När du skriver en incidentrapport, tänk på vem, vad, när, var och hur. En incidentrapport dokumenterar brott eller olycka som upplevs av en person eller en grupp av människor. Händelsen kan vara allt från ett barn flås sitt knä på en lekplats till våldsamt eller olagligt beteende. Skriva en detaljerad och noggrann incidentrapport är en viktig del av rapporteringen en kriminell eller kränkande handling. Här är några steg som ingår i att skriva en incidentrapport.
Steg
- 1Kontakta rätt myndigheter. Skolor, statliga organisationer och arbetsplatser har sina egna regler och rutiner för rapportering av en incident. Du kan bli skyldig att fylla i ett formulär, följa ett visst format eller först diskutera händelsen med utsedda brottsbekämpande tjänstemän.
- 2Ge dina kontaktuppgifter. Ange ditt namn, adress, telefonnummer, e-postadress och ålder. Förklara hur du kan bli kontaktad för mer information och de bästa tiderna att nå dig.
- 3Ange namn på den person (er) inblandade i händelsen. Om okända, beskriva utseendet och egenskaperna hos den person (er), såsom längd, vikt, hårfärg och ungefärliga ålder. Begränsa beskrivningen till faktiska iakttagelser och undvik adjektiv som uttrycker dina negativa känslor om personen. Om några vittnen var närvarande, inkluderar deras information också.
- 4Ge information om händelsen. Ange vad som hände med att beskriva situationen. Inkludera exakta arten av den skada, beskrivning av stulna föremål eller uppkomna skador. Fysiska eller verbala övergrepp, pågående sena tongångar från en grannes hem och road rage från en aggressiv förare är några exempel. Förklara fakta om händelsen i kronologisk ordning.
- 5Beskriv platsen. Inkludera exakta adress och rumsnummer, om tillämpligt. Förklara exakt var i en byggnad, på vägen eller utomhus händelsen inträffade. Om händelsen är relaterad till en online-brott, dokumentera hemsida och e-postadresser.
- 6Rapport datum och tid för händelsen. Var så exakt som möjligt. När osäker tid, skriv ner din bästa gissning och säga att det är en approximation. Om du inte kommer ihåg den tiden, försök komma ihåg dina aktiviteter innan incidenten. Kanske precis före händelsen du åt lunch på en viss tid med en kompis, och kan ungefärliga tiden därefter. Är du osäker, kan du ange en generell tid, t.ex. "sen morgon" eller "tidigt på kvällen."
- 7Förklara hur händelsen hanterades. Om du verbalt rapporterade det till en lärare, väktare eller annan förvaltare eller tjänsteman, skriva ner namnen och titlarna på alla inblandade. Förklara vad de rapporterande kontakter instruerat dig att göra och de steg du tog som följd. Om du agerade på egen hand för att hantera situationen, skriv ner dina exakta åtgärder.
- 8Skicka in din incidentrapport. Ta reda på namnet på den person eller avdelning till vilken rapporten ska skickas. När det är möjligt, lämna in en incidentrapport personligen och göra dig tillgänglig för att besvara ytterligare frågor eller förtydliganden. I situationer där en incidentrapport skall skickas eller e-postas, följa upp med ett telefonsamtal inom en 10 dagars period för att säkerställa att din rapport mottogs.