Hur att leverera effektiva presentationer

1. 1
   Känn din målgrupp och förstå dess perspektiv. Oavsett om ditt mål är övertalning, eller helt enkelt för att informera, måste du förstå din målgrupp, dess kompetens och hur ditt budskap kommer att bli populär. Crafting en presentation för en grupp high school praktikanter skulle vara mycket annorlunda jämfört med en verkställande rapport till ledningen, pitching en försäljning idé, eller ta itu med en fientlig publik om varför företaget måste skära fördelar.
2. 2
   Forskning grundligt. Du måste absolut vara en expert på ämnet. Okej, du behöver inte vara världens ledande auktoritet, men du måste veta de kritiska fakta liksom mycket av den föga kända uppgifter. Bara prata om saker alla redan vet är ett recept för tristess. Det är inte alls ovanligt att spendera veckor eller månader, få fakta, alternativa åsikter och kommentarer från ansedda källor samt vad det allmänna samhället kanske tror.
3. 3
   Dokumentera dina källor. Var får du din information är lika viktigt som själva informationen. Utan solida, peer-granskade data, du är bara en person med ett yttrande. Publiken, i denna övning, väntar fakta och prognoser. Din personliga åsikt kan mycket väl vara viktigt, men det får inte vara det enda du presenterar. Du kommer inte att lista de källor till leda (du kommer att tråka ut dem dumt) men du vill kunna ge citeringar när du tillfrågas.
4. 4
   Skriv ditt tal. Off-the-manschetten samtalen är bra om du är på en tvål rutan i en park. I ett stort rum med hundratals deltagare, du bara inte har råd med det. Du kanske inte precis "läst" det tal, men det är verkligen inte ovanligt, speciellt om du ska använda en teleprompter. Skriv talet i stor text så att du enkelt kan se allt på en gång utan att verka för att läsa från det. Du vill ge intryck av att tala till publiken istället för att läsa dem, men du vill också de ord och fraser för att vara exakt och förutbestämt.
5. 5
   Förbered bildspelet. Om du ska använda ett bildspel, grafiken du kommer att visa för publiken måste utformas för att stödja vad du säger. Undvika att visa en bild som har orimligt mycket detalj - det visuella är för påverkan. Ett kalkylblad med dussintals rader och kolumner blir i stort sett meningslös. Titlar på bilden bör återspegla innehållet i bilden och stödja vad du säger. Inte läsa bilden! Antag publiken kan läsa. Grafiken bör stödja dina ord, inte upprepa dem. Det finns väldigt få saker du kan göra som kommer att ha en sämre effekt än att läsa vad publiken kan läsa på egen hand. Om allt du ska göra är att sätta upp bilder och upprepa vad som finns på dem, så de behöver inte dig.
   • PowerPoint-bilder, OH-projektorer, svarta tavlor och whiteboards "visuella hjälpmedel" och bör behandlas som sådan. Först bör de vara visuellt, med fokus på grafik, illustrationer och tomter i stället för text. Om bilderna innehåller stora block av text - eller ens några meningar i punktform - din publik kommer att tillbringa sin tid med att läsa istället för att fokusera på dig och de punkter du vill uppmärksamma. Andra bör de vara hjälpmedel - inte lita på bilderna för att göra presentationen för dig. Din tal bör ha mer innehåll än bilderna.
   • Packa inte glider alltför tätt. Om du lägger för mycket information upp på en gång, kommer publiken tappar fokus. Har dina punktlistor har omkring tio ord eller mindre. Detta är en Power Point, inte en PowerEssay.
   • Använd inte för många flashiga grafik och animationer. De distraherar uppmärksamheten från informationsinnehåll av bilderna - och de kommer att avleda uppmärksamheten bort från dig, talaren, och vad du säger.
   • Tid din presentation att passa informationen. Om det finns en tidsgräns, vara säker på att du håller dig till det, inklusive tid för frågor, om det är planerat. Det är bättre att klippa ner materialet i stället för att rusa igenom den snabbare. Tajma dina visuals för att sammanfalla med ditt tal. Undvik onödiga eller överflödiga bilder såsom konturer som beskriver presentationen att följa.
   • Om du har mer material än vad som får plats i tid, skjut att materialet på "extra" slides efter utgången av din presentation. Dessa bilder kan komma till hands om, under Q & A, ber någon dig för mer detaljer. Då kommer du att se extra väl förberedd!
   • Se till att färgscheman av bilderna är lämpliga för presentationen mötesplats. I vissa situationer, ser mörk text på en ljus bakgrund bäst, medan ibland ljus text på mörk bakgrund är lättare att läsa. Du kan även förbereda en version av din presentation i båda formaten bara i fallet.
6. 6
   Repetera ensam. Gör detta flera gånger. Läs ditt tal och titta på din presentation dussintals gånger. Det måste vara så bekant för dig att du vet vad bilden är nästa, vad du ska säga om var och en, hur man kommer segue mellan diabilder... Detta måste vara en självklarhet för dig. När du börjar bli helt uttråkad med att göra detta, och du vet det utantill, då är du redo för nästa steg.
7. 7
   Gör en generalrepetition. Värva en del människor som du litar på för att ge ärliga åsikter. Dessa bör vara människor som är någorlunda representativ för din förväntade publiken. Ge dem hela presentationen. Har gör dem anteckningar under repetitionen - var är du förvirrande, vad är särskilt bra? Har koncentrera dem även på dig: Ska du flytta runt för mycket, för lite? Du vill inte synas "hyper", men du också vill inte framstå som en monoton staty.
8. 8
   Tweak presentationen. Ta vad du lärt dig i genrepet och göra ändringar. Försök att sätta dig själv i publiken när du gör detta. Vad kommer de att höra när bilderna är på skärmen?
9. 9
   Förbered dig. Hittills har de åtgärder som varit allt om att förbereda din presentation. Nu är det dags att tänka på dig. Om du inte gör detta för en levande, du kommer att bli nervös. Har några visuella bilder av dig själv framför publiken, gör ett perfekt jobb, få applåder, oohs och aahs. Hitta en lugn plats, blunda och gå över presentationen, tänk dig själv att vara helt i kontroll utan hinder. Detta är en mycket, mycket viktigt steg. Elitidrottare använder detta nästan varje gång innan de går ut för att utföra. Det är en beprövad teknik. Använd den. Du bör också göra detta precis innan du går på scenen.
10. 10
    Inför presentationen. Du har gjort ett bra jobb att förbereda, du vet det materialet, du har repeterat, du har visualiseras perfektion - kort sagt, är du redo. En av de mycket viktiga saker som du måste ägna stor uppmärksamhet är din fysiska väsen. Du vill inte se alltför hård, och du inte vill se alltför vardagligt. Du bör redan ha fått rätt hållning och rörelse i din genrep.
11. 11
    Presentera materialet. Uppenbarligen är detta köttet av ämnet. Kom ihåg att du är expert. Kom också ihåg... du kommer att vara nervös. Hur kan man undvika "rampfeber" varierar från person till person (du har hört "föreställa sig dem i sina underkläder"), men en allvarlig tips är att använda ögonkontakt. Presentera en person - sedan en annan - och sedan en annan. Tänk inte på det som en stor folkmassa... du pratar med en person åt gången. Kom ihåg att du är presentationen.
12. 12
    Frågor och svar. Detta är valfritt, men kan vara ett viktigt sätt att tydliggöra viktiga punkter och vara säker på att din publik emot ditt meddelande. Hur man gör en Q & A session är värd en artikel i sig, men det finns några saker du bör tänka på.
    
