En process består av in-och utgångar som skapas och används för att ge betydande resultat. Företag förlitar sig på processer, eftersom de ger värde och sammanhållning. Du kommer att hitta olika typer av processer på marknaden, inklusive förvaltning, support och drift. En av de metoder du vill använda när det gäller att dokumentera en process är att identifiera och intervjua rätt personer eller grupper. Var och en kommer att spela en betydande roll i den hierarkiska strukturen av processen. Dokumentera en process genom att göra följande steg:
Steg
- 1Skapa en bearbetning karta. Kartan visar helheten eller, ännu bättre, en hierarkisk utformning av processen. Processen omfattar delprocesser, eller nyckelkomponenter. Den visar också hur dessa delprocesser interagerar med varandra. Som tidigare nämnts, kommer du att den här strukturella blåkopia på områden, såsom:
- Företag: De processer som chefer oftast skapar är riktlinjer och rutiner, projektledning, logistik eller Enterprise arkitektur.
- Datorer: Chefer brukar skapa processer för nätinfrastruktur, hårdvara eller mjukvara.
- 2Bryt ner helheten i delprocesser. Delprocesserna är de viktigaste modulerna som är ansvariga för att genomföra processen. Vissa delprocesser kan relatera till varandra, men de kanske också har sina egna egenskaper. För att till fullo förstå varje delprocess, kommer du troligtvis att behöva chefer, såsom projektledare eller avdelningschefer / divisionschefer.
- 3Fånga varje aktivitet eller uppgift. Aktiviteter eller uppgifter är grundläggande block av delprocesser. De består oftast av stegen för hur att utföra uppgifter. Till exempel kan du behöva dokumentera de uppgifter som en anställd gör på daglig basis. Arbetsuppgifterna kan innebära en rad steg. För att framgångsrikt fånga aktiviteten eller uppgiften, kommer du att intervjua anställda. Få dem att visa vad de gör, i stället för att berätta. Denna sista rekommendation är viktigt eftersom du kan gå miste om de dator-relaterade uppgifter de utför. Få dem att ge dig skärmdumpar av de program de använder.
- 4Skapa visuella representationer. Aldrig förbise detta steg. Vissa människor förstår visuella representationer bättre än att läsa text. Dessa är idealiska för företagsledare och chefer. Ibland har de inte tid eller vill läsa texten, så gör det till en regel att ha grafiska representationer. Du kan skapa dem genom att göra följande:
- Flödesscheman: Flödesscheman är geometriska former som kvadrater, cirklar, rektanglar eller trianglar, som visar hur aktiviteter eller processer flöde. Flödesscheman används för att visuellt visa hur verksamheter samverkar. De är också sekventiellt, vilket innebär att de visar steg-för-steg-anvisningar.
- Diagram: Diagrams är skisser eller ritningar av hur processerna fungerar. Förutom ovaler, fyrkanter eller trianglar, kan grafiska representationer vara personer och byggnader. Några av de områden som du kommer sannolikt att se diagrammen i förändringsledning och system och programvaruteknik.
Tips
- Att dokumentera en stor process, skapa flera flödesscheman eller diagram. Först, skapa grafiska representationer av helheten eller process. Inkludera de delprocesser i denna bild. Skapa sedan en annan visuell representation som fokuserar på de delprocesser. Visa de uppgifter som bildar dessa delprocesser.