Om du intervjuar att vara en administrativ assistent, sedan finns det vissa intervju förberedelse metoder som du kan följa för att göra det mesta av din intervju och se dina bästa chanser att säkra sysselsättningen. Det finns inget "rätt" sätt att förbereda sig för en intervju, utan det finns strategier som du kan använda för att förbättra din intervjuteknik. Följ dessa steg för att förbereda för en administrativ assistent intervju.
Steg
- 1Läs mer om de allmänna jobb funktioner av administrativ assistent. Dessa inkluderar schemaläggning och utnämningar inspelning, underhålla både fysiska och virtuella system arkivering, organisera posterna, använder databasprogram till indata och skapa data rapporter, köra en multi-line telefon system och förbereda dokument som interoffice promemorior, brev och e-post.
- 2Forskning företaget. När man förbereder för intervjuer av något slag, ska du veta så mycket om företaget som möjligt innan du går in till intervjun. Detta visar arbetsgivaren att du är motiverad och intresserad av att företaget inte bara desperat efter ett jobb.
- 3Bekanta dig med jobbet öppning. Varje arbetsgivare har en annan uppsättning av färdigheter, kvalifikationer och funktioner jobb de söker i en anställd. En viktig del av förberedelserna för intervjuer studerar detaljerna i jobbet tillfälle du söker. Exempelvis kan värdet aktualitet och korrekthet framför alla andra kvaliteter, en arbetsgivare medan en annan kan betona en önskan om kreativ, out-of-the-box tänkande och flexibilitet.
- 4Förbered beskrivningar av din tidigare arbetslivserfarenhet, utbildning, styrkor och svagheter. Hålla specifikt jobb öppning i åtanke, utvecklar korta, koncisa förklaringar till dessa häftklamrar core intervju.
- 5Studera ditt CV. Du bör kunna svara på frågor och expandera på informationen på ditt CV. Dessutom, se till att ditt CV är uppdaterat och reflekterande av kvalifikationer en administrativ assistent.
- 6Öva dina färdigheter datainmatning. Det är en vanlig metod för arbetsgivare att administrera praktisk datainmatning tester till administrativ assistent sökande när de kommer in för en intervju. Detta innebär att en del av din intervju förberedelse bör omfatta borsta upp på din maskinskrivning och tio-nyckel färdighet, med timing och precision i åtanke.
- 7Formulera svar på vanliga administrativa frågor assistent intervju. Var beredd att visa dina kunskaper inom följande områden:
- Du ska kunna förklara hur du organisera och hantera ett dagligt schema, bland annat vilka verktyg du använder, hur du ställer in påminnelser och hur du hanterar schemaläggning konflikter.
- Kundservice är ofta en viktig del av en administrativ assistent jobb, eftersom du kan behöva för att hantera telefonsamtal, fungera som en mellanhand mellan din chef och andra affärskontakter och hälsar kunder / klienter.
- Som administrativ assistent, kan du bli ombedd att hantera konfidentiell information. Var beredd att förklara under en administrativ assistent intervju hur du behandlar känslig information, och vilka åtgärder du vidta för att skydda den.
- Multitasking är en integrerad del av att vara en administrativ assistent, så förbered exempel på hur du hanterar en mängd ansvar på 1 gång. Fokus på tid-förvaltning, organisation och uppgift delegation (i förekommande fall).
- Du kommer att behöva använda en mängd olika datorprogram och kontorsutrustning som administrativ assistent. Som en del av din intervju förberedelse, skapa en noggrann lista över dina färdigheter inom dessa områden.
- 8Öva din intervju svar. Du vill inte att memorera dina svar, ord för ord, men du vill vara bekväm med flyt i dina svar innan du beger dig in i din administrativ assistent intervju.
- 9Besluta om lämplig klädsel. Nästan alla typer av företag, i alla typer av miljöer, kräver tjänster av en administrativ assistent, och därför är det viktigt att du klär dig på ett sätt som är lämpligt för den verksamhet du kommer att intervjua på. Ring receptionisten och frågar vad klädkoden är, sedan välja en outfit som är ett hack upp från det. Till exempel kan om företagets klädkod är business casual, sedan ett steg upp från den typiska business casual knapp-up-and-khaki klädsel vara att lägga till en blazer till ensemblen.
Tips
- Skicka ett tackkort till varje intervjuare inom 48 timmar efter intervjun. Använd detta som en möjlighet att uttrycka ditt intresse för positionen, liksom att påminna intervjuaren om några av dina mer övertygande kvalifikationer. Du kan göra detta genom att skriva något i stil med, "Tack för att du tog dig tid att intervjua mig. Jag är genuint intresserad av denna möjlighet, som jag är säker på att mina organisationsförmåga och mina tidigare erfarenheter i office management skulle göra mig en bra komplement till ditt lag. "
- Var noga med att börja förbereda för intervjuer långt före deras planerade datum, så att du är redo att sätta din bästa fot framåt när den stora dagen kommer.
- När du känner dig trygg med din intervju förberedelse, be en vän att fungera som arbetsgivare för en fingerad intervju, under vilken du kan sätta dina förberedelser på prov. Om du inte kan hitta hjälp utifrån, öva framför en spegel.