    • Du måste vara i kontroll. Vissa frågor kommer utan tvekan att vara mindre än vänliga. När du får dem, besvara dem sakligt och gå vidare. Bara inte kalla på den personen igen.
    • Du kanske även få "mjuka" frågor som egentligen inte fråga något nytt - att vara försiktig med dem. De är lätta och inte förtjänar en hel del tid. Inte avfärda dem eller borsta bort dem, men inte spendera alltför mycket tid älta vad ni redan har sagt. Svara sakligt, ta in några nya uppgifter, och sedan gå vidare.
    • Öppna QA med, "innan jag nära, finns det några frågor". Detta möjliggör för en stark avslutning och inte en presentation som dör bort med dålig publik deltagande.
    • När du får en fråga, först upprepa frågan till publiken så att alla kan höra det, fortsätt sedan att svara.
    • Ta några sekunder att formulera ett tydligt svar innan du svarar på en fråga. Om du inte gör detta kan leda till att vandra eller vaga svar som inte återspeglar väl på dig som talare.
13. 13
    Avsluta scenen. Tack alla för deras uppmärksamhet, berätta presentationen finns tillgänglig i tryckt form. Om du kommer att vara tillgänglig för personlig konsultation, se till att du nämner det. Spendera inte mycket tid i utgången, du är klar - avsluta nådigt.

Små gruppevenemang

De tidigare stegen är orienterade främst mot mer formella presentationer. I en mindre formell miljö, tänka på följande:

• Kom ihåg att vuxna är självstudier. Du är en facilitator och inte en grundskollärare.

• Be din publik att dela sina erfarenheter med gruppen, vuxna behöver ansluta lära sig att deras kunskapsbas.

• Hjälp din publik ser betydelsen av ditt ämne till sitt arbete. Vuxna är målinriktad och kommer att uppskatta ett pedagogiskt program som är organiserad och har tydligt definierade element.

• Kom ihåg att visa din publik respekt. De tillför en rikedom av erfarenhetsmässig kunskap till din presentation och kommer, om det tillåts, bidrar starkt till det.

• Styr överhörning. I dessa miljöer kan du förlora kontrollen över presentationen om du inte behålla fokus för publiken. Detta betyder inte att anta Draconian-diktatur, men se till att alla är medvetna om att du är presentatör och hålla kontroll över de andra deltagarna.