Möjligheten att flytta kontoret kan verka skrämmande. Men det är bara en process, och som alla process, kan det delas upp i en serie av enkla uppgifter och kontroller. Genom att följa dessa steg, kan du försäkra ditt kontor flyttas är på tiden, att budgeten och problemfri.
Steg
- 1Utvärdera dina behov och nuvarande situation: Du måste vara klara över syftet med ditt kontor omlokalisering (t.ex. hyresavtal paus, leasa utgångsdatum, planerad tillväxt eller kontraktion) i syfte att definiera dina behov och kartlägga lämpliga kontor flyttas planen. Det finns några stora beslut som måste komma överens om som utgångspunkt och som kommer att ligga till grund för den efterföljande planeringen, inbegripet uppgifter om befintliga hyresavtal och uppsägningstid och din nuvarande skyldigheter och ansvar.
- 2Var tydlig med dina behov: En klar förståelse i början av dina grundläggande strategiska och operativa krav kommer att göra hela rörliga kontoret processen gå smidigare - och spara tid. Oroa dig inte för mycket om de tekniska detaljerna (som är en del av de råd som ges av externa professionella egendom flytta). Du måste dock ha en övergripande idé och konsensus från beslutsfattarna om de viktigaste drivkrafterna för kontoret flytta inklusive:
- Vart du vill flytta till;
- hur mycket utrymme du behöver, när du behöver vara i genom;
- vad viktigaste funktionerna du behöver ditt nya kontor att ha;
- vad dina planerade verksamhetsmål (inklusive tillväxtplan) flytten behöver för att uppfylla;
- och typ och längd av hyresavtalet du vill.
- 3Bygg rätt kontoret laget flytta projektet: Ett kontor flyttas är ett stort företag och ett samarbete som behövs för ett lyckat resultat. Att sätta ihop rätt projektgruppen är kritisk och bör inkludera människor som hjälper underlätta alla aspekter av flytten. Det måste omfatta både interna och externa ledamöter. En projektledare måste sättas i laddning av flytten processen så snart beslutet att flytta kontoret har gjorts. Denna person måste ha tillräckligt med tid att ägna åt kontoret flytta projektet och bör:
- har förtroende för ledningen;
- befogenhet att företräda bolaget;
- vara senior nog att kunna fatta beslut;
- vara en god organisatör av människor och processer;
- ha erfarenhet av att sätta upp och arbeta inom budget;
- och vara en god kommunikatör.
- 4Börja tidigt: Det finns mycket att göra, så ju tidigare du börjar, desto större chans att uppnå en smidig flytta ditt företag räknar. Det är omöjligt att planera för långt fram. När projektledaren har utsetts, ska arbetet börja. Du bör börja se över dina alternativ 9-18 månader före din hyra utgångsdatum oavsett om du funderar på att förnya, omförhandling eller omlokalisering. Det är viktigt att du tillåter tillräckligt ledtiden för att öka mängden av hävstång och konkurrensen mellan de olika alternativen, vilket kan leda till stora besparingar för dig.
- 5Skapa en realistisk budget: Skapa en realistisk budget office flytta är en kritisk planering verktyg som hjälper dig att bedöma dina kostnader och hantera dem genom hela processen.
- 6Engagera rätt personal kontor flyttas: Hela rörliga kontoret processen kan vara komplicerad, stressande och tidskrävande. Efter människor kostnader, fastighetskostnaderna är mest företagets nästa största utgifterna. De val du gör kommer att ha en inverkan på företagets lönsamhet. Arbeta med rätt professionella team är den enskilt största måste-do för alla företag funderar på att flytta kontoret. De kommer att guida dig genom processen, sparar du pengar på lång sikt och även se till att du inte gör några kritiska misstag.
- 7Skriv inte något leasing dokument utan att få juridisk rådgivning: Din egendom advokat kommer att förhandla om detaljerna i hyresavtalet dokumentationen att minimera din exponering för potentiella skulder, och därefter, för att ge dig råd om konsekvenserna av de detaljerade villkoren i de slutliga dokumenten för att säkerställa du är medveten om dina pågående ansvarsområden.
- 8Kommunikation: Internt kan förändring vara oroande för personal och detta kan säkert vara fallet med ett kontor flyttas. Samtidigt som kontoret flytta processen pågår, har ditt företag att fortsätta att driva sin verksamhet och fokusera på sin nuvarande arbetsbelastning och åtaganden. Men att flytta kontoret är en stor möjlighet att påverka positivt förändringsarbete, förbättring i företagets resultat, ökad moral och fart. Externt, det finns många rörliga delar till ett kontor flyttas och du måste se till att alla inblandade i projektet är uppdateras regelbundet, särskilt om det finns några förändringar. Om du håller kommunikationsvägarna öppna för alla berörda parter, interna och externa, kommer ditt kontor flyttas ha en mycket större chans att lyckas.
- 9Utnyttja möjligheten: Rensa ut gamla filer och rensa alla förvaringsutrymmen för onödiga poster innan du flyttar. Också överväga att skanna alla dokument som inte längre behövs i papperskopia (kom ihåg att avyttra oönskade filer säkert). Säker förvaring och / eller arkivering av dokumentation är en flexibel, säker och kostnadseffektiv lösning för att frigöra värdefullt och dyrare kontorslokaler. Den kan nås när som helst genom överenskommelse och ger utmärkt off-site backup för skadebegränsning vid brand eller annan katastrof. Du bör också ta tillfället i akt att tänka på följande:
- Uppgradering - Moving kontor är en möjlighet att uppdatera till modern, effektiv och platsbesparande utrustning;
- Granska befintliga leverantörer - Moving kontor kan ge en trigger för att förnya / byta leverantörsavtal på förmånliga villkor.