Varje verksamhet är starkt beroende av samarbete. Avsätta särskilda mötestider är ofta det mest effektiva sättet att göra dessa samverkande beslut. I alla miljöer som kräver möten, är det fördelaktigt att du och din arbetsgivare att bli bekant med hur man leda ett möte. Förvara dessa steg i åtanke innan ordförande ditt första möte för att garantera dess framgång.
Steg
- 1Var förberedd.
- Alltid gå till ett möte veta vad du går in och vad som behöver göras före mötets slut. Granska din agenda före början av mötet så att du har en allmän uppfattning om hur mötet kommer att köra.
- 2Håll dig till din agenda.
- Du gjorde en dagordning i förväg av en anledning. Det finns mycket att täcka i en begränsad mängd tid och eventuella förirra sig bort från ämnet bara berövar tiden från den ursprungliga avsikten med mötet. Om du hittar det finns mycket tid som ägnas åt något annat, överväga att kalla ett uppföljningsmöte för att täcka det delämne i sin helhet.
- Som ordförande för mötet, är det upp till dig att stanna på uppgiften. Du bestämmer när ett beslut måste göras och när det är dags att gå vidare till nästa ämne. Du måste fortsätta att vara ansvarig för konversationen för att hålla mötet inom den tilldelade tiden.
- 3Ställa de rätta frågorna.
- Du måste vara säker på att all relevant information presenteras för mötesdeltagare innan ett beslut fattas. Ställ frågor i detalj, liksom frågor om oro och / eller tvekan. Du har ett ansvar för dem som tvingats lämna tidigt eller inte går att se till att de är fullt informerade och gör utbildade beslut. Som ordförande har du förmodligen mer insikt i de presenterade ämnena och kommer att bättre kunna ställa de rätta frågorna.
- 4Skapa en handlingsplan.
- 5När beslut fattas under mötet, utse någon som kommer att se till något fullfölj sker. Antingen föra anteckningar själv eller utse en sekreterare för att göra det, så det är aldrig någon fråga om vem som gick med på att göra vad. Om någon inte volontär för en viss punkt i handlingsplanen, använd din bästa kunskapen av utskottets ledamöter kompetens att välja någon.
- 6Sammanfatta mötet innan den förklarar mötet över.
- Efter informationen diskuteras utförligt, är det viktigt att sammanfatta de viktigaste punkterna som täcktes och vilka åtgärder som behöver ske. Detta är också en bra tid för att täcka tidslinjen och varna mötesdeltagare till eventuella kommande möten eller händelser som hänför sig till dem.