Wko

Hur man skriver ett klagomål brev till ett företag

Förespråkar själv är en viktig färdighet. Det finns ingen anledning att vara missnöjd med de varor och tjänster som du har betalat för. Ett respektfullt och tankeväckande men fast klagobrev kan ofta vända en citron i saft. Här är hur man gör det.

Steg

Hur man skriver ett klagomål brev till ett företag. Skicka kopior av verifikationer.
Hur man skriver ett klagomål brev till ett företag. Skicka kopior av verifikationer.

Skriva ditt klagomål brev

  1. 1
    Var artig. Du kan vara arg, och kanske har all rätt att vara, men att vara oförskämd kommer bara sätta mottagaren på defensiven. Skriv in ett respektfullt ton.
    • Ange de faktiska omständigheterna, och inte komma med anklagelser.
    • Kom ihåg, är det bolag som du skriver förmodligen inte ute efter dig, avsiktligt. De flesta företag har ett intresse i deras kundens belåtenhet.
    • Du kommer att ha mycket bättre framgång behandla mottagaren som någon som vill hjälpa dig, snarare än att anta att de är fyllda med ont uppsåt.
    • Skriv inte när du är rasande. Vänta med att skriva ditt brev tills du har lugnat ner. Eller om du vill, skriva brev medan du är helt kokt, och låt det sitta i en dag eller två innan du skickar det. Med all sannolikhet kommer du vill omformulera saker på ett mindre upphetsande sätt.
  2. 2
    Kom till saken. Ange ditt fall, och bara ge de fakta som är relevanta. Försök att hålla ditt brev på en enda sida, eller under ca 200 ord.
  3. 3
    Skicka kopior av verifikationer. Dessa kan innefatta kvitton, fraktsedlar, kopior av checkar du skickade och, i förekommande fall, bilder eller videoklipp. All dokumentation bör ingå ditt brev.
  4. 4
    Ange specifikt vad resultatet eller gottgörelse kommer att tillfredsställa dig. Om du vill ha en ersättare, en återbetalning eller reparation, säg det. Det kommer att bidra till att undvika att ta emot ett standardbrev eller annan stock svar, och ge mottagaren något att arbeta med på deras slut.
    • Om du vill företaget att rätta ett bredare problem, uppger att också, men inser att något sådant kan ta tid.
  5. 5
    Inte hotar rättsliga åtgärder i ditt första meddelande. Det kan vara lösningen du slutligen kräver, men skicka ditt klagomål brev först och väntar på ett svar. Om svaret inte är tillfredsställande och du vill att vidta rättsliga åtgärder, se en advokat. Han eller hon kommer att veta hur man ska gå vidare. Rättsliga åtgärder är din sista utväg och leder med det i ditt brev sätter en negativ ton och kommer att spåra ur varje begäran om ersättning du kan be om på samma gång. Det kan också komma tillbaka för att bita dig om din bluff heter.
  6. 6
    Arbeta upp befälsordningen. Varje gång du flytta upp på stegen, från Kunden Rep till Supervisor till direktör till vice VD för VD, fästa korrespondens du har haft på den tidigare nivån. Detta kommer uppdatera din nya representant för företaget och mycket eventuellt få frågan lösas på ett icke-stridslysten sätt.
    • Om du går direkt till toppen, är chansen att VD inte ska veta vad du talar om eller varför du är upprörd. Han kommer bara att ha en halv berättelse (er) och om han undersöker, inte vet vem du ska prata med.
  7. 7
    Avsluta brevet respektfullt. Tacka mottagaren för deras hjälp, och låt dem veta hur och när de kan nå dig för att lösa frågan. Detta kommer att uppmuntra dem att hjälpa dig.
    • Stäng brevet med "Med vänlig hälsning" eller "Högaktningsfullt" och undvika informella avslutningar som "bäst" eller "Yours truly".

Tips

  • Skicka in din anmälan skriftligen har en starkare effekt än att skicka företaget ett mail, fax, eller en kommentar på sin blogg eller hemsida. De flesta företag behandlar formella skriftliga klagomål med en högre prioritet.
  • Var noga med ditt brev innehåller ditt namn, adress, e-post och telefonnummer (hem arbete och cell om möjligt). Också, glöm inte att be för läsarens information samt så att du både kan hålla sig à jour med alla framsteg avseende Ert klagomål.
  • Inte svära. Tänk på att det du vill ha är ersättning eller upplösning, och felande din läsare kommer inte att uppnå det. Om du vill använda starkare språk, undvika passiva röst och ord använda som är mer direkt och beskrivande. Kanske du var förskräckt eller ens revolterade, starkare ord än att bara besviken.
  • Läs den om och vara positivt att allt är sanningsenlig, ärlig och kontrollerbara.
  • Innan du skriver, ta lite tid och fundera på vad som har inträffat. När du har tänkt det hela ut och vet precis vad du vill och hur du vill att be om det, kommer du vara redo att skriva ditt brev.
  • Om du skriver att klaga på en viss person, begränsa ditt brev till sina brister och inte nedvärdera organisationen som helhet. Om du skriver att klaga på en politik av företaget, inte förolämpa inte lyssnaren eller politiken. Bara ange ditt problem och hur du vill att det ska lösas.
  • Spara kopior av all korrespondens och årtalen dina brev skickades.
  • Skicka inte edsvurna skrivelser av vittnen. I själva verket, om du tror att du kan hamna i domstol över detta, kanske du vill hålla tillbaka inte bara vittnets uttalande men hennes namn också. Kom också ihåg, är att domstolen sannolikt att bli kostsamt. Det är bättre i de flesta fall för att försöka nå en överenskommelse informellt, eller på sin höjd genom skiljeförfarande.
  • Det finns konsumenter webbplatser där du kan uttrycka dina klagomål samt se om andra har varit i samma situation med just det företaget.

Varningar

  • Det är olagligt att skriva ett brev som innehåller språket hotar fysiskt våld, förstörelse av egendom, eller misshandel till hälsa eller säkerhet. Ett hot kan tolkas som trakasserier och grund för åtgärder i en domstol, och kan bli föremål för sanktioner, från böter till fängelse tid. Gör dig själv en tjänst och sätta hot out of mind. Släng dem inte i skrift och skicka dem!