Affärsprocesser utvecklas och förändras över tiden. Ofta är dessa processer utvecklas för att möta nya behov. Över tiden, kan förändringar i affärsprocesser, och förändringar i miljön som dessa processer verkar inom, få dem att bli ineffektiva. Analys av affärsprocesser kan identifiera ineffektivitet och deras korrigering kan minska kostnaderna och förbättra kvaliteten på sina utgångar.
Steg
Bestäm vilka affärsprocesser för att analysera
- 1Leta efter tecken på processen ineffektivitet eller obalans såsom långa köer, långa väntetider eller stora eftersläpningar arbete. Titta även för underutnyttjade funktioner och celler fungerar. Områden som går under långa perioder utan arbete är också ett tecken på en process som är ur balans.
Identifiera krav för affärsprocessen
- 1Intervjua viktiga process deltagare.
- Fråga vad de gör och varför de gör det.
- Fastställa vilken information och andra insatser som behövs för att utföra varje uppgift. Identifiera källan för varje ingång.
- Identifiera utgångarna (eller delresultaten delar) av varje uppgift, som mottagarna är och varför de behöver vad de får.
- 2Genomför gruppintervjuer och brainstorming.
- Använd gruppmöten för att validera och förfina den information du har fått när du har samlat inledande information om en process genom en-mot-en intervjuer. Detta är ett utmärkt sätt att rensa upp missuppfattningar av individer inom processen.
- 3Sammanfatta den information du har fått och distribuera det till deltagarna i processen. Detta bör omfatta både deltagare du har intervjuat och andra som du inte gjorde intervjun. Be om feedback.
Dokumentera det aktuella affärsprocessen
- 1Skapa en process flödesschema (även känd som en process karta). Den tvärfunktionella flödesschema formatet är särskilt användbart för att visuellt presentera en multifunktionell process.
- Flödesscheman kan framställas manuellt eller med hjälp av ett diagram skapande program. Ordbehandlare och kalkylprogram med kartläggning funktionalitet kan användas. Program som utformats speciellt för att rita flödesscheman är särskilt väl lämpad för uppgiften.
- Dela upp en sida i en serie rader, även kallad "simma körfält." Märk den översta raden "Ingångar" och märk den nedersta raden "Utgångar". Märk varje av de andra raderna med en funktion som utför en eller flera uppgifter i processen.
- Ange varje uppgift i raden märkt för den funktion som utför denna uppgift. Ange ingångar till varje uppgift över uppgiften i "Ingångar" raden och lista utgångarna på varje uppgift under den i "Utgångar" raden. Observera att utsignalen från en uppgift ofta kan vara en inmatning till nästa uppgift. Anslut ingångar, uppgifter och utgångar med pilar som visar riktningen för processflödet.
Analysera kraven affärsprocessen.
- 1Utför uppgiftsanalys. Utvärdera den verksamhet som utförs i varje uppgift: Är verksamheten effektiv? Är de fokuserade helt på att uppfylla uppgiften målet?
- 2Jämför resultaten från individuella intervjuer. Titta efter inkonsekvenser. Till exempel innebär ett steg i processen att leverera något till nästa steg som inte används i nästa steg?
- 3Identifiera aktiviteter och utgångar uppgift som är onödiga.
- 4Skissa affärsprocessen från grunden baseras på kraven affärsprocesser identifierats under intervjuer och brainstorming. Jämför denna processflödet med flödesschemat av den pågående processen. Identifiera potentiella processförändringar utifrån din jämförelse av den aktuella processen flöde kontra processflödet härrör från krav.