Vi kommunicerar med människor varje dag, men ibland kan vi inte anpassa vår kommunikation stil till publiken eller situationen. Detta kan leda till förvirring, sårade känslor, eller missförstånd. Lär dig att anpassa ditt sätt att kommunicera i olika situationer genom att med tanke på de många faktorer som påverkar effektiviteten i din kommunikation.
Steg
- 1Tänk om situationen eller tillfälle. Ramen för din kommunikation gör skillnad både i hur du samarbeta med andra och på det sätt de tolkar din kommunikation.
- Kom ihåg att tid och plats materia. Ett skämt som skulle vara en hit med dina vänner kan vara olämplig på kontoret. Likaså hälla ditt hjärta ut till en kär vän är annorlunda än att göra det med ett litet barn.
- Identifiera den grad av formalitet. Formella tillfällen som ceremonier och presentationer företag kräver mer formellt språk och klädsel. Informella tillfällen som umgås med din familj eller vänner kan du vara mer avslappnad och informell.
- 2Identifiera dina mål. Vet syftet med din interaktion så att du kan anpassa din kommunikation på ett effektivt sätt. Till exempel, om du vill bygga en vänskap med en kollega, kan du bjuda in dem för en kopp kaffe eller be dem att gå med dig till lunch. Men om du vill hålla ditt arbete och personliga liv separat, kommer du håller förmodligen din kommunikation artig och professionella.
- 3Känn din publik. För att anpassa din kommunikation på ett effektivt sätt, måste du förstå vem du pratar med. Se saker ur deras synvinkel och skräddarsy din kommunikation med dem så mycket som möjligt.
- Erkänn din relation med publiken. Med en god vän, kommer du förmodligen att kunna vara mer direkt och rättfram. Med en handledare, kommer du vill tala med respekt. Med en kassörska, kanske du vill vara vänlig, men konservativ.
- Erkänna skillnader i personlighet. Exempelvis extroverts vilja kommunicera ansikte mot ansikte, via telefon, och i stora grupper. De tenderar att tänka högt. Introverta föredrar att prata via e-post, textmeddelanden, och i en-mot-en samtal. De behöver ofta tid att reflektera innan du svarar på frågor.
- Genomföra en publik analys. Titta på åldersspann, kön, utbildningsnivå, värderingar, kulturer, familjestrukturer och upplevelser bakgrund av de i publiken. Detta är särskilt användbart när du ger tal till obekanta publik.
- 4Överväg metoden i din kommunikation. Varje metod för kommunikation har fördelar och nackdelar. Om du har möjlighet att välja, plocka den metod som skulle vara mest effektiva för din publik. Annars arbeta inom den befintliga strukturen.
- Under möten, delta genom att dela idéer, men också ta sig tid att lyssna. Inte monopolisera inte diskussionen.
- När ett tal, inse att du är den enda som pratar. Förutse frågor din målgrupp kan ha och försöka att åtgärda dem i din kommunikation.
- När engagera sig i sociala medier, kan du bli mer avslappnad. Kommunikation sker ofta i en-eller två-meningen segment. Var avslappnad, men koncist.
- E-post och textmeddelanden kräver ett medvetet val av ord. Vara direkt. Express tonen genom dina ord eller användning av uttryckssymboler (smiley ansikten).
- 5Titta på dina ord. Vara avsiktligt med det språk du använder. Ord kan hjälpa dig att snabbt få kontakt med någon, men de kan också kränka dem.
- Välj ord baserat på ålder, utbildning och läskunnighet på person (er) som du pratar med. Använd ord som de förstår och kan ansluta med.
- Använd tekniska ord bara om du kommunicerar med människor som vet vad de betyder. Om du måste använda jargong, tar sig tid att förklara vad det innebär.
- 6Vara avsiktligt med ditt kroppsspråk. Kroppsspråk kan tolkas på olika sätt i olika situationer. Anpassa din ickeverbal kommunikation till den aktuella situationen.
- Ögonkontakt är generellt ett bra sätt att få kontakt med den person du talar med. Men om det är en extremt känslig situation, kan sitta sida vid sida med någon ta bort trycket av att behöva titta någon i ögonen och därmed göra den andra personen mer bekväm.
- Personligt utrymme varierar både av kultur, av enskilda, och relationen. Med betydande andra, kan du sitta nära nog att benen eller axlar vidrör varandra. Men när du sitter nära en handledare eller fullständig främling, vill att du lämnar en bit i mellan er.
- 7Var uppmärksam på den andra personens feedback. Vissa människor kan erbjuda muntlig återkoppling genom att ställa frågor. Du kan också titta på deras icke-verbal kommunikation - korsa armarna, tittar bort, gäspa, nickar - att se hur de svarar på vad du säger.
- Om de verkar nervös, se till att du är på en plats där de känner sig bekväma. Engagera dem i småprat för att hjälpa dem att lugna ner sig. Ställ frågor för att lära känna dem bättre.
- Om de verkar förvirrade, förklara det igen i olika ord. Fråga dem vilken del förvirrar dem. Hitta grafik, metaforer eller illustrationer för att tydligare visa din punkt.
- Om de verkar upprörd, lyssna på dem och försöka förstå varför. Vänta med att uttrycka dina egna tankar eller försöka övertala dem annorlunda.
Tips
- Skriv ner din publik-centrerad kommunikationsplan när de förbereder för offentliga tal. Dessa kommer att hjälpa dig att tänka igenom områden som kommer att påverka hur ditt meddelande tas emot.
- Anpassa sig till den andra personen. Kommunikation ska vara publik-centrerad, vilket innebär att du justerar deras kommunikationsbehov preferenser. Till exempel, om du är en introvert och föredrar att skicka ett mail, men du pratar med en extrovert som föredrar att prata ansikte mot ansikte, måste du släppa taget om dina egna preferenser och träffa dem.