Det finns tusentals produkter och tjänster på marknaden som har kundservice som tillhandahålls av tusentals representanter kundservice. Detta är hur man får dessa företrädare att ge dig sitt bästa. Ta det från någon som har arbetat på flera callcenter. Dessa tips kommer att förbättra din upplevelse.
Steg
- 1Vet exakt vad det är du vill och kunna förklara det helt innan du börjar samtalet. Detta är särskilt viktigt med en teknisk support samtal. Techs behöver så mycket information som möjligt för att ge dig en lösning.
- 2Var beredd på att navigera genom många röstmeddelanden och vara beredd att vänta i kö. Detta kommer att säkerställa att du placeras i rätt kö för den service du önskar. Vissa interaktiva talsvarssystem (IVR) (det system som gör att du kan skriva in dina svar) faktiskt kommer vidarebefordra dig till en representant om du svär eller om du bara trycker på '0 'på telefonen.
- 3När ett representativt svar, vara beredd att ge information om ditt konto. Detta för att säkerställa att du är ägaren av kontot. Detta är ofta en obligatorisk del av agentens manus. Om agenten inte läsa den och om de övervakas, kan de tillrättavisas.
- 4Tala in ett tonfall och har en attityd som främjar verksamheten. Även om din fråga är mycket frustrerande, inte blir kränkande eller krigförande. Det är oerhört frustrerande att en agent för att få någon på telefonen som skriker, skriker och svära åt dem. Jag garanterar nästan att agenten kommer att göra mindre för dig om du skriker, skriker, eller svära åt dem. Om du känner agent på telefonen ger dig en springa runt eller bara försöker få dig ur telefonen, tveka inte att be om en handledare i ett företag, men artiga tonen. Om de vägrar, be en gång. Tillsynsmyndigheterna är inte anställd för att ta telefonsamtal. De är där för att se till att anställda kommer i tid och är utbildade på rätt sätt. Detta förklarar varför det kan vara lite svårt att få en på telefonen. Agenten har ofta förklara för handledaren varför de inte kunde hantera telefonsamtal. Det är mycket mer troligt att du kommer att kunna tala med en handledare om du inte blir arg och bli missbruk av medlet. Om du inte kan få något åstadkommit med medlet och / eller handledare du för närvarande har i telefon, försöker hänga upp och ringa igen. Många produkter har flera callcenter på olika platser. Du kan få en agent som kommer att göra vad du begär utan problem, vilket leder oss till:
- 5Det finns vissa saker agenter inte kan göra. Detta är inte på grund av politiken eller därför att de blev tillsagda att inte. De bokstavligen inte har möjlighet att utföra vad du vill att de ska göra på grund av en begränsning i systemet. Om flera ombud eller handledare inte kan göra vad du begär, kan det vara värt den tid och ansträngning för att skriva ett brev till huvudkontoret. Du kan oftast få huvudkontoret nummer och adress genom att fråga en agent eller besöka företagets webbplats.
- 6Agenter har mått för att följa. Precis som du har för att utföra en viss mängd uppgifter per en viss tid när du arbetar, måste medel upprätthålla en genomsnittlig hanteringstid (den totala längden på samtalet, inklusive hold), och kan krävas för att slå vissa nya tjänster / objekt till dig på specifika punkter under ett samtal. En agent kan inte spendera timmar i telefon med dig. Om en agent erbjuder dig en produkt du inte är intresserad av, artigt nedgång, men förväntar oss att prova en gång eller två gånger, vilket kan krävas av sina manus.
- 7Få så mycket information som möjligt om ämnet, vilket callcenter de är (ibland kan de inte avslöja var de har sitt centrum), ett anställningsnummer, ett ärendenummer, eller något du kan använda för att referera till samtalet och / eller agent om du ringer tillbaka. Förlora inte fallet, biljett, ordning, eller numren bekräftelse. Utan dem skulle det vara omöjligt för nästa medlet för att se exakt vad den tidigare agenten gjorde. Skriv ner vad agenten säger och vad de hade du gör. Detta kommer att bidra till framtida medel att avgöra vad som har gjorts hittills.
- 8Om agenten har som utmärkt service, be om en e-postadress som du kan använda för att skicka en kudos mail eller be att få tala med sin handledare. Vissa anställda kan få speciellt erkännande för detta eller kanske bonusar. Var noga med att tacka agent för sina tjänster.
Tips
- Har en fungerande penna / papper och penna till hands så att du kan skriva ner viktig information
- Ring tidigt på morgonen om möjligt. De mest eftertraktade skift är de med starttider på mellan 7:00 till 10:00 och är vanligtvis fylld av heltidsanställda agenter som har mest kunskap och kan hjälpa dig i tid.
- Tänk på vilken tid på dagen du ringer och förväntningar för att tala med någon i ledningen och / eller förväntningar sjöfart.
- Var beredd att ge samtalet din fulla uppmärksamhet, inte ringa medan du kör, inte ringa från en distraherande miljö.
- Håll all relevant information nära till hands, till exempel som ledamot, kontonummer, etc... De flesta kundservice linjer kommer att ha en röst automatiserad enhet som ber dig att mata in sådan information innan du är ansluten med en agent och agenten kan också begära sådana identifierare.
- Vet exakt vad du behöver och kunna beskriva det klart innan du ringer.
- Du ringer efter service tillsammans med hundratals, kanske tusentals andra. Räkna innehar eller en lång telefonens meny.
- Upprätthålla en professionell attityd och tonfall som främjar företag oavsett hur frustrerande frågan är.
- Om agenten du talar med verkar ovillig att hjälpa, be att få tala med sin handledare eller hänga upp och ringa tillbaka. Vänligen inse att ibland agenter är oförmögna att utföra specifika uppgifter på grund av systemets begränsningar eller det är inte en del av deras arbetsuppgifter.
- Spara alla biljett nummer, antalet fall, bekräftelse siffror, etc. Dessa kommer att hjälpa nästa agenten bestämmer vad han / hon kan hjälpa dig med när du ringer tillbaka.
- Få information om agenten du talar till exempel ett märke nummer, anställnings-ID, och call center plats.
- Agenter har mått som de behöver för att hålla sig till, vilket innebär att de kan ha särskilda manus de måste läsa för dig, eller så kan de ha en särskild inbjudan tid de måste upprätthålla.
- Fråga alltid efter den upplösning du tror att du förtjänar, vissa ämnen är förbjudna från att inleda erbjudande att överföra dig till en handledare, eller skriva av ett fel, eller ge dig en återbetalning, men kan göra det om du begär handlingen.
- Alltid skriva ner datum och klockslag (inklusive tidszon) du ringde, om en kundtjänst (CSR) inte följa upp med en utlovad verkan, och om de samtal spelas in, kan en handledare använda datum / tidsinformation att hämta och lyssna på ett tidigare samtal för att kontrollera din begäran och de åtgärder som utlovats av CSR.
Varningar
- Använda ett tonfall eller har en attityd som är kränkande eller krigförande kommer sannolikt leda till att du antingen hängas upp eller agenten och hans / hennes handledare kommer att vara mindre villiga att tala med dig eller hjälpa dig med frågor.