur blocket. Lämna ungefär fyra rader av tomma utrymmet efter stängning, så att du kan skriva ditt brev efter ha tryckt den, och skriv sedan ditt namn exakt så som du kommer att underteckna det. Till exempel, om du använder din mellaninitial när du skriver din signatur, använd din mellaninitial i ditt skriftliga typ namn.
- Noteringar. Om du tänker bifoga ytterligare dokument med ditt brev, notera detta några rader nedanför din signatur med ordet "kapsling" eller "Bilagor".
- 2Skriv en inledande stycket. Du kommer att vilja fastställa syftet med ditt brev i första stycket. Denna punkt är inte platsen att gå in på detaljer. Kortfattat förklara vad beslutet eller åtgärder som ni tilltalande, ange namnet på den person som fattat beslutet, och det datum då den gjordes. Du vill också att indikera resultatet som du önskar.
- 3Skriv det andra stycket. Det är där du berättar din historia. Förklara vad som hände, i kronologisk ordning, eller den ordning det hände. Var noga med att inkludera datum och alla relevanta fakta. Du bör också nämna några skriftliga bevis som du har och / eller vittnen till händelserna. Som du beskriver vad som hände, vara mycket noga med att kontrollera din ton, bör det förbli lugn, professionell och saklig.
- 4Skriv det tredje stycket. Denna punkt bör användas för att beskriva varför din överklagan bör beviljas. Förklara varför det som hände var orättvist mot de regler och förordningar, och / eller varför du bör få en ny chans. I förekommande fall, offert och / eller hänvisa till riktlinjer, handbok regler eller stadgar som stöder dina påståenden.
- 5Skriv ett avslutande stycke. I denna punkt, bör du sammanfatta dina viktigaste punkterna och ange vad det är som du vill. Till exempel, om du ber om en ändring i ett avgörande mot dig, kommer du att tydligt ange att du begär en omprövning av detta beslut. Du ska då tacka läsaren för hans eller hennes tid med tanke på din överklagan. Detta kan göras med en enkel mening som, "Tack på förhand för din tid och omtanke."
- 6Skriv ut, underteckna och leverera ditt brev. Skriv ut brevet på förtryckt brevpapper eller vanlig vit skrivare / kopiator papper och logga i blått eller svart bläck. Bifoga all dokumentation som nämns i brevet, gör en kopia av allt för dig själv, och e-post via certifierade post.
Tips
- Om du behöver hjälp med ditt överklagande brev, en advokat, paralegal, eller juridiskt dokument beredare kanske kan hjälpa dig eller skriva det åt dig.
- Du kommer att tas mer på allvar om du är professionell, hålla ditt språk lugn och objektiv, och citera fakta snarare än att hänvisa till känslor.
- Håll ditt brev kort och rakt på sak.
- Korrekturläs! Läste ditt brev flera gånger innan du skickar det.
Varningar
- Undvik att göra anklagelser eller bedömningar av andras motiv eller tecken i dina argument och beskrivning av händelser.